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招标业务协同办公平台管理和使用 　　随着改革开放的深入发展，我国在八十年代中期借鉴国外先进管理模式，引进招投标机制。北京市京发招标有限公司自2001年成立以来，经过近十年对招标工作的探索和研究，逐步摸索出一套适合自己发展的管理模式。随着全行业信息化水平的不断提高，建立起一个局域网内的招标业务协同办公平台迫在眉睫。2009年，公司推出的北京市京发招标有限公司招标业务协同办公平台开始运行。办公平台按照招标业务流程设计运行流程，由综合处、办公室、财务处以及各业务部门共同协作建立数据库，进行数据库管理。办公平台建立之后，可以对所有公司内实际发生的项目进行有效的管理和控制，提高了工作效率。同时，在管理和使用过程中也出现了许多问题，公司也针对不同的问题制定了不同的解决方案。从长远看，招标业务协同办公平台的使用可以大大提高招标工作效率，为企业业务??扩张和发展奠定良好的基础。 　　办公平台的设计主要以招标业务为主，辅以会议室预约、发布通知公告等功能。各业务和职能部门都可以通过平台进行会议室预约，已预约的会议室将不得作为他用，节约了部门之间协商协调预约会议室的时间成本，解决了预约撞车等问题。利用平台，职能部门可以发布与公司业务活动有关的上级部委文件、新颁布的政策法规等相关信息，无纸质版达到了低碳环保的目的，也解决了以往纸质文件发放的滞后性。 　　下面主要说明公司主营业务――招标业务的设计。经过公司几年的探索和研究，总结出一个项目招标工作全过程所包含的十七个环节。招标业务协同办公平台的业务管理自公司和顾客签署代理协议开始，经过发放协议编号、协议盖章、发放招标编号、发布招标公告、投标报名、资格预审、发售招标文件、踏勘现场、答疑截止、抽取专家、投标开标、评标、中标结果备案、中标结果公示、发中、落标通知书、服务费、合同备案等十七个环节，至项目档案归档完成时结束，所以业务平台的逻辑关系就按照这十七个环节进行设计和使用： 　　一、发放协议编号。公司和顾客签署代理协议后，由业务部门在平台上录入“委托协议登记表”并生成《资格预审文件审核表》、《项目策划书》等文件，顾客审核后在《资格预审文件审核表》上签字盖章进行确认。业务部门带顾客签字的《资格预审文件审核表》向综合处申请协议编号，综合处经过确认后按顺序发放协议编号并在招标业务平台上登记备案。 　　二、协议盖章。备案完成后，招标业务平台自动生成招标协议，经过业务部门负责人和公司主管领导签字确认之后，业务人员将招标协议送至办公室，由办公室盖章确认后录入协同办公平台。 　　三、发放招标编号。综合处分配协议编号后，业务部门根据已签字盖章的协议和项目实际情况，向招标业务平台内录入项目内容，确认无误后向综合处申请招标编号，由综合处在协同办公平台中进行备案登记。 　　四、发布招标公告。确定发布招标公告日期后，业务部门将发布招标公告日期录入协作办公平台，并打印招标公告。 　　五、投标报名。根据招标公告内容，业务部门将投标报名的开始和截止日期录入协作办公平台，并根据《投标报名表》对投标人信息进行登记。 　　六、资格预审。业务部门向平台内录入出售资格预审文件的开始和结束的日期，并进入“资格预审登记表” 页面将入围的投标单位信息进行录入。 　　七、发售招标文件。在“发售招标文件”处确定哪些已经发售标书，在“发售招标文件”处被确信发售了招标文件的单位才有资格入选合格投标单位，才有可能被确定为中标单位。 　　八、踏勘现场。有必要进行现场踏勘的项目则录入并确认时间、地点等内容，否则此项可跳过。 　　九、答疑截止。业务部门根据需要召开标前预备会，向协同办公平台内录入预备会内容后形成《会议记录》，保存后直接生成打印，并填写答疑截止日期，在截止日期之前对入围投标人的质疑做出书面的答复。 　　十、抽取专家。答疑截止后，业务部门进行开标评标的准备工作，向协同办公平台内录入抽取专家时间，专家应在5名以上并从专家库中随机抽取。 　　十一、投标开标。业务部门工作人员从协同办公平台内打印出开标时所需的《投标记录表》、《开标会签到表》、《开标记录表》等表格，在投标开标会的过程中进行填写并由参与会议的人员进行签字确认。开标会所需会议室可以通过招标平台中的“会议室预约”功能进行预订。 　　十二、评标。业务人员确定评标日期后应当申请评标室，在招标平台上登记评标主持人、会议时间、会议地点等内容。 　　十三、中标结果备案。开评标完成后，业务部门将中标结果交由综合处进行备案并进行信息确认。综合处确认完成后，业务部门将不能在招标平台中修改项目信息。 　　十四、中标结果公示。综合处备案登记后，业务部门将中标结果交由办公室盖章，并在信息系统中点击已签章； 　　十五、发中、落标通知书。业务部门确认中标结果后，在招标平台上填写“中标通知书登