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浅谈高校档案管理中存在问题及对策 　　【摘要】 高校档案是高校事业的重要组成部分，是衡量一所高校教学质量和管理水平的标志。本文首先分析档案意识、管理体制、档案人员素质等影响高校档案的管理工作，同时从增强档案意识；改善档案保管条件，加强设备投入；重视档案材料的收集、归档工作，加强档案的规范化管理和服务；提高档案人员的素质进行阐述，从而确保高校档案管理工作的科学规范。 　　【关键词】 高等院校 档案管理 问题分析 对策研究 　　【中图分类号】 G271 【文献标识码】A 【文章编号】 1001-4128（2011） 09-0257-02 　　 　　1 前言 　　改革开放三十年，我国的教育事业发展令世人瞩目，特别地方高等教育的发展更为迅猛，有力地推进社会文明、科技发展、民众素质的提高，为地区经济建设和社会发展作出贡献。 　　高校是集教学、行政、科研与发展等为一体的综合性教学管理体系。近十年，嘉兴的高等教育有长足的发展，有力地推动经济快速发展。随着嘉兴高校教育事业的飞速发展，高校档案的作用被大家所认可。档案管理是高校工作规范化和科学化的具体体现，是反映高校教学职能活动的真实记录，也是衡量高校教学质量及管理水平的重要标志。 　　2 目前嘉兴高校档案管理中存在的问题 　　当前，嘉兴市区现有高校六所，都设立了综合档案室，配备了专职档案管理人员和兼职档案管理人员，对不同类别的档案，按照国家档案局制定的标准进行收集归档。随着网络的新技术、新方法、新理念在高校档案管理工作中的运用，高校档案的传统功能也相应发生变革。为了适应档案信息化的推广和电子政务的要求，高校根据政府要求配备档案管理软件，改变过去纯手工操作方式，实现文档的电子查询和检索。嘉兴高校的档案工作正趋向规范化、信息化。然而，档案管理实际运作中还存在诸多弊病。 　　2.1 重视程度不够 档案管理意识淡薄 　　当前，嘉兴高校档案工作的领导重视还不够，档案管理的意识较淡薄，教职工对档案工作的重要性认识不够。这是高校档案管理存在的主要问题。 　　高校领导和档案管理人员认为档案工作只不过是管理承办过的文件而???，没有时间支考虑档案资源的研究、开发和利用。有的高校档案法律法规宣传学习不够，学校领导对档案综合管理的必要性缺乏正确的认识，对档案工作的重视仅仅停留在口头上，没有真正把档案工作纳入领导的议事日程，列入学校年度工作计划和各职能部门的工作职责范围，仅仅满足于保管好文件，能通过档案部门的年检就好，形成了档案工作“讲起来重要，做起来次要，忙起来不要”的局面。有的学校的档案管理状况往往是没有统一制度, 文书处理不规范，造成各门类档案材料分散保管、归档不全、迟迟不归，档案材料残缺不全，档案管理分散零乱，管理手段落后，保管条件差。 　　2.2 管理体制不全 文件材料收集不全 　　高校档案一般分为文书档案、科技档案（即教学科研档案）、会计档案等类别，应由综合档案室统一保管。目前，高校除了设立综合档案室专职管理人员以外，也在人事、教务、教学、财会等职能部门设有兼职档案管理人员。但是，由于没有实行统一的标准化管理，致使档案材料收集装订形式各异。而各职能部门为各自查阅、管理方便，对有些文件材料尤其是教学档案藏而不送，致使文件材料不齐，有头无尾，给立卷工作带来很大麻烦，严重影响了归档的时限与档案的完整性。 　　2.3 管理人才匮乏 档案人员素质不高 　　档案管理工作是一项专业性、技术性很强的工作，档案人员有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。当前，从档案部门人员的素质来看，一是缺乏新的专业知识，知识结构出现断层现象；二是缺乏现代信息网络化知识；三是缺乏创新意识；四是档案人员结构不合理；五是档案队伍建设不稳定，不同程度地影响着高校档案工作循序渐进地开展。 　　当前，嘉兴市高校档案管理人员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例偏低。他们满足于完成自身的档案工作，没有就档案的收集、归档、装订以及档案软件的使用等工作进行相互切磋，高校间缺乏相互交流学习的平台。档案管理人员则处于信息闭塞状态，对外界工作缺乏了解，缺乏创新意识，这制约了学校档案管理的创新与发展。有的高校档案人员兼职过多，疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，档案人员流动过快，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。因此，完善和强化高校档案的人才队伍建设势在必行。 　　3 当前加强高校档案管理的对策 　　高校档案不仅是记载高校事业发展真实面貌，也是高校教学、科研、管理等各项活动的助推器，她对高校改革与发展起着重要的基础性作用。当前，要做好高校的档案管理工作，必须抓好以下几项工作： 　　3.1 加强组织领导 提高档案意识 　　1、重视档案管理 列入工作计划 　　高校的领导要充分认识到高校档案工作是办好学