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有限公司委托书录入管理规范.docx 7页

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xxx物流有限公司 文 件 名 称:【委托书录入管理规范】文 件 编 号: 版 本号:1.0目的提高委托书录入准确率,降低委托书制作差错,实现委托书录入的系统化和标准化。特制定此规范。适用范围顺安捷所有基地、营业部。定义成本单基地、营业部和承运商/渠道商交接货物的单据,因承运商/渠道商不同,成本单样式也不同。工作单我司与客户的交接单。责权各基地、营业部按照本规范,及时、准确完成委托书制作;渠道管理组:制定与更新委托书录入管理规范;质量成本管控中心:对基地、营业部未按照此规范执行的进行通报并考核;其他业务相关部门:监督基地、营业部委托书制作情况并记录异常。作业程序开单要求基地、营业部在与承运商/渠道商交接时所开立的单据,不可将各项费用统一打包一起开单,须明确各项费用,将运输成本、送货费、上楼卸货费等费用逐项体现在所开单据上;成本单须明确开立件数,重量或体积;成本单须经双方签字确认;成本单须备注具体交货时间,非深圳分公司暂不做要求;成本单须明确开立客户操作及服务要求;我司与承运商/渠道商双方确认同意更改,更改须更改人签字并备注更改日期及确认人。单据整理制作委托书前单据提前整理有利于更方便、快捷、准确地制作委托书;将同一中转渠道的单据摆放在一起;成本单上注明我司工作单号。将我司工作单号抄入相应成本单的右上角,避免制作委托书时反复查询工作单号,有利于提高工作效率。制作委托书后委托书制作完成后,为保证单据的可追溯性及财务报销的快捷准确性,单据需分类保存好;成本单:每周各中转渠道的成本单分类叠放;工作单:每周的工作单装订成册;具体参考《营运单据管理规范》。委托书制作查询条件:查询条件中选择工作单号,在工作单号中输入相应的工作单号,点击查询;首站:首站为目的站,直接复制列表中的目的站;交货时间:以成本单交接时间为准;承运商:根据实际成本开单中的承运商/渠道商名称进行录入;派送网络:根据实际派送单位选择对应的派送网络,直接给渠道操作的选择承运商直送,给网点进行操作的选择对应外网或内网单位名称;航班号/班车号:如果是航空运输需要录入航班号,如果是整车运输则需要输入班车车牌号;货票号:根据《货票号录入标准》录入。如果是整车运输,货票号为出发地首字母大写+年月日+班车次序+接收地首字母大写,如深圳至北京第一车SZ2013072901BJ 、 深圳至济南第一车SZ2013072901JN;主单重量、主单体积:以成本单开具的重量或体积信息为准,如单据上未开具重量,可根据系统的重量进行录入;签单确认、到付确认:若系统有备注签收单要求,则在“签单确认”中打勾,有到付款则在“到付确认”中打勾;备注:如有异常则在备注栏备注,同时需备注工作单打在哪个货上;主单成本:指分公司(营业部)到最终目的站的运输成本,须在主单成本中录入,不可在列表中录入。录入成本金额时,运费、送货费、卸货费、及制单费等其他费用应对应录入:运费对应主单成本,送货费对应主送货费,卸货上楼费对应主卸货费,制单费等其他费用录入列表中的其他费用。结算方式为到付的将运输成本减去回扣得出的金额录入到主单成本中即可。委托书制作注意事项货物当天发出后,须在次日09:00前完成录入;录入的货票号应是唯一的,不可重复;每票出港分单须有对应委托书和出港费用;一个分单号在同一个出港单位,只能做一个委托书,不得重复制作;两个分单号以上(包括两个)合票的,制作委托书时应当做一个委托书,不能分开逐个制作;制作委托书时,承运商、派送网络、货票号、重量或体积、成本费用等必须俱全,有要求签单或到付的必须勾选;委托书做错后须立即作废,重新补做,并通知对应单位;如成本录入错误,财务部扎帐前可在出港成本中直接修改。财务部扎帐后,则须制作成本改单证明,由财务进行调帐,成本改单具体操作规范见《成本改单作业管理规范》。委托书检查检查委托书应检查委托书的准确率、及时率,故检查委托书需在当天委托书制作完后及时检查,具体操作参照《委托书检查管理规范》。附则相关文件《营运单据管理规范》《成本改单作业管理规范》《委托书检查管理规范》公司营运部运力保障中心渠道管理组解释本规范。本规范一经实施,相关规范自动失效,恕不另行通知。公司营运部运力保障中心渠道管理组有权对本规范的相关条款进行修改,删除,增减。 xxx物流有限公司

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