证 券公司证 券公文管理须知.pptVIP

意 义 贯彻落实公司08年7月1日印发的《江南证券有限责任公司公文处理管理办法》 进一步促进公司公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文的处理效率 规范公文格式、实现公文标准化、提高公文写作质量 完善公司周动态制作，进一步认识动态制作的重要性 目 录 第一章 公文规范化处理 第二章 公文写作基础 公文是指机关、团体、企事业单位根据各自的职权范围、隶属关系制法的具有法定效力和规范体式的文书。 公文规范化处理指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 根据公司的实际情况，现重点介绍：收文、发文、签报制度。 收 文 收文是指对收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、归档等。是行政文秘的重要工作之一。 凡送公司公文（从发文对象中可阅），均由行政部统一签收、拆封、登记、分办。 收 文 径送有关部门办理的公文（包括参加会议自带回来的公文），有关部门应按程序先送行政部登记，分办后再办理。除公司领导交待的外，未经行政部登记、分办的公文，有关部门一般不直接办理，应交行政部登记后办理。 收 文 各部门、各营业部要明确专人或兼职人员负责文件、信函等的传送、管理等工作。 需要办理的公文，行政部负责人应及时提出拟办意见，尽快送公司领导批示后再交有关部门办理。对内容涉及几个部门的公文，应确定主办部门。紧急公文，应提出反馈时限。 收 文 承办部门要抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜由本部门办理的，应及时退回行政部并说明理由。 对重要公文、紧急公文、有时限公文，行政人员应当跟踪督查催办，一般公文应当定期督查催办，防止延误、漏办。 发 文 发文工作一般包括公文的草拟、审核、签发、缮印、用印、登记、分发等。 以公司名义印发的公文，按业务归口由经办部门负责拟稿，部门经理审阅并签字，内容涉及几个部门业务的，经办部门要主动与有关部门协商，会签后由行政部秘书核稿，行政部负责人签字后，送公司领导签发。 发 文 审核文稿要层层把关，重点为：是否需要发文；是否符合党的方针、政策及国家的法律、法规；与已发文件有无相互矛盾、抵触；提出的措施、办法、要求是否明确具体，有无含混不清、自相矛盾或难以执行之处；涉及有关部门的问题，是否已协商；行文是否规范；文字表述是否准确、简炼，标点是否正确；文种是否恰当。 发 文 行政部对公文体例格式、主题词标引和文字表述负责进行规范；文件发送范围、份数由经办部门提出，行政部规范；发送部分单位的公文，经办部门要列出具体单位。行政部核稿时，如发现不符合办文程序，内容有不妥之处的文件，应主动与经办部门协商，经办部门要积极配合，及时提出修改或处理意见。 发 文 公司副总裁及以上人员具有文件签发权。其他任何部门和个人不具备对外发文权。 公文经公司领导签发后，由行政部按公文性质和发文先后统一标号、缮印、分发。 发 文 按文件内容重要程度可大致分为红头文件与普通文件。 红头文件必须走OA系统中的发文流程，统一到公司行政部编号、缮印、用印。 普通文件可走重要事项申报流程或用印流程。 发 文 红头文件一般由眉首、主体、版记三部分组成，具体格式见范本。 发 文 眉首部分由发文机关标识和发文字号组成。 主体部分由标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章组成。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、页边距的措施解决，不能使正文与印章分处两页。（协议除外） 公文末页下方是版记部分，由主题词、抄送、印发机关、印发日期等项组成。主题词最少2个，最多7个，词目涵义由大到小、从内容到形式标引。版记可单独置于最后一面。 发 文 普通文件的基本格式见范本 标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 签 报 签报是指在公司内部公务活动中，通过纸质文件向公司领导请示、报告和商洽工作。简单地说，签报就是需要领导签字的报告或请示。 原则上，公司各项文件的流转应使用OA办公平台，对于一些时间紧急、且特别重要的事项，为尽快得到解决就可与电子流程并行，采用纸质签报的形式，以提高公司执行力。 签 报 签报的程序可参照发文，由呈报部门工作人员拟文，并打印签报单，由部门经理签发后，送至公司行政部编号，分送公司各领导签署意见。 签报的内容撰写可参照请示与报告，一般要提出问题，说明原因，同时提出建议，解决方案以供领导参考。  签 报 签报文件经公司领导批示后，行政部复印，原件存档。批示内容涉及多个部门的，分送承办部门办理。 签报作为公司内部文件，不得对公司外复印或转送。 其它注意事项 公司收发文办理、审批，原则上一律通过OA流转，如遇时间紧迫，特别重要