档案管理办法2006.12.30.docVIP

档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为了进一步加强公司档案管理，促进档案工作为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关规定，结合公司实际，制定本办法。 第二条 本办法所称的公司档案，是指公司在各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字材料、图表、声像、实物等不同形式的历史纪录。 第三条 档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案是公司各项活动的真实记录和历史凭证，必须坚持档案集中统一管理的原则。档案管理部门须维护档案的完整与安全，便于公司各项工作的利用。 第二章 体制及职责 第五条 公司企管部负责管理档案工作，设专职档案管理员，负责保存和提供利用公司档案。 第六条 公司档案室的主要职责： 1. 贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定公司档案工作的有关规章制度； 2. 负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； 3. 对各部门文件材料的形成、积累、归档工作进行指导； 4. 编制各类检索工具和档案参考资料，为公司各项工作服务； 第七条 档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，并具有相应的档案专业知识和业务能力。 第三章 文件材料积累和归档 第八条 公司在各项行政管理、经营管理、财务管理、工程项目建设等工作中形成的文件材料，应由各部门按其职能及业务范围负责收集、整理，按要求定期向企管部档案管理部门移交归档。 第九条 归档范围 公司各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料均属归档范围。归档的文件材料包括纸质、光盘、磁盘（带）、照片、实物等各种载体形式。（详见《文件材料归档范围、归档时间及保管期限表》） 文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 综合管理、工程项目建设、成本管理、合同管理、会计、设备仪器、物业管理、声像、实物等。 第十条 保管期限 归档文件材料的保管期限分为永久、长期和短期。 1、凡是反映公司基本历史面貌，对公司各项管理、研发、工程建设、经营等方面具有长远利用价值的，定为永久保存； 2、凡是反映公司一般工作活动，对各项工作、活动在较长时间内（十六到五十年）具有查考利用价值的，定为长期保存； 3、凡是在较短时间内（十五年以下），有查考利用价值的，定为短期保管。 4、会计档案的保管期限采用财政部、国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》。有3 年、5 年、10 年、15年、25年、永久。 5、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 第十一条 归档时间 详见《文件材料归档范围、归档时间及保管期限表》。 第十二条 归档要求 1、归档的文件材料应一式一份且为原件。 2、归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张、文件格式及书写材料应符合要求。 3、磁盘（带）、光盘、照片、实物等归档时应有文字说明。 4、各部门应保证本部门归档文件材料的齐全、完整与准确，交接双方应履行交接手续。 第四章 档案管理 文件材料移交档案管理部门后，由档案管理人员负责档案的分类、整理、编目、保管、统计及提供利用。 第十三条 档案管理 文件材料移交档案管理部门后，由档案管理人员负责档案的分类、整理、编目、保管、统计及提供利用。 存放档案必须有专用橱柜，库房内的档案资料，要按类别、载体形式进行分类、排列、编号。 要定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。 第十四条 库房管理 保管档案必须有专用库房，并且具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。 第十五条 档案鉴定 公司根据国家有关规定和公司实际编制《档案保管期限表》，准确划定档案的保管期限。 公司需成立由公司领导、专业人员和档案人员参加的鉴定小组，对已过保管期限的档案进行鉴定、销毁。销毁档案时应由档案部门提出申请、列出销毁清册，经鉴定小组鉴定并写出鉴定报告，报公司领导审批后，方可进行销毁。 第十六条 档案统计 公司档案应建立健全档案统计台帐，每年对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行登记，做到帐、物相符。 档案统计内容主要有档案基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用统计等。 第十七条 公司员工离职时，须将档案资料交档案室后方可办理离如何手续。 第十八条 档案利用 企管部编制各种检索工具，方便公司各项工作的利用。检索工具主要有档案总目录、分类目录、卷内目录汇总等。 档案的提供利用既要方便各项工作的使用，又要严格执行保密制度。 利用者要爱护档案资料，不得污损档案，严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损、折皱等。如发现上述问题，应及时追查当事人的责任。 第五章 附 则 第十九条 本规定自2010年2月1日起执行。 青岛银盛泰集团有