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中外科研档案管理现状比较及借鉴 　　为了了解中外科研档案管理的异同，诊断我国科研档案管理中存在的主要问题，为解决问题提供有效建议，本文围绕三个关键问题分别进行中外科研档案管理的优势与局限比较，并在此基础上推荐国际化的科研档案管理最佳实践。 　　 　　为什么管的服务思想比较 　　 　　国际国内对科研档案的认识存在广义与狭义之分，国际上广泛采用的是广义的科研档案概念，即科研档案的来源可以是自然科学研究活动和社会科学研究活动。我国采用的是狭义的科研档案概念，即科研档案的来源限于科学与技术研究活动。 　　国外有文件管理和档案管理之别，科研文件管理的目标是基于证据的科研决策支持与科技项目治理和科技创新支持，而科研档案管理的目标是维护科学家、科研机构或基金会和学科科学史和科技活动记忆；前者强调服务于形成者和形成机构及现实，后者强调服务于社会和未来。档案管理是文件管理的重要内容之一，文件管理是档案管理的基础和前提。被国际社会广泛推荐的文件管理思想是ISO 15489-2001，科研文件管理也不例外3。根据ISO15489第四条，文件管理可以给机构带来以下的受益：文件是重要的机构资产，为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活动证据存在与否相伴随的风险管理提供的保护和支持；保证宏观管理与微观管理的一致性、连贯性和效率，促进绩效的提高；满足法律和规章在档案化、审计和监督活动方面的要求；保护机构的利益，保护员工、客户和当前及未来受益人的权利；维护机构记忆、个人记忆或社会记忆。 　　我国也有文件管理和档案管理之别，科研文件的管理目的是文件的形成和流转及支持日常业务活动；科研档案管理的目的是维护档案的归档保存，保存的目的和用途并不明确。科研档案管理的指导思想是服务于科研管理，为科研管理服务和为形成者及形成机构保存备查，很少考虑如何服务于现实业务活动，对政府外的公民利用限制重重，极少提供对外利用，这在计划经济时代对控制科研档案的归属与保存十分有效，但对于市场经济和知识经济时代的科研档案管理与利用而言，为管理而管理的指导思想却不再有效，由于缺少从科研业务活动需求出发的客户服务意识，档案的收集困难重重；由于缺少对文件全生命过程质量的控制，档案的质量难以保证。 　　 　　什么是最优化模式比较 　　 　　国外在管什么的认识上将科研文件和档案看成是机构的资源与资产，归档文件的质量标准包括其真实性、完整性、可靠性、长久可用性。广泛采用的文件连续体模式具有多元化和集成化的管理视角，有利于过去、现在和未来的科研活动数字资源与资产的最大限度共享和利用。对科研档案来源的认识存在多元的视角，有多种多样的来源认识。 　　 国内在管什么的认识上已开始从管理数据和资料转向将文件和档案看成科技管理的信息资源和科技资源，归档纸质文件的质量标准是完整、准确和系统（DA/T2-1992《科学技术研究课题档案管理规范》4.4.3.1），电子文件归档的质量标准是真实性、完整性和有效性（GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》，7.2.1）。广泛采用的是文件生命周期模式，仅从档案视角出发为文件归档而进行管理，缺少对正在形成和将要形成的科研文件的管理规划，缺少将科研文件的形成与捕获纳入科研活动资源配置及其优化管理中，无系统和全面的文件管理规划，难以适用于电子化环境下的电子文件和数字档案的管理与利用，收集难，归档质量保证难。对科研档案和科研文件来源的认识比较单一，只有科学技术研究活动来源，而不包括社会科学研究活动的来源。 　　 　　如何管的最佳实践比较 　　 　　 国外在如何管方面的最佳实践经验是档案化管理，将文件、档案管理纳入社会法制体系建设、民主化与信息化社会建设战略框架之中，科研文件和档案的管理成为科研活动规范化、科学化、信息化建设的内容及其有机组成。科研文件的规范化管理是学术规范与学术道德规范的要求，被纳入基于证据的科研项目治理与科研机构治理，科研档案的利用被纳入科研资源长久保存与网络化共享的数字化工程建设内容。 　　 国内在如何管方面采用归档管理规定，仍然以传统的行政管理手段为主，由于档案在各行业及各种管理活动中的需求不同，有关档案归档的政策法规各自为政，甚至相互矛盾。 　　国际档案化管理的方法与中国归档管理的方法有本质的区别，前者与文件处置规划相联系，在文件形成之前就将应该记录什么的要求纳入业务活动过程，参与规定应该形成什么和保存什么及如何支持业务活动反映业务活动者的社会责任，后者与档案保管期限相联系，仅关心对已经形成的文件的归属，关心的本不是业务活动者对其活动的社会责任性，而是文件形成管理机构管理者的社会记忆。前者采用的将档案看成具有可持续价值的文件，建立文件全生命期动态管理机制，后者则将档案看成是历史记录，采用非文件全生命管理的阶段