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关于如何开展高校档案管理工作探讨 　　摘要:档案管理工作是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理集教育、科研、信息管理于一体,是高校建设和发展中不可缺少的一项长期性、重要性、基础性工作。因此,在新形势下,如何扎实稳妥而又积极创新地开展高校档案管理工作显得尤为重要。 　　关键词:高校档案管理信息化管理模式 　　 　　高校档案是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料,通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、组卷、编码和排列等工作,形成了可供查找利用的档案。高校档案真实地反映了学校各个时期的面貌,对于学校编史修志和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益,有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用,尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案,对于发展教育事业,服务经济建设具有很高的开发利用价值。因此,在高校建立统一保管的档案工作实体对档案实行统一管理,就便于对本单位各门类档案从管理制度、规范要求等方面进行统一领导,促进档案信息资源的综合开发,同时有利于促进档案整体的标准和档案管理的现代化,有利于实现信息共享。 　　一、高校档案管理工作的重要性 　　1、高校档案管理工作是学校重要的基础工作之一 　　高校档案管理工作是学校信息管理中的一个重要环节,是高校知识生产十分重要的基础工作,对高校总体工作起着十分重要的作用。根据《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的有关规定,高校档案管理工作的主要环节有收集、整理、保管、鉴定、统计与利用等六个方面,这六个方面对档案管理工作来讲是缺一不可的。因此我们应从多方面加强档案管理工作,思想上高度重视,充分认识到档案管理工作的重要性,确保档案的齐全、完整、万无一失。 　　2、高校档案管理的规范化是学校整体管理规范化的重要组成部分 　　高校管理规范化,是高校的管理工作按照规定的程序、标准进行,它是高校管理科学化、有序化的必然要求。高校档案管理规范化是学校整体管理规范化的重要组成部分,它要求学校组织结构的各层级???各部门及专兼职档案人员从档案的收集、鉴定、整理、保管到信息开发和利用服务等各个环节都按照规定的程序和标准进行,避免主观随意性,保证档案收集齐全、整理规范、保管安全、检索利用便捷高效,同时对教学、科研等各项管理的规范化起推动和促进作用。 　　3、高校档案管理工作是信息资源开发利用的需要 　　随着社会信息化程度的深入,档案信息资源备受人们关注,社会对档案信息的依赖程度越来越高,而且更需要提供一些及时的、系统的、全面的档案信息服务。对于档案部门来说,信息化是一项全新的工作,是一个系统工程,是档案工作一次质的飞跃。纸质档案的出现对人类文明的迅速发展起到强有力的助推作用,而电子档案以其高密度贮存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点,具有很强的生命力。如今,要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃,档案工作将面临“脱胎换骨”、“凤凰涅檠”,其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。 　　4、高校档案管理工作具有反馈作用 　　高校档案管理工作在高校的发展历程中起着很重要的反馈作用。档案管理部门根据收集上来的档案资料能随时发现工作中存在的问题和不足,可以及时反馈给有关部门,力争在最短的时间内获得最有效的解决。这样才能使档案管理工作做到上下结合、左右贯通,发现问题及时解决。 　　二、高校档案管理工作中存在的问题 　　1、档案意识不强 　　长期以来,一些高校的领导认为高校的主要工作是教学、科研。档案工作无足轻重,加上档案自身保密性,利用滞后性等特点,高校师生员工普遍对档案工作缺乏足够的了解和认识。档案意识不强。有些高校在校人数已达万人以上,按照有关文件的规定应设处级管理机构,可是其档案管理机构还是一个非专职的科级单位。致使档案工作的管理不得力;校内各部门也常因归档立卷不及时造成资料积压甚至丢失。这些都使得高校档案工作长期处于地位不高,责任不轻,难度不小的境地。 　　2、档案管理信息化水平不高 　　一是信息化建设标准化水平低。由于历史的原因,高校档案馆建设各走各的路。目前研制出的不少档案系统应用软件,都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。二是数据库建设滞后。各高校档案馆建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。三是缺乏统一的网络化协调机构。由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属于不同的主管部门,这使得高校档案馆形成了条块分割、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。 　　3、档案管理人员整体素质偏低