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关于企业档案组织形式与管理流程思考 　　摘要：企业文件与档案的组织形式决定企业文件与档案的业务流程。目前，文档合一和文档分置是企业文件与档案管理的两种主要组织形式。在企业资源计划（ＥＲＰ）过程中实施企业文件与档案管理流程重组时，应该着眼于企业为实现完全而有效地控制信息流而采取的必然措施。 　　 关键词：企业档案组织形式业务流程 　　《中国档案》２００２年第７期刊发的刘越南先生所撰写的《电子文件管理流程的变化及其引发的思考》（以下简称为刘文）①是一篇十分有益于开拓企业档案管理流程重组问题思路的文章，具有较强的实用性。根据我们所了解的情况，除了在刘文中所列举的如航天集团５０１所、信息产业部１４所、３８所之外，与笔者所在单位有密切技术业务联系的中船重工集团７０５所，也采取了类似刘文中所描述的企业档案管理组织模式：把企业中包括底图管理在内的技术文件管理如底图入库、晒印和分发、修改蓝图等文件管理业务和企业内如基建、产品、设备档案等档案管理业务都放在同一个业务室（组）内进行。 　　 但是也应当看到，并非所有的企业都采用了刘文所描述的企业档案组织模式的，也有的企业如笔者所在的山西平阳机械厂就采用了由两个相互独立的业务室（组）分别管理技术文件和企业档案的组织模式：由总资料站（平常在习惯上称其为底图室）负责技术文件的内、外收发业务等文件管理业务，包括底图的入库管理、蓝图的分发、修改、回收等业务；而档案室则负责集中统一管理全厂除人事档案以外的各类企业档案，参与设备仪器开箱、基建工程竣工验收、科研项目鉴定等活动（在此特别指出，这两个业务室组都设置在工厂同一个内部职能机构内）。弄清楚企业文件管理和档案管理组织模式的差别是十分有必要的，因为这将涉及文件价值和档案价值的体现形式，对实施企业档案管理流程重组具有相当重大的影响。 　　 　　 一、企业文件与档案的组织形式 　　 　　 企业文件是企业管理和生产活动过程中人们用以交流、传递和控制信息流的载体和工具，比如企业中最为常见的图纸，就是技术人员和管理人员用图形、图表、文字、符号等表达出来的设计意图或管理要求，通过图纸的发放与修改向企业有关方面传递的相关信息。而企业档案则是保存起来以备在有不时之需时备查考的文件而已，通过利用档案，人们可以追溯当时发生的事件或行为过程及结果，这就是档案的存真求实的价值所在。与文件管理不同，企业档案管理着眼于保持原貌或保持归档时的原始状态。文件一旦归档，其本质特征（其是否仍然具备现行效力姑且不论）就从传递和控制信息的工具转化为保持、保存信息在归档时状态的工具了，对于这一点是不能含糊的，而且文件与档案之间这种本质特征的转化，对于纸质文件和电子文件来说也应当是完全一致的。 　　 企业档案部门在设置涉档业务室（组）时，不外乎采取两种方式：一种即刘文中所说的那种把技术文件和档案管理都放在同一个业务室（组）中（由于习惯上企业往往把图纸称为资料），这种文档合一的业务室（组）往往被称之为档案资料室之类，而且也正是由于这种文档合一管理形式的实际存在，才会出现刘文中所描述的电子文件在形成后……集中到档案部门，由档案部门打印底图，送主管人员签署，签署后的底图晒印成蓝图后分发给生产部门现象；而且也只有在这种文档合一的档案室中，才会出现工作人员不仅承担档案管理业务，同时也承担大量的技术文件收发、底图和蓝图管理等文件管理业务的现象。正因为如此，笔者认为即使是要由档案室来承办一些文件管理业务，也绝不能因此而认为档案资料室内的所有业务活动都属于档案业务活动，必须明确在其办理底图入库、晒印、分发或修改蓝图等业务时，执行的是企业文件管理程序而绝非企业档案管理程序，在文档合一形式的档案室中，应当时刻注意文件管理和档案管理这两条主线不能随意地缠绕在一起去。 　　 由此可见，刘文触到了一个虽然一直存在，但长期以来都一直为大家所忽视的企业档案组织模式对企业档案业务功能的影响问题，而这一点则正好是顺利地实现企业档案流程重组的关节点之一。 　　 企业档案业务室（组）的另一种设置形式，即笔者在上文中所提到的把技术文件管理和档案管理分别由两个相互独立的业务室（组）来承担的形式：由资料室负责底图入库、晒印、分发与修改蓝图等技术文件管理业务；由档案室负责全厂档案的归档、整理、保管、利用等档案管理业务。这样，处于同一个企业职能部门内的资料室和档案室，在开展具体业务活动时就职能分明，在必要时还可以在业务上相互协调与配合。我们认为这种文档分置的档案业务室（组）设置方式是比较理想的。这种方式从整体上看比较利于企业档案管理活动的开展。 　　 　　 二、ＥＲＰ对企业档案管理流程重组的影响 　　 　　 业务流程重组（ＢＴＲ）是ＥＲＰ（企业资源计划）中的主要内容之一，熟悉ＥＲＰ的人都知道，一旦涉及业务流程重组就意味