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先进理论与国际标准具体应用 　　20世纪80年代以来，随着信息技术的飞速发展与广泛普及，电子文件急剧增长，档案管理正经历着前所未有的变革――从“保管范式”向“后保管范式”过渡。范式变迁的前提与基础是思想理念的创新，其关键与核心是技术方法的创新。但是，令人遗憾的是，自20世纪90年代中国档案界开始电子文件管理研究与实践至今，无论是在思想理念创新方面还是管理技术创新方面，我国一直存在一个较大的问题：理论探讨较多、实践成果较少，停留于“纸上谈兵”阶段。2006年国家电网公司与紫光电子档案事业部合作开展“国家电网公司档案管理信息平台建设项目”，试图在这一方面有所突破。 　　 　　项目背景 　　 　　国家电网公司成立于2002年，是经国务院同意进行国家授权投资的机构和国家控股公司的试点单位。公司名列2008年《财富》全球企业500强第24位，是全球最大的公用事业企业。公司是关系国家能源安全和国民经济命脉的国有重要骨干企业，以建设和运营电网为核心业务，承担着为经济社会发展提供安全、经济、清洁、可持续的电力供应的基本使命，经营区域覆盖26个省(自治区、直辖市)，覆盖国土面积的88％，供电人口超过10亿人，管理员工153.7万人。 　　国家电网公司有着高度重视档案工作的优良传统，始终把档案工作视为企业一项重要基础工作的地位。通过近十年档案信息化建设，全公司档案管理规范化建设及信息系统建设都取得了长足的发展和较好成绩，多数单位使用过或正在使用档案管理系统。作为国内第一家企业数字档案馆子公司江苏电力公司数字档案馆项目也获得了国家档案局2005年度科技进步一等奖。但就整体而言，全公司档案管理还存在许多不足：(1)各省公司档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐，低水平重复建设现象较为严重；(2)各单位之间系统互不相连，数据互不交换，信息孤岛较为严重，无法形成整个国家电网公司统一的档案信息资源库，(3)各个系统的功能存在欠缺，无法保证电子文件的真实性、可靠性、完整性与可用性；(4)系统的自动化、智能化程度不高，用户查询档案信息的效率较低；(5)灵活性不足，不能根据机构改革对档案管理的要求。 　　为此，国家电网公司计划在“十一五”期间，建设统一的档案管理信息平台，以实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，为公司生产以及管理、决策提供优质的服务，努力促进公司发展战略目标的落实。 　　为了真正实现档案管理从“保管范式”向“后保管范式”的变革，实现档案管理水平质的飞跃，国家电网公司和紫光电子档案事业部在开始档案管理信息平台建设项目过程中，注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，真正实现思想理念创新与技术方法创新。 　　 　　先进理论的具体应用 　　 　　1　文件连续体模型 　　电子文件时代，文件连续体(Records Continuum)模型是指导文件管理、档案管理的基本理论。文件连续体模型强调文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与或介入文件管理，要求对文件的管理与监控在文件生成的同时或之前就开始，直到文件被销毁或永久保存；要求将文件管理与业务流程相结合。基于文件连续体理论的认识，国际档案界普遍认为，文件管理必须遵循前端控制与全程管理原则、集成管理与集成服务原则。 　　为贯彻前端控制和全程管理原则，国家电网公司在档案管理信息平台建设过程中采用了如下措施：第一，提出了业务系统中文件归档与档案管理的功能需求，要求各单位新开发的各种业务系统必须满足上述功能需求。第二，对于以前开发的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理之监控职责向前伸延。第三，对于文书文件，在每一年的开始就明确各业务部门归档范围和责任，提供了文件收集、档案收集和收集整编等各类手段及业务系统接口实现对归档文件的前端控制和全程管理。第四，对于工程项目档案，在项目立项时就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，使得项目档案能与项目阶段同步进行归档和管理。针对工程项目建设量大面广、周期长的特点，档案管理信息平台采用了“工程档案模板”技术，用计算机管理贯穿工程建设的全过程，将人为因素降低到最小化，从而有效地使工程项目文件材料归档工作与工程建设同步、有序进行。通过该平台，工程项目管理已由过去建设单位一家管理档案的模式，变为在业主的统一指导下，设计、施工、调试、监理等各参建单位在网上同步建档，业主单位实施全过程监控、实时管理的模式。 　　为贯彻集成管理与集成服务原则，国家电网公司在档案管理信息平台建设过程中采用了如下措施：第一，在开发档案管理信息平台之初，对公司十多项主要或特殊的业务活动及其系统进入了