档案管理标准A.docVIP

宁波大榭开发区华益实业有限公司企业标准 QG/DH04·40 为了加强档案的管理，合理地收集、整理档案，有效地保存、利用档案，使之服务于公司各项工作，特制订本标准。 1. 范围 本标准规定了文件资料的形成与归档，档案管理内容与要求，以及检查和考核办法。 本标准适用于宁波大榭开发区华益实业有限公司。 2. 引用标准 QG/DH13·08 《质量记录控制管理标准》 3.定义：无 4. 管理职责 4.1 企管办是公司档案管理的归口部门，负责： 4.1.1 归档资料的分类、编目、鉴定、保密等工作。 4.1.2 档案的依期限保管、保护、销毁及相关部门查询借阅登记管理工作。 4.2 各相关部门负责公司档案资料的形成与归档工作。 5. 管理内容与要求 5.1 档案资料的形成与归档 5.1.1生产活动中形成的科技文件资料，由技品部配合产品试制，负责部门收集思广益、整理后归档。 5.1.2 基建、设备（含车辆资料）施工活动中形成的文件资料，由施工工程项目负责人收集、整理后归档。 5.1.3各项经营管理工作中形成的重要文件资料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责收集、整理后归档。 5.2 归档文件资料的基本要求 5.2.1 必须准确反映企业生产、技术、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 5.2.2 必须层次分明，符合其形成规律。 5.2.3 必须完整，符合公司规定的审查要求等手续齐全。 5.2.4 必须整洁整齐、编制流水页码。 5.3 文件资料的归档范围： 5.3.1 技术方面：有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件；包括外来图样、原材料、半成品、成品检验及产品生产过程中形成的其他具有留存价值的文件材料等。 5.3.2 经营销售方面：有企业经营决策和经销管理的各种文件、合同协议等材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务中所形成的具有留存价值的文件材料等。 ——1—— 5.3.3 设备仪器（含车辆资料）方面：有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试 和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件等。 5.3.4 基建工程建造方面：有工程施工图及预算，工程承包合同、工程质保单，各种施工记录，工程竣工验收、决算等具有留存价值的文件材料。 5.3.5 人事管理方面：有职工个人简历表、登记表、劳动合同、奖励或处分、任免调动、毕业证书、资格证书、培训证书等具有留存价值的材料。人事档案归档范围、要求详见附录A“人事档案归档细则”。 5.3.6 文件管理方面：有上级机关颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件，有本公司颁发各种文件，公司章程、企业标准，岗位职责，公司召开重要会议及有关单位签订的各种合同、协议等具有留存价值的文件材料。 5.3.7 质量管理方面：有公司质量方针、目标、手册和程序文件、ISO9000质量认证申请、审核及证书等具有留存价值的文件材料。 5.3.8 物资供应方面：有物资原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种具有留存价值的文件材料。（留存采购、仓库） 5.3.9财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。（留存财务部门） 5.3.10 其它QG/DH13?08《质量记录控制管理标准》中所列的符合以上条款的质量记录，不符合以上条款的质量记录按《质量记录控制管理标准》要求保存。 5.4 文件资料归档时间 5.4.1 产品试制、技术、基建、车辆资料、设备工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落后的壹星期内，负责部门将应归档的文件组成归档单位，由主管领导批准后，向档案室归档。 5.4.2各项经营管理工作中形成的文件资料： 5.4.2.1 属应归档的质量记录，经部门主管批准后，每半年（6月20日至6月30日；12月20日至12月30日）向档案室归档。 5.4.2.2 其它如合同等文件资料，经主管领导批准后，三天内向档案室归档。 5.4.3 所有文件资料归档需填写DH04?40表1《文件资料归档申请表》，图样归档需填写