九十二学第一学期第一次总务会议会议纪录-圣约翰科技大学总务处.doc

九十二學年度第一學期第一次總務會議會議紀錄 開會時間：九十二年十二月十七日（星期三）上午十時至十二時三十分 開會地點：聖公樓三樓會議室 主　　席：孟總務長祥仁 記　　錄：宋麗瓊 應到人數：二十一人 實到人數：十二人 出席人員：詳簽到表 列席人員：游振山、曹傑尊、宋麗瓊、趙文宜、吳慶龍 缺席人員：盧主任明智、張主任瑞慶、許主任陳鑑、林主任長青(病假)、　　　　　陳主任智湧、李主任富雄(上課)、林主任長華(上課)、董組長瑞宏(公假) 壹、宣布開會：十時十五分 貳、校長致詞： 今年八月孟總務長接任總務處工作後，此為本人第一次參加總務會議。總務工作內容複雜，舉凡不屬於學務、教務者皆歸總務處，工作既辛苦又不易討好，此乃本質上頗為不利之處。然正因如此，亦足以藉機大力發揮。各位主任對總務工作感受最深，亦最足以檢視其良窳，請在總務長與各組組長報告後提出各種期望與建議。 參、報告事項： 一、孟總務長祥仁： 自本人接任總務長職務以來，總期望能營造優質之總務工作環境，無論是制度面或橫向之溝通上，過去或有不同之看法，皆可納入未來總務工作改善項目之一，期盼利用此次會議，大家一起參與總務工作之建言及督導，建立溝通管道，共同支持與督促總務工作之推動與進行。尤盼透過整體方向之規劃而重新出發。書面所列重點工作事項，此不再贅言，希望總務處所屬同仁能共同努力，以期積極有效地於最短時間內有創新之作為。總務處與學校整體一致，密不可分，倘各同仁感覺工作窒礙難行，本人固責無旁貸，深信校長亦將給予最大支援，助本處完成既定之改革目標。 二、出納組趙組長文宜： 1.自三月接掌出納組至今已八、九個月，時時刻刻以提昇對學校同仁之服務品質為念。目前已做到將各種款項直接匯入老師、同仁之帳戶，並e-mail告知老師、同仁，讓同仁們無須前來出納組即可快速領取款項。 2.盼儘速建置會計與出納整合之系統，以免某些工作不斷重覆，虛耗人力與時間。 3.教職員薪資系統原有欄位不足，易出狀況，可否經由人事系統電腦化更改部份欄位，俾系統更臻完善。此外，每月印製之薪資表許多老師並未領取，徒然耗損機器，浪費資源，可否將薪資表上網，方便老師查詢。 校長指示： 出納組直接將各種款項匯入老師、同仁之帳戶，讓同仁們免於奔波，殊堪嘉許。關於人事系統表格之改善，隨時可提出，請人事室重新設計。至於出納與合計系統之整合，上次即已請簡主任研擬中，此乃須立刻執行而無須討論者。上次行政會議中總務長曾提及老師薪資明細可否上網，方便老師查詢，部份老師難免有擔心駭客入侵、穩私被侵犯之疑慮，實則本校老師薪資皆有明文規定，皆光明正大，無秘密、無暗盤，直接上網e-mail告知老師，應不成問題，可請簡主任設法解決。 （趙組長建議：e-mail問題較多，不妨考慮以公文電子系統上網查詢。） 三、文書組宋組長麗瓊： 1.文書組始終按部就班如期完成各項例行業務，如收發文、用印、郵件收寄、文件歸檔等。 2.本組參考幾所科技大學並衡量本校狀況所編列完成之「檔案分類及保存年限區分表」，業經九月九日九十二學年度第一學期第二次行政會議全面修正通過，並讓各單位、各科系再次修正、確認，已於十月上旬發送各一、二級單位，做為公文處理時之參考。 3.目前由本組負責之綜合業務－教育部九十二學年度第一學期技專校院校務基本資料庫，已如期於十底前上網填報完成，書面資料亦已於十一月七日前寄往雲科大。 4.文書組之電子報年初以來已陸續發行四期，預計明年一月出刊第五期，希望各系主任及同仁有空上文書組網頁瀏覽。 對於各單位、各系科皆能配合公文電子交換機制來發文，對提升行政效能助益甚大，亦能提高教育部針對各大專校院電子公文作業效率之調查，謹此深致謝忱。尤其謝謝校長大力支援並以身作則。十二月十五日起教務處之公文校長一律從電腦上作簽核。明年一月一日起公文全面電子化，還請繼續支持，共同推動。 四、事務組游組長振山： 1.自前年接任此職以來，事務組在總務長之機制帶領下，業務日趨健全，效率日益提升。組內人員雖工作繁重，莫不兢兢業業，全力以赴。目前事務與採購無法兼顧、面面俱到，故以採購為主，事務為輔。希望在總務長帶領下，能將事務組甚至福委會之機制建立得更為健全，共同為學校而努力。 2.為提高採購作業效率並配合會計室之結案申報，讓廠商皆能在此期間領到款項(包括以前之款項)。請各系主任將二月底前所欲採購者於一月二日前提出，無論是一般事務或特殊事務，事務組均全力配合辦理。與此相關者為政府補助款、重點計畫報部結案等，請各系提計畫時務必明確地將預算、規格、數量等一併詳細列出，以免造成採購上之困擾，甚至影響時效。關於提案之進度，請各系儘早規劃，並讓廠商徹底瞭解，以促使廠商踴躍報價，並盼各系助理可充分瞭解採購流程，協助老師解決並完成各項案件，俾提高採購效率，會計室亦可順利結帳。 校長指示： 總務處乃全校各單位