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高校行政公文写作要素分析 　　摘要:行政公文是国家机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公文活动的重要工具。行政公文写作主体、客体、载体、受体的特点和思维过程,决定了行政公文的实用性、规范性、简明性特征。 　　关键词:高校;公文;要素 　　中图分类号:G642 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2010)23-0242-02 　　 　　国务院明文规定:“行政公文是国家机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公文活动的重要工具。” 　　高等院校也和一切党政机关、社会团体、企事业单位一样,公文是高校办理有关贯彻党和国家的方针、政策,制定规章制度,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验等公务所形成的具有一定体式的书面文字材料,它直接服务于学校的教学科研等各项工作。这就决定了高校公文具有:(1)领导和指导作用。???文是校党委和行政实现对各部门、单位的领导和某些工作的指导的重要保证。(2)公务联系作用。即上情下达,下情上报。(3)宣传教育作用。通过办文对师生进行思想政治教育,提高教育教学质量。(4)规范和制约作用。在有效的范围内将对学校各方面的工作和各种活动起着规范和制约作用。(5)凭证和记载作用。公文在完成它的现行作用之后,将立卷归档,成为文书档案,对以前的工作起到记载、凭证的作用,供以参考。 　　有效实现公文写作的规范化、制度化、科学化,对提高学校管理水平和教育教学质量有着非常重要的意义。 　　一、写作主体 　　1.1要素分析 　　行政公文的写作主体是制发公文的行政机关。公文是行政机关为行使行政职权而制发的,往往以机关名义或者是机关领导人的名义制发,即使以机关领导人名义制发的公文,也并不代表领导者个人,而是代表法定机关,体现法定机关的职权和意志。写作主体往往不是一个人,而是一个群体。一般公文写作都要经过领导交拟、执笔者撰写、部门审核、领导鉴发等环节。因此,公文写作在严格意义上不是个人写作活动,而是凝结着群体的劳动和智慧。代表行政机关负责执笔起草的文秘人员只是代机关立言。因此必须运用整体性思维,在写作过程中,充分考虑发文代表的机关或领导人、发文的缘由、发文的方式以及最终要达到的效果,了解并掌握各类公文的作用、格式、适用范围、写作特点,根据发文内容确定采用的文种,收集、阅读、研究有关的文件材料,拟出写作提纲,认真起草正文,反复检查修改,按照要求完成相应的写作任务。 　　1.2思维特点――换位思维 　　所谓换位思维,是指站在他人立场上,设身处地替他人思考的一种思维方式。在公文写作中,作为代言人,文秘人员要采取换位思考方式,就是说要站在被代言的政府机关的立场上去思考问题。公文写作往往要体现领导意图,这时公文撰写者需要站在领导者的角度通观全局、分析问题。只有明确自己代言的具体角色,了解这个角色的工作职权、工作目标,了解自己在公文撰写中主观能动性可以发挥的程度,才能进入并把握好角色,写好公文。 　　二、写作客体 　　2.1要素分析 　　行政公文的写作客体即行政公文的内容。行政公文在思想内容方面应该政策性强、针对性强、科学性强。政策性强指的是思想观点正确,准确体现党和国家的方针政策;针对性强指的是有的放矢、切中要害;科学性强就是反映工作的实际情况和客观规律,实事求是,能够及时指出问题、分析问题、解决问题,经得起时间和实践的检验。行政公文一般是传达贯彻党和国家的方针政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导布置和商洽工作,报告情况交流经验等等,具有权威性,这些内容一经写进公文,就不能轻易改变。 　　2.2思维特点――策略思维 　　采用“策略思维”,就是要在明确自己的行文目的后,综合考量当时的政治气候,权衡政策法律环境,站在全局的高度来看待自己的意愿和要求,最大限度地吸收与之相关的信息,来修正和补充自己的决策和判断。为了最后实现自己的发文目的,在依法行政的大前提下,考虑为什么要说、说什么、怎么说、说了有什么效果,虑及时代发展进程和社会政治大背景对行文目标的具体影响,既要实事求是又要权衡取舍。文秘人员在接受写作任务后,首先要对写作客体进行深入的了解,以弄清工作或生产生活中存在问题的基本情况;然后要对这些情况进行深入地分析研究,以掌握其产生的原因和发展的规律,探讨解决问题的重要性和必要性;最后要在此基础上具体考虑如何开展工作或解决问题的要求措施。在行政公文写作中采用“策略”,就是更多地顾及现实存在的实事背景、政策背景、文化背景、经济背景、道德背景等等,对写作禁忌回避和化解,回应时代的召唤、社会的规范、群众的呼声,在发文目的与社会要求间进行综合平衡,以做出正确的写作决策。 　　三、写作载体 　　3.1要素分析