我自己做的年会工作指导.docVIP

公司年会工作指导 年会是企业对一年公司运营状况的回顾以及对下年度公司战略的展望；年会也是企业对员工一年努力工作的答谢以及对大家来年工作士气的鼓舞。要站在战略角度去看待年会工作。 年会工作可以划分为四个阶段，确定主题、工作计划和预算制定、执行和总结。 主题 每一届公司年会要有一个明确的主题，年会的主题设置有以下五个要点： 1、年会的主题需要体现公司的战略规划，展示公司未来的发展方向，推进公司的文化建设。 2、年会的主题需要体现企业的行业特点。如果邀请上级领导或者关联业务单位相关人员参加这个年会，就可以定个“感恩”之类的主题来贴进企业的行业特点。 3、年会的主题要紧扣公司年度的大事记。 4、年会的主题需要符合企业自身的文化，确保年会和谐并顺利进行。 　　5、年会的主题需要符合公司资深员工、核心员工以及高层领导对年会的期望，获悉他们对本年度公司年会的需求或建议。组织者可以通过问卷调研表的方式来了解这些情况。 文档工作 年会主题报告需提交给总经理，内容包括公司年会的主题，时间安排、年会设想以及目标。 主题确定后，会务组需召集各部门内勤开会，宣布年会主题，要求各部门准备的活动符合年会主题，确定各部门的节目计划。并在内网上发布通知。 工作计划和预算 1、工作计划的确定 年会工作需要涉及到酒店、车辆、节目、礼品等各项工作，需有专人负责具体的工作，另外还需安排机动预备人员，以应付紧急事项。 一般举办年会，首先会成立一个班子，这个班子成员应该是多方的，各部门都有人参与进来，这些被选的人平时在部门里比较热心，对部门的同事也比较了解，这样的班子会对后面开展工作很有帮助。然后从班子中选出一个主导方团队，由他们担当各个模块的负责人。这样，总指挥只需对全程进行实时调控，保障年会筹备工作能有序地进行下去。班子搭好以后，各模块负责人把任务分发下去，大家分头行动。总指挥负责每周召开会议，及时了解工作中的困难，协助大家解决进程中的障碍。 公司年会组织架构图 2、预算 制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。　　通常而言，年会预算包括以下几个方面：　 1）交通费用　　交通费用可以细分为：　　(1)出发地至会务地的交通费用——包括公司员工到目的地的费用和各地办事处员工往返的交通费用。　　(2)会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。 2）会议室/厅费用　　具体可细分为：　　(1)会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。　　(2)会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 (3)会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。　　(4)其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。 对于这些单项服务支持，公司会务组应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。　　3）住宿费用　　住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费是主要的开支之一。　　正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会务组应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。　　4）餐饮费用　　会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于年会议程需要及目的。　　(1)早餐　　早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）　　(2)中餐及午餐　　中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果会务组希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数