中外文件生命周期划分依据比拟探究.pdf

摘要 摘要 文件生命周期理论是研究文件从产生到销毁或永久保存的整个生命运动过 程及其内在规律的文件、档案管理理论。自20世纪中叶产生后逐渐盛行于西方， 引起了人们对其进行深入理论发掘、探讨的兴趣，尤其在电子文件时代更是掀 起了对这一问题研究的高潮。20世纪80年代该理论传入我国，在档案学研究 领域引起广泛的争鸣，其争议的焦点主要集中在文件生命周期划分阶段及划分 依据方面。本文拟对中外文件生命周期的划分依据进彳亍比较研究．就文件生命 周期理论对我困、对电子文件的适应性等问题进行探讨，对近期我国档案学研 究者相关的争论性观点也有所概括，以期深化对这一理论的认识。 全文共分为四个部分。 第一部分介绍文件生命周期及文件生命周期理论的产生与发展，该理论的 意义以及国内外研究状况。文件生命周期理论最初是出于对文件中心这～新事 物的研究，后来，该理论的研究范围扩大到了文件的整个运动过程以及全面管 理。该理论为文件的分阶段管理和全过程管理奠定了理论基础，并为档案工作 者对文件进行前端控制提供了理论依据。文件生命周期理论是西方文件管理理 论的核心，被视为外国现代档案学发展的重要标志。 第二部分分析中外传统文件生命周期的划分依据，详细阐释文件生命周期 理论与档案自然形成规律的异同，以及划分依据多样性对文件管理机构设置产 生的影响。由于研究方法和切入点不同，中外档案学研究者对于传统文件生命 周期的划分依据存在差异。档案自然形成规律与文件生命周期理论十分相似， 对指导我国档案工作实践具有重要作用，但二者并非完全等同。划分依据的差 异导致各国文件(档案)管理机构也不尽相同，主要体现在对半现行文件的管 理上。 第三部分分析中外电子文件生命周期的划分依据及其对“归档”环节、对 档案部门职能的影响。信息时代，电子文件成为中外档案学界重点研究的一个 新领域。电子文件生命周期的划分依据更注重电子文件的管理流程，强调全程 管理和前端控制的重要性，促使文书工作和档案工作逐渐趋于一体化管理，致 !!!壅壁竺鱼型塑型坌堡堡些篓!!塑 使档案学研究者对“归档”是文件与档案的分界线这一说法提出质疑。档案部 门提前介入文书工作阶段，其职能也由原来的保管基地转变为信息控制中心。 第四部分比较研究中外传统文件与电子文件生命周期的划分依据及电子时 代文件生命周期理论的适应性。文件价值形态是中外文件生命周期划分的根本 依据，这为文件生命周期理论的提出提供了主要依据。但电子文件的特性与传 统纸质文件有很大区别，致使档案学研究者对电子时代文件生命周期理论的适 应性产生了质疑。通过对文件生命周期理论、电子文件生命周期理论以及文件 连续体理论进行比较，探寻适应电子文件运动特性的管理理论。 任何一种理论都具有从萌芽到逐步完善的过程。文件生命周期理论自身也 还存在很多局限。各国档案学研究者对之既不能生搬硬套，也不能一概否定， 而应以理性的目光在研究文件运动规律的基础上，有比较地加以借鉴，并不断 地予以发展。 【关键词】：文件生命周期 划分依据 比较研究 II Abstract of1ife ofrecordsisarecords thatstudies The theory meory cycle management movementanditsinherentlawfrom to thewh01elife destroying process producing for has intkwestsince in or