kk科档按“件”装订的编目.docVIP

科档卷内文件按件装订的案卷编目 1、页号的编制 ▲ 单份文件，应按件编制页号。（已编有页号文件的无需重新编写页号） ▲ 凡有记录信息的页面都要编写页号。正面在右上角、反面在左上角用铅笔编写） ▲ 已装订成册的文件材料（并认为是1“件”的），其中的文件已经按件或按册编有页号的，均无需重新编写页号。（编制卷内目录时，直接填写这“件”文件的总页数即可） 2、件号的编制 ▲ 以件为单位装订的文件，应在文件首页的空白处，用红色印泥加盖档号章，并填写档号（此时实际上是归档号，以下同。应用铅笔填写）、序号。 ▲ 图纸应在标题栏附近的空白处加盖档号章。 档号章式样： 档号 序号 J·3·01-23 11 3、卷内目录的编制 注意点： ▲ 页 数：应填写每件文件的总页数。 ▲ 责任者：填写文件形成者或第一责任者。 ▲ 归档号必须填写（可随目录打印）。档号栏暂空。示例： 卷 内 目 录 档号： 归档号J·3·01-23 序号 文件 编号 责任者 文件题目 日期 页数 备注 2010 0303 4、卷内备考表的编制 示例： 卷内备考表 档号：J·3·01-23 互见号： LX-05（录像档案） 说 明：文字材料 21 件，110 页；照片 × 张； 图纸 15 张。 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 注意点： ▲ 档号，用铅笔填写。 ▲ 立卷人、检查人必须签名，不得盖章或代签。 ▲ 互见号，填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型（用铅笔填写）。该项是选择项目，无则空。 ▲ 表中加粗的文字可随表打印，其余手工填写。 5、卷盒(案卷)封面的编制 示例： 档 号：J·3·01-23 淮安涟水机场 油库及航空加油站工程 开、竣工文件 立卷单位 淮安民用机场有限责任公司 起止日期 2010年3月14日—2010年9月8日 保管期限 永 久 密 级 注意点： ▲ 档 号：分类号之间用“· ”间隔，分类号与案卷号之间用“-”连接。（组卷时用铅笔填写，移交建设单位后，由其档案室统一正式填写） ▲ 立卷单位：应填写负责组卷的部门或单位。 ▲ 起止日期：应填写卷内科技文件材料形成的年月日。 ▲ 密 级：填写卷内科技文件材料的最高密级。 6、卷盒(案卷)脊背的编制（档号栏的虚线为标签线条） 示例A： 示例B： 示例C： （保管期限） 该行 （保管期限） （保管期限） 档 号 档 号 档 号 （可暂空） 以及 （可暂空） J3·01-23 J·3 J 01 集体 3·01 23 23 案卷题名 该行 案卷题名 案卷题名 注意点：档号（归档号）用铅笔填写或打印粘贴。填写方式可选择示例A、B、C中的一种，并保持统一。 附： 1、以件装订的相关要求 ▲ 小于A4纸的较小材料的处理：幅面较小的单张材料（如产品合格证等），应采用“点贴法”相对集中粘贴在A4纸上，保持其原样并不影响查阅。档号章盖在A4纸空白处，并注明合格证的数量等。 ▲ 图纸一般不装订，组成档案保管单位（组卷）后的单张图纸应按照GB/T10609.3《技术制图 复制图的折叠方法》进行折叠，加盖档号章后，依次装入档案盒。 ▲ 单份文件装订材料应符合档案保护要求，保持统一。 ▲ 破损的科技文件材料应予以修复。 2、案卷目录的编制 示例： 案 卷 目 录 序号 档号 案卷题名 总页数 保管期限 备注 1 J·3·01-01 淮安涟水机场工程 机场油库及航空加油站工程 施工组织设计及方案 … … 2 …… …… … … 3 J·3·01-23 淮安涟水机场工程机场油库及航空加油站工程竣工图 4 注意点： ▲ 档号中，无论那一级分类号发生变化，案卷目录则必须换页，重新开始著录。（表中题名两种填写方法任选一种） 5