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电子文件中心的作用和功能 　　电子文件中心的建设，是我国进入21世纪以后，档案部门适应现代化建设发展，尤其是电子政务的建设形势，在借鉴发达国家经验、应用现代技术与标准，通过自身实践探索开展的一场档案管理模式的变革。它是站在档案信息资源是生产要素的高度，对于档案工作的一种创新，有效地应用了文件生命周期和连续体理论，着眼规避和防范电子政务建设中文件管理风险，构成了档案部门肩负的涉及未来国家发展和民族数字文化遗产保护与利用的战略任务。 　　 　　电子文件中心在电子政务建设中的角色分析 　　 　　电子文件中心是为适应电子政务发展的需要而建立起来的，要了解其作用，首先必须分析它在电子政务建设中的角色定位。实践证明，电子政务的大量成果除了产生经济效益和社会效益外，最终都是以电子文件的载体和形式固定下来，电子文件中心作为电子文件的集中“着陆地”以其社会化、集约化、专业化的特点自然也就成为电子政务不可或缺的组成部分。它在电子政务和档案馆之间担当了“承上启下”的角色。 　　 1、社会化角色。电子文件中心是依托电子政务环境整体规划的，由管理标准体系和集成系统构成。档案部门在网络和公共平台建设上不需要重复投资，作为电子政务的一种综合应用可以充分利用本地区电子政务网络环境、数据交换平台和相应的管理制度，保证电子文件数据流进出畅通；它的服务对象与电子政务完全一致，能够为社会公众、党政机关团体工作人员提供主动、综合的政务信息服务，推进政务公开，保证信息对称，在构建和谐社会中作用积极。 　　 2、集约化角色。电子文件中心实现的目标是实时接收电子政务内外网中流转产生的电子文件，尤其是电子公文，并实行集中保管和提供利用。通过与电子政务网的无缝连接，节约了由于分散管理带来的人力、物力的浪费，有效解决了电子政务建设中长期存在的信息孤岛问题，突破时空限制，打破信息资源整合的瓶颈，为政务信息的发布利用提供了平台，将“信息孤岛”变为“信息大陆”，体现出规模效益，实现电子政务信息资源的高度共享，提高了政府决策的透明度和行政效率。 　　 3、专业化角色。电子文件中心的管理重点是电子文件，既包括与传统纸质文件相对应的字处理文件、图像文件、电子表格等电子文件，还包括元数据、数据库文件、网页文件、CAD图形文件、系统文件及虚拟现实模型等类型。既要满足当前工作的需要，又要保证电子文件的真实性、有效性和完整性，满足电子文件永久保存和法律效力确认的需求，其专业性非电子政务应用单位所关注。 　　 　　电子文件中心的公益性价值和作用 　　 　　电子文件中心从机制上保证了政务公开的持久性和稳定性。政务公开将是由法律固定下来的政府工作要求，一方面是满足不断增长的对信息共享和利用的社会需求，一方面是消除传统载体文件档案利用的不便和低效，需要在实践中由稳定的机制加以保障。《关于进一步加强信息资源开发利用工作的若干意见》的纲领性文件中明确：档案馆为政务信息公开指定场所。在电子政务和信息社会发展环境下，电子文件中心作为档案馆的机制创新载体，将以其高效、节约、便利成为网上政务信息集中公开的法定场所，通过收集、鉴定、保管、发布等程序将政务系统文件资源有机整合起来，达到文件信息资源最集中、最权威、最有效、最长久的效果，通过最大限度的开发利用，满足政府部门和老百姓对政务信息的时效性需求。 　　 电子文件中心作为数字档案馆的核心拓展了档案馆公共服务功能。数字知识时代要求档案馆长期保存国家机构在任何地点产生的、任何类型的、具有查考价值的电子文件，并提供积极有效的利用，这是数字档案馆诞生的基本依据。电子文件中心收集的范围首先就是国家机构产生的公务性电子文件，保存的首先是电子公文等政务信息文化遗产，反映了一个地区政治、经济、文化的发展轨迹，一级政府履行职能的真实历史性记录，保证了党和政府的数字记录遗产仍然能够为现在和将来保存使用，它构成了数字档案馆内容和结构的核心，数字档案馆是它的扩展和延伸。 　　 　　电子文件中心的主要功能 　　 　　电子文件中心系统，除应具备电子文件管理系统的一些基本特性，例如完成电子文件的报收，实现电子文件的审核、发布和利用，提供报收量及访问量的统计之外，还涉及高度的权限分管制度、多种访问权限设置方案、文件防泄漏篡改、大文件与多文件上传、增强多媒体信息发布能力、多点查询、协同工作，和省、市、县多层级电子文件中心互连互通等功能。整个系统应包括两个部分：一部分是依托电子政务内网的电子文件中心管理系统和内网统一查询平台，另一部分是面向社会发布的电子政务外网门户。电子文件中心主要功能可以概括分为电子文件的采集、管理、利用和保存等四个部分。 　　 　　 一、电子文件的采集 　　电子文件的采集必须着重考虑以下两个问题：一是电子文件的采集制度，明确电子文件的采集范围