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基于Lotus平台高校办公自动化系统设计与实现 　　［摘 要］ 目前企业、政府、学校等部门使用办公自动化系统已经是非常普遍的事了，对于当前师范类高校来说，基于lotus平台，实施符合学校自身特点的办公自动化系统是提升工作效率与学校发展的重要方法。本文阐述了基于lotus平台的高校办公自动化系统设计开发过程，着重介绍了模块设计中的工作流设计，并分析了Lotus平台开发的技术优势. 　　［关键词］ Lotus平台 办公自动化系统 工作流 　　 　　现在对于一般普通高校，个人单独工作几乎是不可能的，协同每天都在发生着，大量的文件申请审批、收发、公文管理、人事管理等等，而这些如果完全依靠人工完成，那工作效率是比较低下的，为此开发一套符合地方高校特色的办公自动化系统是非常有必要的，办公自动化系统依托现有强大的网络功能和电子信息技术，通过数字化办公，可以提高现有文件的申请审???、收发、管理、查询的效率，增强协同办公能力，强化决策的一致性，提高决策效能。办公自动化系统可带来以下几方面的好处： 　　（1）系统建有通信平台，使高校内部的通信和信息交流快捷通畅； 　　（2）系统建有信息发布平台，提供了一个信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、科研动态、公告事项等能够在各部门、领导、职工之间得到广泛而及时的传播； 　　（3）实现工作流程的自动化。高校各部门公文的处理、收发，各种审批、请示、汇报等，具有相对固定的流程，通过实现工作流程的自动化，可以规范各项工作，提高部门协同工作的效率； 　　（4）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并可提供方便查找的手段。办公自动化实现了各种文档电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享； 　　（5）信息集成。高校各部门公文的发布，规章制度的制定，要考虑相关的法律法规、政策政令，这需要查阅大量的相关信息，办公自动化系统将通过收集、整理、分类而集成各类相关信息，方便各部门查阅，提高整体的反应速度和决策能力； 　　（6）实现分布式办公。办公自动化系统可应对高校各校区之间协同办公的需求，系统支持多分支机构、跨校区的办公模式以及移动办公。 　　一、主要关键技术现状 　　实现数字化办公离不开工作流技术，目前国内外比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术。现在随着WEB技术的发展，基于Intranet模式下的工作流软件也越来越多，这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统做消息平台。这样整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方便、并且易于和网上其他业务系统结合。这种技术也和电子商务所使用的技术方向是一致的。因此基于WEB的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。 　　软件协同，这个概念其实由来已久，就是协调两个或者两个以上的不同资源或者个体，协同一致地完成某一目标的过程或能力。而所有有助于协同的软件都可以称作是协同软件。目前高校比较流行的数字化校园，其实就是建立在软件协同这个概念上的，它融合了办公自动化系统，将高校的其他业务也整合到这个系统中，可以更加高效的为教师、学生、行政办公人员、来访用户等相关人员提供信息服务。 　　IBM旗下的Lotus软件，其Domino/Notes产品是当今业界实际上的群件标准。在协作平台市场上占据了绝对优势的领导地位。Lotus Domino/Notes以其独特的高效性和高安全性等特点，越来越被人们重视与接受。目前，它不仅在办公自动化领域取得了绝对的优势，而且开始在知识管理、远程教育和企业知识门户等众多领域得到新的应用。目前在中国已经获得了许多成功的应用。许多国内用户应用Domino/Notes成功部署了大规模的企业级网络。 lotus已经演进了多个版本，从第六版开始，Lotus全面支持J2EE，已经从一个专有的平台级产品转向了彻底开放的业界标准，目前IBM推出了最新版Lotus Domino/Notes R8。 　　二、系统的设计方案 　　1.统一的信息门户平台 　　考虑到办公自动系统将来要作为数字化校园的一部分，所以必须要有统一的信息门户平台，将来可以利用一个信息管理平台，将不同的应用系统有效的组织起来，为用户提供一个统一的信息服务入口。 　　2.统一的用户管理 　　统一用户的身份认证管理，建立统一的通讯录，对所有的系统用户集中统一管理，并通过角色设置，对不同的用户赋予不同的权限。 　　3.办公自动化系统模块设计 　　根据师范类高校公办的特点，可以按照职能划分模块，这样能够达到最佳的效果，如果按照机构划分模块的话，设计的部门会比较多，而且每个部门有相同的工作，会出现模块间内容的耦合情况。