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企业档案信息资源开发利用的重心探讨-企业管理论文 企业档案信息资源开发利用的重心探讨 王　巍 （神华国华徐州发电有限公司，江苏 徐州 221166） 摘　要：如何做好企业档案信息资源的开发利用工作，本文认为应把握住三个重心：信息意识、库藏档案、检索工具。 关键词 ：企业档案；开发利用；重心 中图分类号：F270；G27 文献标志码：A 文章编号：1000-8772（2014）10-0212-03 “开发信息资源，服务现代化建设”，这是新时期我国档案工作的指导思想，也是档案事业发展的保障。 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。 企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考；在实施技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利用，可以节省人力物力财力，给企业带来巨大的经济效益；在处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非曲直时，它维护企业的经济效益和合法权益；在进行企业资产评估时，它是必不可少的重要依据。企业档案是企业的信息资源和知识宝库，是企业的宝贵财富。不因外部条件的影响而变化，这就为我们开发档案这一重要信息资源提供了客观依据。 如何做好企业档案信息资源的开发利用工作，应把握住三个重心：信息意识、库藏档案、检索工具。 重心之一：信息意识 在企业档案信息资源开发利用工作中，也应掌握以人为本、意识为先的原则。因为，任何新的思想、新的管理方法的引入和推广，都不能忽略人的重要性，又无不以舆论为先导，提高意识为前提。 长期以来，我国档案界对档案和档案工作的认识，基本是停留在一种传统的认识水平上。在档案工作中特别强调保密，重内部管理，轻对外服务，这就使我国档案工作在相当长的历史时期内表现出封闭性的特性，因而甚至有的同志把“档案室”等同于“保密室”。直到1987年，我国正式公布《中华人民共和国档案法》，将档案的开放和公民对档案的利用以法律的形式固定下来，使公民利用档案第一次享有受法律保护的基本权利。但毕竟积重难返，因此，要紧紧围绕档案的开发利用这一主题，可以通过局域网网页、报刊、杂志、板报、广播等多种形式，认真做好宣传工作，以《档案法》为依据，传播档案信息，交流档案工作经验，普及档案知识。 档案管理是一个系统工程，不仅要有一支过硬的档案管理队伍，而且需要全公司广大职工特别是各级领导都具有强烈的档案意识。我们确立了“普及档案知识，增强全员意识，健全考核机制，发挥档案作用”的档案管理工作思路，把学习宣传《档案法》作为“三五”普法的一项重要内容，认真组织学习贯彻，对全公司职工进行《档案法》的学习和培训，使广大职工普遍增强了档案管理的法制观念。《档案法》修改后，又把新《档案法》发到公司领导和中层干部以及工程技术人员手中，适时开展了《档案法》宣传周活动，并利用广播、厂报、闭路电视等宣传工具广泛宣传。在此基础上，组织了全公司档案知识竞赛。我公司还将档案管理进行指标分解，纳入经济责任制，对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。 要利用企业内部的各类新闻媒体，大力宣传档案法律法规、规章制度，弘扬档案工作先进人物的事迹，宣传利用档案所创经济效益或节约开支等贡献。适时利用社会公共新闻媒体，大力培养对外宣传人员，建立激励机制，搞好对外宣传。 通过一系列的宣传教育，增强企业职工档案意识、信息意识，以此培养对档案信息自觉的心理倾向，从而在工作中能够主动去利用档案信息，使有限的档案信息资源发挥其无限的作用。 重心之二：库藏档案 具备完整、系统和丰富的档案信息资源，这是开发利用工作必不可少的物质基础。而库藏档案质量的好坏、完备与否在很大程度上取决于档案的收集工作。因此，在做好宣传教育工作的同时，应在档案工作的规范化、标准化、制度化和现代化上下功夫，要加强档案的征集、催收工作，最大限度地避免档案原始材料的散失，丰富库藏档案资料，使其满足开发利用的需要。 制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。我们着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。首先，我们将档案管理进行指标分解，纳入我公司各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次，我们根据企业档案管理的专业特性，制定了企