商务信函的格式和特点 主讲邱晓蕾.pptVIP

第三讲 商务信函的格式和特点 主讲:邱晓蕾 国际商务汉语 内容提要 一、中文的商业信函基本特点 一、中文书信的写作格式 二、英文书信与中文书信的区别 三、英文商业词汇的固定译法 和日常汉语不同，商业上的词汇经常已经有约定俗成或固定的中文译法。 如果不用这样的词汇进行交流，商务洽谈过程中经常会引起歧义，造成损失。 举例:保险用语 FPA（Free From Particular Average) 平安险 WPA（With Particular Average) 水渍险 All Risks 综合险／一切险 四、商务信函的特点 商务信函的行文要求正式、谨慎、清楚、礼貌、克制 正式：商务信函往来是社交的重要组织部分，格式和界面必须要正式。 谨慎：来往信件中的信息往往最后成为订立合同的依据。 清楚：信函中的各种信息必须正确、准确、精确。像商品规格、价格、折扣、包装、运输时间、地点、方式，经常要确认再确认。比如达成交易时的价格和汇率与写信的时间关系甚大，甚至在大宗交易时会显著影响到卖方和买方的利润。所以有的商业信函是具有法律效力的。 礼貌：商业信函通常不是一次性的，是与对方建立长期关系的手段，所以必须赢得读信人的好感。太过强硬和拒人于千里之外的语气是不能接受的。所以要适当地应用“敬语”和“谦语”。 四、商务信函的特点 举例：拒绝商业会面 这封信是一篇拒绝推销产品会面的信件。当对此不感兴趣时，我们经常需要拒绝类似的请求，但同时，又不能显得无礼，也不排除未来对其产品和服务产生兴趣的可能性。 首先，要表示已收到对方的信件（或留言），这是礼节上的尊重； 接着说明回信拒绝请求的原因。这封信里是简要说明，对方所提供的产品，现在已经有理想的合作伙伴，注意强调“目前”这种限定语。 最后对对方给予的关注表示感谢。 礼貌、坚定地拒绝，但同时又留下未来合作的可能性。 举例：推迟约会 商业信誉无论是对一个公司还是个人而言都是非常重要的。失约是非常有损商业信誉的一种行为。要尽量避免。 但有时因为个人或工作的原因，不得不写信推迟一个已经安排好的会面。这将冒着得罪收信人的风险，因为对方极有可能会认为是拒绝见面的一种借口，对未来的合作产生不利影响。 所以这类信件，首先要在“起始语”部分表明诚恳地道歉态度。 其次，要说明理由。这类原因必须可信、充分，让对方感觉到你的无奈和诚意。 要尽可能准确地确定下一次约会的时间，以让对方能做事先的安排，体现对对方的尊重。 结语 我们今天分析了中文信函的基本格式以及商务信函的特殊要求。并列举了一些例子。 下一讲开始，我们将按照商业谈判的顺序详细来介绍如何撰写各种不同的商务信函，今天我们讲述的，是这类写作的基本原则，这一原则在我们今后的学习中还将不断地巩固和强化。 * 一、中文的商业信函基本特点 二、中文书信的写作格式 三、英文书信与中文书信的区别 四、举例英文商业词汇的固定译法 五、商务信函特点及举例 符合国际通用的商业信函语言特点 符合中文书信的写作格式 大量专业词汇 行文正式、信息明确 印尼进出口公司： 作为厦门市最大的工艺品出口商，我公司非常希望能与贵公司建立贸易关系。 附上我公司最新产品目录及报价，若有符合您需求的产品，请随时与我们联系，我们将给予贵公司最大的优惠。 此致 敬礼！ 厦门伟成集团 2007.6.30 厦门伟成集团 收信人称呼： (起始语：写信的原因，目的） （正文） （祝颂语） 寄信人 落款 日期 公司标识（logo)及名称 China National Light Industrial Products Import Export Corporation82 Tung An Men Street Beijing,China 　　　　　　　　　　　　　　　　　　January 30,2000 Dear sir, We shall be glad to enter into 　business relations with your firm.As you know, it is our policy to trade with the people of all countries on the 　basis of equality and mutual benefit.。。。。。。 Yours faithfully　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 Marlone