日程安排与管理.PPT

第二章 文员实务 教学目的 本章重点介绍办公室事务中的文员工作顺序 、日程安排与管理、费用管理、工作方法等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。 日常安排与管理 日程安排 　 　　１、日程安排的内容 　　　　（１）各种接待、约会。 　　　　（２）商务旅行活动。 　　　　（３）参加各类会议。 　　　　（４）到车间进行实地检查或指导。 　　　　（５）组织的各类重大活动的安排。 　　　　（６）领导私人活动的安排。 日常安排与管理 ２、日程安排的基本要求 　　（1）统筹兼顾 （2）安排规范 　　（3）效率原则 （4）突出重点 　　 （5）留有余地 （6）适当保密 　　 （7）事先同意 　 日常安排与管理 ３、日程安排的形式 年计划表、月计划表、周计划表、日程表 4、注意的事项 以记叙、说明为主要表达方式。 编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 要认真核查日程表，以提高工作效率。 对已处理完的工作，一般应注明结果。 日常安排与管理 ５、日志系统 1）日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。 2）日志的方法 手工填写的工作日志 电子工作日志 　 日常安排与管理 约会安排 1.约会安排的基本原则 （1）配合领导的时间表 （2）分辨轻重缓急 （3）稍留弹性 （4）以需要为准，以适度为宜 （5）适当分担，各就其宜 （6）内外兼顾 日常安排与管理 2.约会安排的方法 预先安排约会活动 记好日历和备忘录 提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约 做好约会前后的服务工作 3.约会安排的方式 电话约会 . 书面约会 . 当面约会. 约会卡片 日常安排与管理 4. 注意事项 配合领导的时间表； 不要让领导在出差回来当天安排约会； 不要在节假日安排约会； 重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事； 订好或确定好约会的场所； 及时通知对方赴会； 提醒领导赴会； 日常安排与管理 适当保密； 处理好变更的约会。 在早上要预留一小时的时间处理日常工作； 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会； 在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时间在路途上； 安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌留弹性。 日常安排与管理 时间管理 时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表来进行时间的安排分配。 1、时间管理的要素 （1）强烈的时间观念。 （2）清晰的时间成本效益观念 （3）时刻牢记时效观念。 （4）定量控制自己时间的能力。 日常安排与管理 2.时间管理的分类 一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间； 一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。 对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为可控时间。 日常安排与管理 3、时间管理的一般原则 　　　 （1）用精力最佳时间干最重要的工作。 　　　 （2）消费时间要计划化、标准化、定量化。 　　　 （3）保持时间上的弹性。 　　 （4）反省浪费的时间。 　　　　 （5）保持时间利用的相对连续性。 　　　　 （6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。 　　　　 （7）严禁事必亲躬。 　　　　 （8）坚持从现在做起的信念。 　　　　 （9）保留自我时间管理的最低批量时间。 日常安排与管理 4、秘书时间管理的方法 （1）、ABCＤ工作法 现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。如下图。 　　 　　　　　　　(重要程度) 　　 B 　　　　　 A 　　 很重要，但不紧急