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国外文件中心总体职能和具体业务 　　文件中心在国外被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”，具有经济实用、管理高效和服务快捷等诸多优越性。当前进入电子时代之后，文件中心面临的挑战进一步凸显，例如文件数量的高速增长带来的空间压力，文件载体的多元化导致管理方法需要不断更新，以及管理人员的综合素质和团队配备需要不断提高和完善等等。各国的文件中心也在努力探索应对上述挑战的方法，从规模设计、库房建设、资金渠道、人员配备等多方面寻求改进措施。但总体来看，文件中心的地位没有受到根本动摇。 　　 　　一、文件中心的总体职能 　　 　　文件中心作为半现行文件的管理机构，总体职能可以概括为保管、服务和处置三个方面。 　　（一） 保管。保管是文件中心最基本的职能，特色在于注重经济与有效的结合。与机关自行单独保管文件的费用相比，文件中心的保管费用大大降低，从而实现了经济上的廉价保管和规模效益。同时，文件中心的建立既能帮助形成机关避免占用昂贵的办公空间和成本来保管利用频率不高的半现行文件，又能消除档案馆过早接收历史价值尚未显现的半现行文件的烦恼，有效地解决了机关和档案馆的难题。 　　（二） 服务。服务是文件中心最具吸引力的职能，特色在于及时把服务对象的范围由单一的机关向社会扩展。形成机关是文件中心的首要服务对象，由于半现行文件的所有权仍属于机关，因此为机关提供优质和高效服务，文件中心责无旁贷。此外，文件中心在征得机关同意后，也可以满足其他用户的需求。 　　（三） 处置。处置是文件中心最关键的职能，特色在于兼顾形成机关与档案馆的利益，确保了文件的进馆质量。文件中心处置文件的主要依据是形成机关提交的保管期限表，为了确保鉴定文件的历史价值，文件中心同时还需要征求档案馆的意见，只有双方认可后才能执行具体的处置程序。国外把文件中心比喻为“炼狱（Ｐｕｒｇａ?鄄ｔｏｒｙ）”，文件在这里经过精选、提炼，具有永久价值的部分升入“天堂（Ｐａｒａｄｉｓｅ）”―――进馆永久保存；无价值的部分被打入“地狱（Ｈｅｌｌ）”―――销毁，这正是对文件中心处置职能的形象概括。 　　 　　二、文件中心的具体业务 　　 　　业务活动是职能的具体体现。文件中心的业务活动主要包括接收、保管、利用和处置四个环节。 　　（一） 接收。文件中心的接收是指将机关的半现行文件从高成本的办公室向低成本的文件中心转移的活动。与档案馆不同，这种接收不改变文件的所有权。 　　文件中心对接收范围有着一定要求，换言之，文件中心并不接收所有的半现行文件。限定因素主要有四：一是保管费用，文件在文件中心的保管费用必须低于在机关的费用，机关才会愿意移交；二是保管期限，文件中心不接收保管期限过短（低于两年）的文件；三是机密程度，机密文件一般不向文件中心移交；四是利用频率，一般情况下，文件的月利用率不超过一次，文件中心才有接收的必要。 　　文件中心的接收程序大致分为五步。 　　首先，机关移交的文件必须是办理完毕并经过系统整理的，机关自行选择分类方案，文件中心不加干涉。 　　其次，机关在移交文件之前必须向文件中心提交“接收申请表”，得到批准后才开始启动移交程序。 　　再次，机关应在申请表批准后９０天内安排文件运送事宜。超过这一期限，又无正当理由，文件中心将终止接收。 　　第四，文件中心要求机关使用标准文件盒，纸质文件与非纸质文件不得混装。文件盒上需要标明盒号、案卷号、机构名称和文件系列的标题等，盒内的文件也必须附上保管期限表和详细目录。 　　第五，文件中心接收完毕后会形成两种书面文件―――“文件交接表”和“文件排架索引―――存址指南”。“文件交接表”中包括文件的接收号、排架号、文件盒的数量、移交机关的名称和地址、移交日期和处置期限等；“文件排架索引―――存址指南”中包括文件的接收号、文件系列标题、年代和文件盒的存址号。两种表在机关和文件中心各有保存，作为交接的凭证。 　　（二） 保管。文件中心的保管业务包括五个方面的内容。 　　第一，确保库房及设施的安全。良好的库房环境是确保文件实体安全的基本条件。国外文件中心的库房虽然大多是仓储式结构，但库房一般都十分干净和整洁，库房内的各种设施也得到了合理布置和精心维护，文件的安全保管不成问题。例如，美国和加拿大均制定有《联邦文件中心设施标准》、《文件贮存标准》和《文件中心排架标准》等，对文件中心的建筑形式、结构、地板承重、库房内的电子设备、照明设备、装卸台、天花板高度、安全防卫系统、防火灭火系统、通讯系统、库房的环境条件以及装具设计和安置等方面，都作出了详细规定和要求，确保文件保管实现安全、有效。 　　第二，确保文件装具容量合理且标记清晰。文件中心内保管的文件大多要求使用规格统一的“标准盒”。例如美国规定，纸质文件盒的标准尺寸为１４．７５×１２