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第六章 档案检索工作 第一节 档案检索工作概述 一、档案检索工作的内容和意义 档案检索是指对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作。它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。 （一）档案检索工作的内容 档案检索工作包括档案信息存储和查找两个具体过程。前者是编制档案检索工具，建立检索系统；后者是根据利用者的需求，通过各种检索工具，检出所需要的档案。 （二）档案检索工作的意义： 1.?检索是提供利用的先期工作。 2.?检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段。 3. 检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节。 二、档案检索工具概述 档案检索工具是记录、报道、查找馆（室）藏档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。 检索工具的两大功能： 1.存储，即把档案的有特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来； 2.查找，即向利用者提供档案的线索，供利用者了解和查询档案时使用。 编制档案检索工具的基本要求是： ? 1. 全，指信息存储丰富。? 2. 准，指检索准确。??? ? 3. 快，指迅速。 ? 4. 便，指检索要方便。? 常见档案检索工具分类方法 目录 （一）按编制方法分 索引 指南 卡片式 纸张载体 书本式 （二）按载体形式分 微缩目录 胶片磁带载体 机读目录 全宗范围检索工具 （三）按检索范围分 档案馆（室）范围检索工具 馆际检索工具 馆藏性检索工具 （四）按功能分 查检性检索工具 介绍性检索工具 三、档案检索语言概述 档案检索语言是根据档案检索的需要而编制的标志语言,就其实质来说是表达一系列档案内容的概念及其相互关系的标志系统。 （一）档案检索语言的特点 1.单义性 2.专业性 （二）档案检索语言的类型 1.馆藏法——以一个全宗为单位，按照一个全宗内的档案自然形成的规律编制人工检索语言。 2.分类法——以反映档案内容职能特性的类目为基础，并用分类号进行检索的一种档案检索语言。 3.主题法——以主题词进行检索的一种档案检索语言。 （三）档案检索语言的作用 保证检索效率，提高查全率和查准率。 检索出的有关档案 查全率= x 100% 全部有关档案 检索出的有关档案 查准率= x 100% 检索出的全部档案 第二节 检索技术与方法 一、档案著录 档案著录是档案馆（室）编制档案检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。 （一）著录项目 1.题名与责任者 正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。 并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时井列题名与正题名一并著录，并列题名前加“＝”号。 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名及说明题名文字前加“：”号。 文件编号是文件制发过程中由制发机关，团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文件编号除年度用“[]”号外，其余照原文字符号抄录，其前加“：”