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采购作业流程制度
采购作业流程制度
1.0 目的
1.1为了公司竞标报价及采购工作流程的更流畅、条理化。
1.2 降低采购成本及库存，提升产品价格及质量竞争力。
2.0 范围
2.1 凡客户发出的竞标，询价单。
2.2 凡客户确认采购之设备、物料及产品。
3.0 询价流程
3.1《客户询价单》由商务经理发出，采购经理接收，采购经理分类指派对应采购员对产品进行询价工作，询价工作结束后由采购员反馈《询价单》，《比价表》及《报价表》至采购经理签名确认后转交商务经理。
3.2 采购员对《询价单》必须深入了解需求产品，对《询价单》上有标注不明或规格型号异议的报技术专员及商务代表确认，采购过程中必须询价三家及以上同类供应家报价，并确认所需产品是否型号一致，是否含增值税发票（17%），运费，交货期等相关事宜，根据询价结果制作《比价单》，在报价时限前一小时提交采购经理询价结果，并给与采购供应商建议。
3.3 询价采取网络询价，电话传真询价，市场询价等多种方法相结合制。
3.4 询价次序
3.4.1 根据询价产品级别分类，A类为重点报价产品，B类为辅助报价产品，C类以了解产品为主报价。
3.4.2 对于询价单上有相关指定品牌或指定供应家的产品采购员必须第一时间与指定厂家进行联系报价，并建议指定厂家给于适当的价格保护，
3.4.3 紧急采购：遇到客户紧急采购询价当应优先处理，对于紧急采购产品必须确认交货期在客户采购周期范围之内。
采购流程
4.1 产品询价报价后由商务经理通知确认采购，采购经理下达采购任务，采购员根据已之前询价之产品价格，对原询价供应家进行议价工作或已询价价格作为价格依据寻找最佳合作供应商进行采购作业。议价中必须包含产品价格、交货方式、交货期、付款方式等相关条款。
4.2 采购员确定供应商后制定《订购合同》合同内必须明确包含产品名称、规格型号、材质、数量、单价、总价、付款方式、交货期、发票、交货地点、供应商信息等相关信息，对于首次交易的异地供应商必须附带对方提供的三证资料。
4.3 采购员根据制定的《订购合同》填制《采购合同审批表》及《付款审批单》，拟好后交由采购经理技术专员商务经理财务主管审批，审批结束后与供应商确认采购合同执行采购工作
4.4 采购员必须对执行采购的产品进行到货追踪，以确保所采购产品能准确及时的到达交货地点，交货后产品由技术部门进行产品质量确认，如产品有质量问题采购员必须负责与供应商协商进行后续的退换货工作。
4.5 采购产品时按照合同预定的付款方式以《付款审批单》形式通知财务部门进行付款。
5.0 相关表单
5.1 《询价单》
5.2 《比价表》
5.3 《订购合同》
5.4 《采购合同审批表》
福州伯特利机电成套设备有限公司
2010年10月18日
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