资控中心人员工作指引.docVIP

资控中心人员工作指引 目的 1.1避免浪费，减少滥用打印、影印等资源。 1.2提高讯息传递效率，减低传真数据误时或传送不对点现象。 1.3杜绝数据外泄（利用传真、影印及打印等途径盗泄公司资料）。 范围 2.1二楼信息控制中心(简称资控中心,以下同)服务科部有：工程/工模/注塑/喷油/包装/物料仓/QA/QC等。 2.2 H仓暂不适用 定义 3.1 图类文件：包括产品图纸、图片、纸咭图、工模图、QA手绘受力图及工作单附页之贴纸图等。 3.2 报价单类文件：包括各类物品的购入单价表或产品的销售价目表等。 3.3 一般性文件：除上述之外的工程信息变更、生产合约变更及行政性通知等文件。 权责 4.1负责记录收发传真文件。 4.2负责文件数据影印记录。 4.3监察打印机编印资料。 4.4无人当值时切断复印机及打印机电源。 传真文件的作业内容 5.1内部传真,即传送给集美或嘉美及H仓负责人的信息。 5.1.1图类 5.1.1.1须填写「传真/影印申请表」，并经科部主管签批方为有效。 5.1.1.2只有工程、工模及QC科可传真图类文件，其它科部一律不能传真此类文件。 5.1.2报价单类 5.1.2.1须填写「传真/影印申请表」，并经科部主管签批方为有效。 5.1.2.2此类文件只可传真集美并独立作出登记，每周一交总经理复核。 5.1.3其它一般性文件 此类文件只作登记，无须部门主管签批。 5.2外部传真，即传送给集美、嘉美之外的负责人的信息。 5.2.1图类 5.2.1.1须填写「传真/影印申请表」，经科部主管签批，以及在每张图纸背后加盖「图章」（见图一），并按要求填上适当内容后方为有效。 5.2.1.2只有工程科、工模科及QC科可传真图类文件（须提供传真供货商清单），其它科部一律不能传真此类文件。 5.2.1.3工程科及工模科遇主管休假时，可先由工程副主管/工模科主任签批，但须在其主管事后签回才能作实。 5.2.2报价单类 5.2.2.1须填写「传真/影印申请表」，并经科部主管签批方为有效。 5.2.2.2此类文件须独立作出登记,注明公司名称及传真号码，每周一交总经理复核。 5.2.3其它一般性文件 须填写「传真/影印申请表」，并经科部主管签批方为有效。 5.2.4所有传真均须有完整记录。 6. 影印数据的作业内容 6.1图类 6.1.1须填写「传真/影印申请表」，经科部主管签批，以及在每张图纸背后加盖「图章」（见图一），并按要求填上适当内容方为有效。 6.1.2 工程科、工模科、QC科可影印图类文件，QA科可影印手绘受力图，包装科可影印工作单附页贴纸图，其它科部一律不能影印此类文件。 6.1.3 工程及工模部遇主管休假时可由副主管/主任签批，但须在事后由其主管补签才能作实。 6. 2报价单类 6.2.1须填写「传真/影印申请表」，并经科部主管签批方为有效。 6.3其它一般性文件 无须填写申请表，但需在「影印登记表」上作出登记。 6.4所有影印均须有完整记录。 7.打印文件的作业内容 7.1一般文件打印无须部门主管签批，但须作出登记。 7.2工模科打印图纸类文件时，取用人须持有工模科主管签批表，文控文员才可将图纸交给来人，遇主管休假时则由主任签批，但须在事后由主管补签才能核实。 7.3所有打印均须有完整记录。 其它注意事项 8.1所有操作均须先登记后操作。 8.2所有「传真/影印申请表」及各种「登记本」均不可使用涂改液修改，遇有修改，须经主管签名确认。 8.3非资控中心工作人员（行政人事科除外）不得擅自进入资控中心内。 8.4资控中心人员不得以交情、个人利益违规传真或影印等。 8.5申请表要加编号及传真人姓名以便追查。 8.6行政主管或总经理所委派人员需经常检查中心运作情况及各项记录。 相关文件/数据 无 附录单表/样本 传真/影印申请表 传真登记表 影印登记表 打印登记表 报价单传真登记表 收到传真文件登记表 传真图类数据清单 「盖章图样」 批 核 此章由申请科/部负责盖在图纸背后并填上适 当内容 申请编号：__________ 数 量：_____份_____张 部门主管：__________ 日 期：__________ 资控中心：__________ (图一)