第三章_秘书的一般能力与特殊能力.pptVIP

参考：本题的最佳选择是C。 选A之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在公司，只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们不是经常高喊“用户就是上帝”的口号吗，为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢？对方可能越想越生气。所以，尽管于雪回答的语气委婉，态度谦恭，但她这样的回答仍然是不合适的。 选B也不合适。对方可能觉得自己急得火烧眉毛了，还要等到十二点钟，那心里肯定不是滋味。 选D明显不合适，因为公司有规定，领导人开会时一般不接电话，于雪未经孙总同意就答应对方，那不仅违反了公司规定，而且是非常草率的，如果孙总不来接电话，那她又如何答复客户呢？ 选E也是不合适的，于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不愿意接他的电话或者是在有意回避他。如果对方出现猜疑，那就不利于双方今后的合作。 选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄汇报，听取他的指示，如果孙总认为事情不急，不愿意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗？”如果孙总愿意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。这样回答于雪就可以做到滴水不漏，进退自如。 第二节 秘书的表达能力 一、表达能力的涵义 秘书的语言表达能力是秘书的一项重要能力，也是一种基本功。语言能力反映人的思维能力、社交能力、以及性格、风度。一个人在工作组织会议、参谋献策、撰写文件，上传下达工作指令，接待来访，参加社交活动，发表演讲和个别交谈……都需要语言表达能力。 二、表达能力的作用 案例：业务经理的非难 市场部要求元旦搞促销的报告由秘书于雪送到总经理那里已经有三四天了，但由于马上要召开董事会，总经理根本没时间批复。这天上午市场部的副经理来到于雪的办公室，质问她办事为什么这么拖拉，不赶紧总经理把报告批了。 面对市场部副经理的话，于雪应该如何回答？ 现在于雪有这么几种选择： A、“您没看老总天天在开会吗？他哪有时间！” B、“好，我帮您催催！” C、“我早就把文件送过去了！” D、“我又不是老总我怎么知道？” E、“您要是急您自己去找老总呀！” ?? ?对于以上几种选择，你认为哪种选择比较合适？这个过程中最能突出秘书的哪种特殊能力？ 参考：本题的最佳选择是B。 选A不能说错，因为它如实反映了事情的真相，但作为一个职业秘书，这样做对自己的要求又太低了：一是不能用这种冷淡的态度对待别人，更何况对方的职位比你高；二是对待这种比较紧急的文件，作为秘书应该想办法让老总急件急批，没有做到这一点，也可以说是种失职。 选C是种典型的敷衍塞责行为，因为这样仅仅是把自己当作简单的“传声筒”或“邮差”。 选D是一种态度比较恶劣的行为，用这种态度说话，不仅忘了自己的职责，更重要的是这种无形的优越感迟早会让自己在公司面临四面楚歌。 选E与选择D差不多，只是态度更加恶劣一些罢了。 选B之所以最合适，是因为于雪在对方有明显误解甚至不太友好的情况下，没有与对方“对着干”；态度积极，不仅可以在无形中化解对方的怨气，而且也给了对方的面子，因此，至少可以保证矛盾不会激化，维持了双方和谐的关系。至于能不能让老总尽快把文件批下来，那是另外一回事。 三、秘书的表达能力及基本需求 秘书工作者的表达能力也是有其职业的特定要求的。一个优秀的秘书人员的表达能力要符合下列要求： 要准确：秘书人员无论是说话还是起草公文，都必须做到准确。在表达中不论是选字用词、判断推理、多种综合，还是阐释观点、表述意见、引用材料，以至语气的把握，标点的使用，格式的安排，都必须准确无误、无懈可击 要严密：秘书的表达要做到严谨周密，不能出现遗漏，丢三落四。秘书要充分了解表达对象的特征，准确把握对方的意图和需求，充分认识语言表达的环境，讲究表达的时机和方式。 要简明：善于抓住实质性的东西，在准确严密的基础上，用简短的语言叙述出来。无论是口头表达还是书面表达，都要力求用最精练的语言，表达出最必要的内容，做到“文约而意丰”，“言简而理周”。罗嗦冗长，是秘书表达的大忌。 要迅速：秘书活动时效性强，在写作时要练就“出手成章”、“出手一篇稿”的快速写作能力。口头表达也同样需要口齿伶俐、流畅清晰、应对及时。 四、秘书良好的语言表达能力具体表现在哪些方面 一个人的语言能力主要表现在语言的分量、语言的逻辑性和