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利用信息化手段提高办公效率-办公档案论文 利用信息化手段提高办公效率 文/ 中国石油集团测井有限公司　王宏备　郭杨锋 【摘要】本文就如何利用信息化手段提高我们的办公效率，谈一些经验和体会，以供参考。 关键词 信息化; 数据库; 办公效率; 资源共享 机关工作人员每天都要面对大量的数据、文件以及其他各种材料，其中有电子的，也有纸质的，如果不进行适当的整理、归类，查找起来肯定不方便，资源共享就更难了。工作中，我们一般都会对电子和纸质的材料进行适当整理，但往往查找时还是很费劲，甚至时间久了有些材料都不记得文件名，使用电脑自带的搜索功能都没办法找到。然而，我们只要稍微系统地做些工作，通过EXCEL 表格对工作进行一些必要的记录和管理，配合服务器、网站等硬件软件支持，就可以轻松实现资料表单化、数据化、数据库化，做到查找方便、利用便捷、共享便利，从而大大提高办公效率。 一、利用EXCEL 建立文档数据库，便捷保存、查阅、利用与督办 EXCEL 表格经常用来进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策等操作，对机关工作人员来说，几乎是天天都要打交道，而我们也可以利用EXCEL 表格建立个人工作文档数据库，轻松实现文件存储、查阅和利用。 方法是建立一个EXCEL 表格文件，在文件中从第一列开始依次建立“日期”“一级分类”“二级分类”“目前状态”“文档简述”“链接”“备注”等属性列，通过这些属性列对文档进行描述、跟踪、保存，实现一张表格了解全部工作。“日期”属性很明了，就是文档产生的日期；“一级分类”属性是对文档进行的第一次分类，可以是公司会议、公司文件、公司荣誉，或者是处室活动，又或者是集团文件、集团会议等等；“二级分类”则是对文档“一级类别”的进一步细化，比如公司文件可进一步划分为制度类、任务类、通报类；“目前状态”属性是对文档涉及事件目前的完成情况进行描述，可以是准备中、落实中，也可以是已完成等等；“文档简述”属性对文档所涉及全部工作事件进行简单描述，以备日后查阅时能及时了解整个工作事件的主要情况；“链接”则是本文档所对应的文件资料夹进行链接；“备注”是对需要特殊说明事项的补充。 举例说明，假如公司8 月25 日下发了关于规范公文格式的文件，并且要求9 月1 日起全部按新标准执行。记录可以是这样的：“日期”填8 月25 日，“一级类别”填公司文件，“二级类别”填制度类，“目前状态”填落实中，“文档简述”填公司关于规范公文格式的通知，“链接”下填文件，把对应的文件通过日期编号都放置在一个文件夹里并设置对应的链接。通过这样的记录和文件管理，就可以实现对文档的分类保存、有效链接，便捷对文档的查阅和利用。 通过EXCEL 表格的“筛选”功能，可以对属性里所有的类别进行筛选，通过勾选想要查看的类别，EXCEL 表格就会筛选出该类别情况下的所有工作文档。假如要查看所有的公司制度，只需在“一级类别”下拉框里勾选“公司文件”，“二级类别”下拉框里勾选“制度类”，这样EXCEL 表格就把所有的公司制度都筛选出来了；又或查看“落实中”文档，只需在“状态”下拉框里勾选“落实中”，EXCEL 表格同样就把所有落实中的文档都筛选出来了，以便定期跟踪督办。通过EXCEL 表格的“查找”功能，还可在“文档简述”里对 关键词 进行检索，便捷文档的利用。 当然，可以根据需要适当增减文档属性，也可以对一些特别工作单独建表管理，重点是适合自己的需要，方便自己的工作，从而提高办公效率。 二、利用EXCEL 建立电子工作日志，便捷查阅、统计、总结与考核 工作日志常见的是写在笔记本上，又或者一些专业的云笔记软件，也有的是以写日记的形式记录。这些记载方式都有各自的优点，纸质记录具有不可修改的特性，对于备查非常重要；云笔记软件记录非常方便，可以随时随地在有网的地方记录上传，还可以在电脑以外的终端上实现；写日记的形式记录在内容上更加丰富。但上述的方法都有一个致命的弱点，就是不方便统计工作量。比如秘书岗位要统计今年起草了多少份汇报总结材料，相信在上述的记录方式中都有记载，但是统计时只能是一个个去数，所以说对于总结工作、统计数据不是很方便。同样利用EXCEL 表格来建立工作日志，其效果就不一样了。EXCEL 电子日志功能上主要包含两个部分，一是常说的工作日志，主要记载我们每天都做了什么；二是工作量记录。从形式上主要由四部分属性列构成，第一列为日志生成的“日期”。第二列为“工作日志”，从功能上讲，除填写当日所做的工作外，还需填写年度、月度、周工作计划，以及填写周总结、月总结和年度总结。第三“列”（含一定数量子列）为“当日工作量记录”，填写“当日完成的工作