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案例学习1-1 疲惫的管理 李成原是深圳某五星级大酒店的副总经理，在经历多年积累之后，他在2005年回到家乡广西南宁自己创业成立了一家餐饮有限公司。凭着多年的工作经验，企业很快得到了发展，员工达到500多人，并且新开了三家连锁店。随着组织的扩大，李成对企业行政组织结构进行了设计：办公室负责制定管理条例、办公物资采购、公司文件管理、车辆管理；财务部负责日常资金催收、成本费用核算；采购部负责生产原材料采购；人事部负责员工招聘考核；营销部负责日常餐饮服务和厨房管理；另外，企业专门招聘了三位副总经理分别在三个新设的连锁店进行监督管理。尽管如此，李成依然非常忙碌，他奔波在各个店面之间，会在任何时候直接安排员工解决他发现的问题。他每天需要花费两个小时为企业的报销单签字，一个小时同普通员工谈心，一个小时做计划安排，其他还有很多临时性问题等待他来处理。虽然李成事必躬亲，累得一塌糊涂，但三个副总确抱怨他们难以有效的指挥安排工作。李成不明白，到底是哪里出了问题？ 案例学习1-2 最佳行政助理 罗塞娜·博得斯基，是美国通用公司前CEO杰克·韦尔奇的高级行政助理，跟随韦尔奇长达15年之久，被誉为“世界第一副手”。在与韦尔奇搭档之前的12年中，她担任过通用各个领域的行政职务——国际人力资源，行政管理和组织规划。 在最具挑战性，高度曝光的企业环境中工作，没有人比她更了解分清轻重缓急，代表老板决策，每天筛选成堆的数据和信息，以超常速度完成多项任务，在压力下保持大度。以下就是罗塞娜·博得斯基在十几年的工作生涯中，慢慢积累出来的一些行政助理工作经验： 1．收集、查询上司所需的各方面信息； 2．将文件与信分门别类放好，并记住他们的位置； 3．随时整理好上司的书桌； 4．废纸检查，确认没有丢掉有用的信息； 5．用黄色荧光笔为文件作标注； 6．将每天的日程简化为一页摘要； 7．随时掌握关键管理人员的行踪； 8．掌握旁听电话的技巧； 9．一件事务一次处理，坚持到底不拖沓； 10．及时处理邮件，筛捡出重点的部分； 作为全球最大公司的CEO，韦尔奇是如何操控自如的？了解罗塞娜·博得斯基的工作方法，也许就是答案。成为一名成功的企业行政管理者，要高效的处理琐碎而繁杂的行政事务，具备优秀的素质并养成良好的工作习惯是十分重要的。 案例学习2-1 企业领导的“工作观” 西南某著名酿酒企业的领导非常重视企业行政办公室综合职能作用的发挥，并形成了有独到见解的“工作观”。他认为：企业行政办公室的工作不但涉及到企业的经营决策、生产管理、技术合作、涉外经营等具体事务，还涉及到企业的会议组织、对外联络、文件收发、礼仪接待、员工差旅等具体工作。这些工作既复杂繁琐、又关键重要，是企业整个行政事务管理活动不可缺少的组成部分，对企业的生产全局具有重要的影响。 为此，除对企业行政办公室工作的具体要求外，他还提出来了对自己企业行政办公室工作人员的五条特殊要求： 第一，要有高度的全局思想； 第二，要有积极的参谋意识； 第三，要有敏感的市场观念； 第四，要有务实的办事作风； 第五，要有较高的工作效率。 在他的这种管理思想引导下，该企业的行政办公室真正发挥了企业领导的参谋助手作用、桥梁纽带作用、信息沟通作用和联系协调等作用，较好地配合了企业领导职能的发挥，促进了企业行政管理效率和办事效率的提高。现在，该企业的产值稳步增长，利税稳步提高，生产一年迈上一个台阶，很快进入所在省的50强企业行列。 该酿酒企业的领导非常熟悉并了解企业行政办公室的工作，非常重视办公室综合职能作用的发挥。他提出的对企业行政办公室工作人员的五条特殊要求，符合企业行政办公室事务处理的实际，符合市场经济条件下企业行政办公室的管理要求，特别是符合我们对企业行政办公室职能作用发挥的基本要求。 案例学习2-2 “不起眼”的接待工作 上午临下班时，中大贸易公司李总经理吩咐他的助理杨玲，因他临时有紧急事情，让她代他下午3时开车到机场迎接从未谋面的红云公司张总经理一行3人，先送他们下榻酒店，让他们稍作休息。6时到酒店，安排宴请客人，杨玲陪同。第二天9时，杨玲接张总一行到国际贸易大厦608接待室会谈。 因为杨玲出色的表现，在第二天会谈结束后，杨玲送张总一行3人回酒店的路上，张总力邀杨玲加盟他们公司。 企业作为一个社会单元不是孤立的存在的，它处于一个社会的环境之下。企业必须时刻保持和外界紧密有效的联系，才能更好的生存发展。联系外界相关部门、人员，同时做好外来人员的接待工作是企业行政办公室的基本事务工作。 迎来送往的接待工作看起来不起眼，且琐碎而繁杂的，但办公室人员的技能和素质就在这不起眼和不经意之中得以淋漓尽致地表现出来。 案例学习2-3 美敦力公司的差旅管理变革 作为一家世界知名的医疗器械公司，美敦力在中国的业务覆盖350个城市，并且仍然在继续迅速地发展。美敦