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宁波港内控项目_内部控制矩阵_股份公司_采购流程 第 PAGE 1页/共 NUMPAGES 13页 宁波港内控项目_内部控制矩阵_股份公司_采购流程 说明 1、主要内容 内部控制矩阵主要包括以下内容： 流程环节的内部控制 职责分离和审批权限表 2、编制依据 内部控制矩阵在形成的过程中参考/考虑了如下方面： 2010年4月发布的《企业内部控制配套指引》。 对公司流程的理解过程中识别的内控问题。 公司现有的内控制度和内控实践。 行业内控先进实践。 3、有关内控专业术语的解释 控制类型：内控基本规范阐述的内部控制目标类型主要有五个，即合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、经营效率和效果、发展战略。 控制目标：指企业在经营活动中通过行使控制而达到的期望的结果和目的，以满足内控基本规范阐述的内部控制的五个主要目标。 关键控制/非关键控制：关键控制，指能够通过单一控制满足多个控制目标，或能够防止发生重大错报可能的控制点。非关键控制，指能保证管理层的指令得到有效的执行的政策和程序，但不满足关键控制要求的控制点。 预防性/发现性：预防性，指在风险发生之前，为避免风险采取的措施；发现性，指事后做的、为及时发现问题而采取的措施。 人工控制/自动控制：人工控制是指由被授权的人员执行的、不依赖于系统功能的控制；自动控制是指设置在系统内部的、由系统自动完成的控制。 控制频率：是指控制发生的频次，例如每年、每季、每月、每周、每天、每天多次、按需等。 4、内部控制矩阵中描述的相关授权人的审批权限参见职责分离和审批权限表。  流程环节的关键控制点 控制编号 控制类型 控制目标 关键控制描述 关键控制 预防性/发现性 人工/自动 控制频率 管控部门 控制证据 采购 合法合规 建立采购制度文档以规范采购流程 采购制度的制定 股份公司物资采购均由下属宁波港股份公司建设开发有限公司负责。 公司将物资分为统管物资、基建物资以及其他物资，统管物资包括以下几类： 燃油：汽油柴油； 设备类：船舶、汽车、进口设备、机械类、30万元以上机电设施、计算机及网络设备、中央空调设备、外汇采购备品备件、输送带、橡胶护舷等； 劳保用品：集团统一发放的服装、安全帽等； 基建物资包括水泥、土建工程相关建材以及相关工程设备等； 公司制定了物资采购管理办法，规定统管物资及基建物资统一由建设开发有限公司负责采购，其他物资由各基层单位自行采购。同时对采购流程包括采购计划、申请、比质比价、招投标、合同签订、验收及财务入账环节相关控制进行了规范。 是 预防性 人工 按需 宁波港股份公司建设开发有限公司物资管理部 宁波港股份有限公司物资管理办法 宁波港股份有限公司物资比质比价物资采购管理规定 物资比质比价采购管理实施细则 供应商绩效考核办法 发展战略经营效率和效果 确保采购计划编制合理并得到审批。 采购计划管理统管类物资中的固定资产或技改维修相关的物资采购： 股份公司计划财务部资产管理科每年编制并下发《年度固定资产投资计划》，其中列示年内各项固定资产采购项目，包括项目名称、项目计划金额、计划开始时间等内容。建设开发有限公司根据该采购计划对日常采购需求进行监控，所有采购需求均基于采购计划，并且金额小于等于计划金额。 统管类物资中的生产性物资如燃油等： 无需设置采购计划，各基层单位根据生产需要提出采购申请，由相关授权人员对采购申请进行审批。 统管类物资中的劳保物资： 股份公司安全环卫部设置劳保物资标准，规定人均所需劳保物资的类型以及上限数量，并下发至建设开发有限公司进行采购。建设开发有限公司采购部门每年对劳保物资 基建物资： 建设开发有限公司计划造价部根据工程项目需要编制甲供清单，其中定义了所需要的材料的类型以及材料的计划单价。由施工单位根据实际工程需要在材料列表的基础上编写需求清单，填入材料需求的材料数量及单价，并附上工程量清单、施工图等附件。需求清单经过授权人员审批后由项目部专员将需求清单录入项目管理系统。 是 预防性 人工 每年/按需 股份公司计划财务部资产管理科 宁波港建设开发有限公司物资管理科 年度固定资产投资计划 劳保物资定点采购报价清单 基建物资需求清单 经营效率和效果 供应商的选择经过了比质比价。 供应商的选择公司要求除价值较低的日常用品或劳保用品采购使用定点采购方式，即按照每年初与供应商商定的报价进行采购。其他物资采购均要求进行多方比价并确定最佳供应商，比价询价结果由采购员负责记录在《物资采购申请表》中，公司要求询价比价至少要询价3家或以上供应商。附上询价比价记录后交授权人员审核。 对于50万元以上的物资采购，则需要进行招投标，要求至少对3家或以上供应商邀请招标。供应商投标结果汇总后由招投标评标委员会负责评标，评标结果记录在《项目评议情况表》中，评标授权人员均需在《