文秘实务与案例第二版 教学课件 ppt 作者 张勇 第四章 一般会议的组织.pdfVIP

第四章 一般会议的组织与管理 第一节 会前准备工作 导入 案例导入： 某单位准备召开一次大型会议，办公厅主任老宋把一切准备工作都作了 安排，也具体组织操办了各项会务工作。到会前检查那天，突然因公外 出。临行前，他反复交代要认真仔细地检查，秘书们都点头答应，可他 仍不放心。大会开展那天，老宋赶了回来。到主持大会宣布奏国歌时， 扩音器里传出的却不是国歌，场面顿时混乱起来，与会者交头接耳、议 论纷纷，本来严肃的脸上露出不满、不屑的神色……原来是音响设备在 会前未做检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑 的声音唱道：“起来——不愿……”指挥与会者唱国歌。人们这才从国歌声 中思想聚集到会场上来。 问题讨论： 秘书在会议筹备过程中应注意哪些问题？ 第四章 一般会议的组织与管理 第一节 会前准备工作 学习新知 一、 确定会议名称 会议名称应当根据会议的议题或主题来确定。会议名称要体现和 强调会议的内容、性质、范围和任务等，同时还便于会议通知、 会场布置、会议记录和会议的宣传报导等。 会议名称命名方式 命名方式 示例 单位名称+会议内容 ××公司第二次职工代表大会 单位名称+年度+会议内容 ××公司2011年度优秀员工表彰大会 时间+内容+类型 2011年度××公司服务项目定价听证会 第四章 一般会议的组织与管理 第一节 会前准备工作 学习新知 二、确定会议议题、议程和日程 1.确定会议议题 会议议题是开会的前提，是会议所要讨论，报告的主要内容. 会议议题主要有三个来源： 一是来自上级机关和领导者根据需要进行制定； 二是来自下级部门提交的，需要以会议的形成研究和决定 的问题； 三是来自秘书向有关部门搜集的本公司的管理活动中需要 研究和决定的事项。 会议议题的形式一般有书面形式和口头形式。 第四章 一般会议的组织与管理 第一节 会前准备工作 学习新知 二、确定会议议题、议程和日程 2.制订会议议程 （1）标题。如“北京××公司客户联谊会议程” 。 （2 ）题注。在标题下方说明该议程通过的日期、会 议名称，题注的内容要用括弧，例如“ （2004年3月 26日第一届教职工代表大会第三次预备会议通过）”。 一般性会议用括弧注明会议的起讫日期，例如， “ （2004年3月26日～3月29日）” （3 ）正文。 第四章 一般会议的组织与管理 第一节 会前准备工作 学习新知 日期 时 间 内容安排 地点 参加人 负责人 备 注 二、确定会议议题、议程和日程 3.制订会议日程 上 午 会议的日程是指会议议程在时间上的具体安排，它 不仅细化围绕会议主题的全部活动，还包括会议过