2011.07办公用品管理制度.docVIP

办公用品管理制度 范围 本文件规定了集团各部门、子公司在办公用品、办公耗材、环保用品、劳保与福利用品的需求、采购、领用、发放等各环节的控制方法。 本程序适用于办公用品、办公耗材、环保用品、劳保与福利用品的管理。 术语和定义 办公用品、办公耗材、环保用品、劳保及福利用品定义： 类 别 说 明 办公用品 文件袋、文件夹、文具、打印纸、传真纸、装订夹、装订机、记号笔、文件栏、信封、各种证书、软面抄、沾水盒、帐壳、支票、各种记录表格等 办公耗材 墨水、墨盒、色带、碳带、硒鼓、碳粉打印纸、复印纸、传真纸、彩喷纸光盘、软盘、电话机、键盘、鼠标、碎纸机、移动硬盘和单位价值在1000元以下的办公设备如：打印机、点钞机、传真机等 环保用品 洗涤剂、扫把、拖帕、撮箕、纸巾、纱布、洗手液、杀虫剂等 劳保及福利用品 手套、防护眼镜、眼罩、耳塞等 其中办公用品、办公耗材、环保用品、劳保及福利用品简称办公物资。 规范性引用文件 无 职责 行政管理部门负责办公物资采购计划的汇总，报审、采购、发放及库存管理。 管理程序 办公物资的采购 于每月25日前制定本部门下月办公物资的需求计划，填写“办公物资申请表”，经行政管理部门汇总交分管领导审核后采购。 申请办公类固定资产数量多,费用金额大(超过1万)必须报公司董事长（总经理）审批。 临时、急需办公物品，使用部门须拟定办公物资申购表，报部门主管审核后，交行政部门采买；对于特急物品，领导进行口头批示的，部门事后都需补报告。 各部门临时急需办公用品（含耗材）计划，原则上不得超出当月总计划的20%；特殊情况由使用部门提出，分管领导审核后交行政管理部门确认后执行。 行政管理部门参考供货商送货清单，按通用质量标准验收合格后，按照实收数量填写验收单（收货清单），并按验收单登记入帐。 办公物资的发放与保管 办公物资购回后，行政管理部门通知各部门按申请单一次性领用（特殊情况除外）。领用时填写领料明细并由领料人签字，办公用品管理人员于每月二十五日前按各部门的领料单进行复核、汇总、统计并编制办公物资收、发、存月报表。 备用品（不包括电池、墨盒、矽鼓等对人体和环境有害的物品）保管实行“三清、两齐、三一致”，即材料清、帐目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，作到日清月结。为保证员工身体健康和环境的整洁，部门需领用电池、墨盒、矽鼓等对人体和环境有害或有影响的办公用品，可提前一天向行政管理部门提出申请，由行政管理部门通知供应商供货更换，并要求供应商将更换的电池、墨盒、矽鼓等物品带走处理。 办公消耗品可依据当月预计产销量、历史记录（如过去半年耗用平均数）、经验（估计消耗时间）设定领用基准（如圆珠笔每月每人发放一支），随产量、部门或人员工作状况调整发放周期。行政管理部门办公用品管理人员应本着节约的原则，做到计划领用，严禁超额发放。 各部门应妥善使用、保管、耐用办公物品，行政管理部门定期检查其使用和保管情况，如非正常损坏或丢失，由责任部部门负责赔偿。 部门负责为新进员工提出办公用品领用申请，并负责收回调离人员领用的办公物品，并归还行政管理部门。 费用控制 各部门按日常办公物资耗用目标核算制定全年办公物资总额目标及分解目标，并报行政管理部门备案。 办公物资费用按月考核，人均全年办公易耗品不超过制定的总额目标，超出部分由部门自行承担。 各部门由于新增项目需要增加定额的，一律由各部门提出书面报告，说明原因，预计费用等，报行政管理部门复核，经分管领导审核批准后执行。 考核规定 违反本制度5.3.2条，费用由责任人自行承担。 记录 集团办公物资申请表 集团非生产类物资领用表 1、集团办公物资零星采购申请表 集团办公物资申请表 月份： 申请部门： 序号 材料名称 规格型号 计量单位 需求数量 单价 总价 用途 部门领导审核 意见 同意 不同意 签名： 行政部门审核 意见 同意 不同意 签名： 2、办公物资领用明细表 集团办公物资领用明细表 序号 材料名称 规格型号 计量 单位 数量 单价 总额 领用人及领用时间 备注