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科研档案管理存在问题和对策探讨 　　【摘要】 随着国家对基础研究和科研的重视，高校对科研工作也加大了投入，电大作为成人高校，近年来科研工作也取得了重要成果，但对科研档案的管理有别于人事档案，有其重要的特点和保密需要。现代通信技术的发展，随着改革开发的深入和现代通信技术的发展，泄密事件层出不穷，做好科研档案和管理的工作，尤其是重要科研成果，项目立项等文件资料和档案保管必须严密。本文从科研档案的特点和规律从发，对科研文档管理存在的问题进行总结，提出改善管理和应对保密需求的对策探讨。 　　 一．科研资料管理存在的问题和特点 　　企事业及科研单位都有大量的科研相关文件资料，重要的科研文件和资料都是指科研单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。一方面需要妥善保密保管，另外需要方便根据权限查阅和借还操作。其工作量和管理难度不亚于中型图书馆管理工作，也不亚于档案管理工作。因为普通档案管理不需要考虑资料的级别和查阅的权限。随着信息技术在管理上越来越深入而广泛的应用，机密科研文件资料管理数据库技术已逐步成熟。加强对科研机密科研文件资料的管理研究是一个不断发展的新型学科，实现动态科研机密文档资料保存处理和数据库的更新,为提高工作效率，总结电大科研资料文档管理的特点，以便度对科研文档管理制度化和加强对科研资料的的严格管理。 　　1．保密意识有待提高。国家档案局2006年12月18日发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，从制度上对文件档案实现行政规章的实际规范效用。为各机关单位制定更加系统、完整、科学的文件档案的归档范围和保管方面的期限提供了新的指导和监督，也进一步明确了规范机关文件档案管理制度是各级文件档案领导和管理部门法律上的职责。这有助于文件档案管理部门站在遵守法律的高度，来加强并夯实机关文件档案管理工作，对提高保密意识，对文件和档案资料的管理逐渐重视起来。但整体上来说，保密意识和重要文档的管理仍然处于比较低的水平，这方面需要大力宣传和全社会的保密意识教育，是一个漫长的过程。 　　2．缺少一套专门的科研档案管理系统。在具体操作上没有统一的管理系统，各科研单位自己把控，计算机参与的程度不高。重要科研文档包括科研成果文档、项目立项、论文集电子版和纸质保存、科研学术报刊和学术会议视频资料等,科研文件资料管理是一项非常重要的工作，这不仅保护科研成果秘密问题，还应该方便根据权限调阅和借还等管理。将所有资料集中存储在一个数据库文件中，数据采用压缩储存，并设有密码保护功能，没有密码无法打开数据库，资料的管理采用类似于资源管理器的树型结构，可以很方便地预览、编辑数据。通过树型结构可以将个人资料进行合理分类，便于资料的查询。具有文件的导入、导出功能，所有资料均可导出到文件，也可以由文件导入恢复成数据库存储。因此，开发一套完善的科研文件资料管理研究管理系统就必不可少了。科研单位文件档案管理工作是科研单位保密工作、实施严格管理的重要工作，也是科研单位系统管理不可分割的一部分，工作的的质量与成效，直接影响保密工作的把关和科研单位管理的效率和水平。特别是在实行机构改革、提高工作效率、引入竞争机制的形势下，更新观念，提高科研单位文件管理工作的效率和质量尤为重要。作为计算机应用的一部分,使用计算机对重要科研部门文件和档案进行管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、成本低等。这些优点能够极大地提高管理单位机密文件和档案管理的效率,也是管理朝科学化、正规化,与世界接轨的方向。信息管理系统(简称MIS)是介于信息论，经济管理理论，统计学与运筹学及计算机科学之间的一门边缘性，综合性，系统性的交叉科学，它是随着管理科学，信息技术，计算机技术等的发展而产生和发展起来的。研究和开发一套适合科研单位单位使用的机密文件及资料管理系统是已经非常迫切的工作，也是具有非常现实需要的工作。 　　3.目前的状态。目前科研单位对纸质科研成果的管理工作大多较为随意。但诸如科研成果分类不细致，缺乏科研成果说明标签，未进行分等级管理等情况屡见不鲜，从而导致经常出现科研成果受损、丢失、重复存放、查找不方便等状况，不但影响工作效率，还会影响科研单位严谨的形象。规范和把控科研成果管理大致可围绕以下几个方面，首先是科研成果和档案的分类。分类工作分为两步，第一步是根据科研项目的内容性质，先将科研成果划分为普通或者机密科研成果，机密级别。不是所有的科研成果都可以公开，书面科研成果应根据内容设定受控级别，例如其究竟是普通公开科研成果，还是按照一定级别才可以查阅的科研成果。档案资料类科研成果、内部管理类科研成果等；第二步是在每个大分类下面，再细分不同的科研成果类型，分类越细，以后查找起来就越方便。最后是科研成果存放。在确定科研成果分类表和科