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对独立学院档案工作思考分析 　　 摘 要： 独立学院作为教育体制的一支新生力量，独立学院的档案管理工作是独立学院工作的基础，也是衡量独立学院教学管理水平的重要标志，也是学院开展教学评估工作的基础和依据。只有转变观念，创新破难，切实采取有效措施，大力提升独立学院档案建设和管理水平，才能更好地服务独立学院和适应独立学院自身发展需要，更好地为社会服务。 　　 关键词： 独立学院； 档案管理； 档案利用 　　中图分类号： G271文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）07-0047-01 　　 　　 一、独立学院进行档案的规范化整理与集中统一管理 　　 独立学院的档案应根据实际需要规范化整理。我院根据《中华人民共和国档案法》、《高等学院档案管理办法》、《甘肃省档案条例》的规定，并结合学院的实际情况进行分类。例如，我院的产品生产与科技开发类的档案材料几乎没有，因为我院没有相应的校办工厂等子公司来大批量生产科技产品，如果在类目中设置产品生产类则没有实际意义和价值。所以我院根据上述特殊情况，我们采取有类的档案材料就设置类目，没有的档案材料暂不设置类目。这样，一所独立院校的档案，现阶段一般可以设置十类：党群类、行政类、教学类、基本建设类、财务类、科研类、仪器设备类、出版类、外事类、学生类。 　　 按照学院行政管理部门的要求建立健全档案工作各项管理制度，加强档案管理人员工作的责任心、主动性尤为重要，而且独立学院与公办母体高校档案管理部门的办公驻地相距较远的，移交档案反而不利于自身历年档案的查找利用。所以，独立学院加强自身档案管理工作，既有利于收集档案的齐全完整和集中统一管理，又能够充分利用档案为各部门日常业务工作服务。在提供档案利用中，主要有思政评估、统计评估、财会审计、清产核资、学生参军、毕业生就业等。我们还将学院、院团委历年归档保存的各种奖状、奖杯、奖旗等实物档案全部进行了收集、整理、归档、编目，在学生印制毕业生推荐材料中发挥了积极作用。 　　 总之，独立学院进行了档案的规范整理与集中统一管理，就能更好地利用档案为学院的各项???作服务，充分发挥档案的作用。 　　 二、加强独立学院档案意识和服务意识 　　 如果要提高档案利用率，独立学院的档案工作者必须更新观念，变被动服务为主动服务，树立起独立学院档案利用工作必须服务于教学、科研的意识。因为开展教学、科研活动是独立学院的主要任务，独立学院的一切工作，包括行政管理、后勤服务、宣传保卫等都是围绕这个中心任务展开的，档案工作只有围绕这个中心任务开展，才能最大限度地服务广大师生，从而提高独立学院档案的利用率。因此，档案工作者要从学院的整体利益出发，有全局观念，在完成工作和考虑问题时候，不能仅限于档案部门的小范围，要经常了解和掌握全校教学、科研的发展状况，积极做好教学、科研档案资料的收集、积累、整理归档工作。在此基础上，改进档案信息的开发利用，不断扩大服务范围，深化服务内容，拓宽开发利用渠道，提高自身工作质量，使学院的档案工作在教学科研中起重要作用。 　　 三、提升独立学院档案管理人员素质 　　 首先，提升独立学院档案管理水平，关键是要增强独立学院专职档案管理员和兼职档案管理的责任意识、使命意识、奉献精神和敬业精神。要引导他们用发展的眼光去审视、收集材料，要及时了解、掌握学院各个时期的中心工作，最大限度地利用各种机会，积极主动地做好档案工作，充分挖掘档案的价值，变被动等待为主动适应，尽可能为学院建设和师生的工作多做贡献，更好地为学院教学、科研、管理等工作服务。其次，要强化整个独立学院全体教师的档案意识，通过会议、专题讨论、宣传栏、培训班等多种形式宣传，使全体教师充分认识档案工作的重要性。为此，独立学院档案管理部门要积极创造条件，采取有效措施，加强岗位培训和继续教育提高他们的专业水平；建立健全形式多样的检查、评比、考核制度；针对独立学院档案专管员不稳定的特点，尤其要强化“短、勤、快”定期培训和平时业务指导。 　　 四、建立健全独立学院立卷归档制度 　　 所谓没有规矩不成方圆。其一，要建立完善档案资料收集制度，加大档案资料收集的力度。独立学院作为联系广大教职工和学院之间的纽带，如何收集与学院相关的、有价值的档案资料，是独立学院档案工作的重中之重。这就要求独立学院尽快建立健全从教职工手中收集档案资料的制度，特别是要对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等作出明确规定以确保收集畅通；其二，要理顺内部管理关系。建立档案管理人员的岗位责任制，明确分工，使专、兼职档案员各自负责相应的文件材料收集、整理和立卷归档工作；其三，要加强经费投入，确保档案工作的顺利进行。档案管理涉及的购买胶卷、录音带、录像带等不同档案载体的开支，经学院档案馆馆长审核后，可直接到财务处办理报销