现代企业办公室服务职能与执行力探析.docVIP

现代企业办公室服务职能与执行力探析 　　[摘要]规模化、多元化和集团化的现代企业对其内设的办公室在强化政务、搞好事务、规范服务、督办执行等方面提出了更高的要求。工作外延也大为扩展，内涵更加丰富，这就要求企业办公室要从服从于企业发展大局出发，注重工作绩效和工作水平的提高，强化督办协调功能，拓展执行力管理的职能。 　　[关键词]办公室；服务职能；执行力 　　 　　一、目前企业内的办公室常见的一些问题和根源分析 　　 　　1.重事务管理而轻政务。办公室整体工作多满足于日常事务性工作，如日常接待与会务接待，印鉴管理，电话管理，收发通讯，车辆，档案，打字复印等管理。满足于领导怎么说就怎么去做，上级安排一件事就做一件事，在为领导当好参谋和助手的工作理念和具体方法上缺乏系统思考，在构想企业发展的大计，为领导科学决策提供信息上缺乏系统分析，甚至没有作为。 　　2.重服务上级而轻服务基层。许多人认为办公室工作仅仅是服务于领导，很多时候都是认为只要领导交办的眼前事情做完做好就行。同时以“忙”为借口，不急、不管、不问、不深入了解基层干部职工的需求和社会对企业的需求，对待基层来人不够热情，协助工作不够热心。“首办负责制”停留在嘴上，更谈不上如何具体地为基层提供服务。 　　3.重下达而轻上传。办公室人员往往认为办公室是机关中枢，是指挥机构，只要把领导的指示以文件或通知发下去就行，忽视或不肯先向基层的干部职工征求工作意见和建泌。造成制订的许多办法和措施，常常得不到基层干部职工心悦诚服的执行。 　　4.重措施制定而轻创新性工作。办公室的工作措施基本上是延续以前年度的工作措施，依样画葫芦，其管理方式也基本是按照岗位职责上面规定的主要事项而进行。办公室没有根据时间、地点、人员、机构、工作要求和社会形势等客观环境的变化而完善相关措施，更没有提出新颖的创新举措来提高工作效率。 　　以上问题的存在，形成了目前办公室工作的按部就班和办事效率较低的直接后果，直接影响了办公室工作整体质效，究其产生问题根源主要有四点： 　　一是观念陈旧、思想认识不到位。办公室人员没有充分认识到办公室既是一个行政机关，也是一个指挥机关，更是一个服务机关，对办公室工作在企业管理中的重要地位和作用认识不足。现在的办公室多注重行政事务，忽视了指挥和服务功能。作为指挥机关，它需要具有协调全局，协调内外和前瞻性工作的思想意识和工作举措。作为服务机关，应主动积极地深入了解基层干部职工的需求和社会对企业的需求，为领导建言献策。办公室工作的好与不好将直接关系到一个企业的发展和生存问题，它所提供的信息和资料往往直接影响到上级领导的决策和各项制度的制定，同时上级领导的意图也是通过办公室加以下发、布置和落实。 　　二是个人成才环境受到限制。办公室按照岗位设置，从事具体的业务同其他部门相比很难出成果。虽然常年累月地加班加点，忙忙碌碌，最终奉献的是总结报告、领导讲话材料以及其他具体事务。其他部门的一项具体工作稍加总结就可能是一项成果，可以参加评审、可以立功、也可以发表论文。在职称评聘、干部晋级量化考核上体现出了差距，同等条件下会失去许多成才的机会，直接影响到了工作积极性，常表现出“老面孔、老调子、老套路”。 　　三是办公室人员待遇相对较低。办公室工作不像一线工作那样容易出成果、出效益，从事一线工作的人员，出点成果、效益就有奖金，逢年过节也会有红包拿。在办公室工作的人员虽然事务多、头绪多、加班多等，与一线人员相比再努力干也看不出有什么成果或效益，因而很难得到局外人的认同。 　　四是人员技能不能满足工作需要。企业办公室工作覆盖面宽，业务项目多，工作要求高，办公室人员需要具有较宽的知识面和专业技能基础，比如文秘、信息、保密、档案、督办协调、外联接待等工作，都需要相当的工作水平和工作技巧，目前绝大多数企业的办公室人员基本上都不是专业学校或对口专业毕业，从事日常工作主要靠经验、靠积累，现代企业管理知识严重匮乏，这都影响着办公室整体工作能力和工作水平提高，制约了办公室职能的发挥。 　　 　　二、放大办公室的服务职能是现代企业发展之必需 　　 　　当前企业正处于激烈的市场竞争和生存压力之中，处于为适应市场而深入进行的改革和调理之中；处于各种矛盾的纷繁交织之中；处于向现代企业的迈进之中，面临大量的新情况、新问题。 　　1.办公室作为企业的办事部门，其工作的出发点和落脚点，必须要定位在适应市场要求、促进企业发展上 　　首先，办公室在职能发挥上，要由单纯的服务向主动超前地研究问题。具体说来：一是要紧紧盯着全局目标实现中的重点、难点、热点、敏感点问题思考、设计和开展工作；二是要广泛及时了解企业各个方面的动态，及时地掌握信息，为领导决策提供智力服务；三是要根据中心工作的需要和领导所关注的事项，把握重