XX分公司采办管理工作细则.docVIP

XX分公司采办管理工作细则 为了加强和规范XX分公司（以下称“分公司” ）采办工作，更好地贯彻落实XX公司采办管理规定，明确采办工作流程和职责，制定本细则。 1.总则 XX分公司采办管理工作坚持“集中采办、归口管理、构建分公司两级采办网络”的原则，机关职能部门和中心各司其职，具体需求单位负责技术把关，计划采办部做好整体组织，价格商务把关。 XX分公司的采办管理部门是计划采办部，采办合同的具体执行在具体需求单位，各中心采办人员应熟悉本中心技术业务要求和公司采办管理程序，在业务上受公司计划采办部领导。 2.采办需求单的要求和各方职责 2.1需求单位（中心或部门） 2.1.1本着谁使用谁提出的原则，由需求单位根据生产经营的需要，提出资源需求的技术参数与要求（包括但不限于数量、规格、工作范围、工作内容、工作或供货地点、甲乙方权利与义务、交货或完工时间等与所需求有关的相关条款）。 2.1.2负责填制《物料需求申请单》、《工程/服务需求申请单》及其附表（采办需求技术说明书），并报相关职能部门审核业务主管领导审批后，连同电子版一并报计划采办部。 2.1.3经常性需求，需要提前一周提出；非常规需求（甲方临时要求且以前未发生过），需要提前10个工作日提出。 2.1.4《物料需求申请单》、《工程/服务需求申请单》各单位可结合业务特点需要自行补充内容，以能够准确清晰的反映出所需求为目的。 2.1.5负责向相关职能部门和主管领导报批。 2.1.6用于经营性项目的需求，必须填收入项目名称或合同编号。 2.1.7对于未纳入年度协议采购范围的物料及服务类采办单批次需求金额小于2000元的，不须填报《物料需求申请单》、《工程/服务需求申请单》，由各需求单位采办员按以下原则执行： 2.1.7.1单价大于100元的必须体现询比价过程，有两家以上供应商的报价比价。 2.1.7.2原则上要求选用中海油合格供应商库内供应商，尽量不使用个体私营、门市作为供应商。 2.1.7.3以“即时发生即时结清”为基本原则，出具当日发票，采办完成时间与发票出具日期超过3天的说明原因，报公司领导审批； 2.1.7.4每次报销时须将2.1.7.5所述电子资料同时传送计划采办部。 2.1.7.5报销单据为发票、入库验收单（完工结算单）。 2.1.7.6每天与每个供应商（承包商）发生的采办金额累计不能超过2000元。 2.1.7.7对于以上发生的采办，计划采办部负责在过程中收集，对于重复性的采办逐步采用年度协议解决，同时建立采办价格体系。 2.1.7.8由所属中心/部门自行制定单项/次2000元以下零星采办工作流程，报计划采办部备案。 2.1.8异地办事处或临时机构的物料及服务类采办，由各需求单位采办员按以下原则执行： 2.1.8.1对单项/次2000元以下零星采办，按各中心/部门在计划采办部备案的工作流程及2.1.7的要求进行处理。 2.1.8.2对单项/次超过2000元以上的采办应严格按照公司的采办管理流程执行，紧急采办的情况下应向计划采办部及时通报采办需求，由计划采办部向石化发展规划部请示同意后以传真报价形式完成询比价后确定供应商，方可实施购买。 2.1.8.3严格执行“及时核销”原则，各中心/部门应在每月的20日前将当月的异地采办发票寄回中心/部门按公司管理制度进行报账核销。 2.1.8.4异地办事处或临时机构的车辆加油需报分公司生产安全部审批，以冲备用金的形式解决，由生产主管领导签字确认后不再走采办程序。 2.1.9对应急采办，应在采办当天提出需求，或在电话请示得到批准后最迟不能超过24小时补上书面需求申请。 2.1.10对于工程类、投资类、维修类的采办，在提出需求前应按XX公司相关规定做好计划和预算审批后，方能提出采办需求并将批复文件做附件一并提交。 2.1.11对于属于职能部门管控且有具体管理规定的，需求单位应按照职能管理部门的有关规定执行。 2.1.12对于已签订年度协议的，由需求单位编制采办订单（参照《需求申请单》），经主管职能部门及领导审批后交计划采办部对外发出。 2.1.13所有采办需求项目，事先均需有符合相关规定的采办依据，预算和费用来源明确，未落实的项目所提需求可视为无效。 2.2需求单审核管理部门的职责 2.2.1生产安全部 2.2.1.1负责生产经营过程中，各中心资源需求的协调，在内部资源不能满足时，审核批准对外采购。 2.2.1.2对中心提出的技术参数、招标文件和要求负审核责任。 2.2.1.3负责设备维修服务的审核与线上操作。 2.2.1.4负责管控费用指标（即全面预算中的）计划执行情况的审批及管理规定或要求的制定。 2.2.2综合办公室 2.2.2.1负责需求单位人力资源需求的协调、审核和费用标准的确定。 2.2.2.2负责管控费用指标（即全面预算中