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提高效率的良方——时间管理 目标1：学会分析时间哪去了的方法 目标2：提高时间管理的技能，并在最差的方面做出改变 5. 提高效率的良方——时间管理 时间管理不是用来制造额外的时间，好让你处理紧急变故，特殊事件或从事休闲活动，时间管理是让你有效地运用有效的时间去处理有价值的事情。一天只有 24 小时时间，时间管理是一种技巧，教你如何安排时间，从容、高效地达到你个人的生活目标。 有效的时间管理对你助益良多。如果你对时间管理得非常好，好处显而易见： ☆你的工作更有效率 ☆你将有更多的时间，用来处理有兴趣或具挑战性的工作 ☆你会更有生产力，因为你和所有的工作伙伴效率会增加 ☆一天的工作结束后，你会有较多的私人时间 5.1 学会分析 “时间哪里去了”的方法 指导：将本“日记”复印１０份，连续十天进行，详细填写，每到一个小时，停下手中的事，这不难，也不浪费你的时间。 日 記姓名：日期：　　　　　 星期：　　　 解析： 5.1.1 每日时间分析 将此单复印１０份，在接下来的１０天里每天工作结束后回答问题。答案要尽量详细一些。具体写出你将怎能样更好的安排下一天。 5.1.2 分清习惯的好坏 养成良好的时间分配习惯是有可能的，你应了解哪些活动需要花费更多的时间，哪些活动可以忽视甚至删除掉。 １０天后重新检查你的日记，找出这１０天之中你所从事的６件最有收效和６件无收效的活动。计算出在此活动上花费的时间总额。 5.1.3 找出浪费时间的事情 5.1.4 摒弃浪费时间的事情 5.2 设定优先级 5.2.1 每周计划指南 使有效率地使用时间成为一种规律，为此你必须每天进行实践活动，也要学会组织每一天每一周计划，并用各种活动来充实自已。 如果你事先用星期天晚上的时间来计划不周的时间安排，你计划到星期一的早上，但是工作表会提高工作效率。使用优先工作表来确定你必须在一周内实现的五个目标，在纸张上记录下来，然后大略的写出达到这些目标所需的活动。每周在需要一个新计划。 5.2.3 将每天优先考虑的事 进行合理的日程安排 如果你合理地把优先考虑的事安排到每天的工作当中，你的条理性和生产效率将会提高。安排每天最好的方法是使用你的日程表——书面的或使用电子工具。 组织“计划表”在下一页上，把第二天的工作在前一天晚上制定出来，列出主要活动。最重要的是开始对每个活动制定具体时间以及希望达到的效果。 每天使用“线路图”一样的计划表，为了达到你的日常目标，有规律地对当前工作进行计划。结束一天工作后，保存“计划表”以备下次参考。 5.2.4 学会控制处理 中断问题的时间 你曾经想过，有中断你工作的情况吗？中断时间需要被控制，这里有一些方法来阻止和技巧性地处理这些问题。 ? 在你接电话时需要圆滑的而不是直接地安排通话时间，试着说：“工现在很忙，让我待会给你打过去。”只要你使用这种方法可以做任何事情。 ??最好的方法是有一个助手或者是有电话的接待屏幕，答话机也是比较好的。 ??当你回电话时一定要在最佳时间给你的客户打电话。 ??为你得电话做好准备，在你拨电话前取出档案或拿出客户资料。 5.2.4 学会控制处理 中断问题的时间 ?? 你的电话简短并切入重点，注意言谈：“你好”。也可以说“嗨，***，我现在给你回电话，我能为你做什么？” ???给顾客打电话时在你的头脑里要有一个明确的目的。写下主要问题防止离题。当你想要顾客珍惜你的时间时，你也要珍惜你的时间。 ???把你的电话分类，例如：销售电话，尤其是开门见山式的电话应该被放在一起。其它类型的电话包括收集、确认约见和解决问题。 ???对待电话来访者，尽可能为来访者留出一定时间，通过站起来或暗示会议结束等技巧地结束会议或不中断会议。 * ０－３０~３０—６０ 9 ０－３０~３０—６０ 8 ０－３０~３０—６０ 7 ０－３０~３０—６０ 6 ０－３０~３０—６０ 5 ０－３０~３０—６０ 4 ０－３０~３０—６０ 3 ０－３０~３０—６０ 2 ０－３０~３０—６０ 1 ０－３０~３０—６０ 12 ０－３０~３０—６０ 11 ０－３０~３０—６０ 10 ０－３０~３０—６０ 9 ０－３０~３０—６０ 8 评注更好的时间分配法 活动描述 准确时间 时间范围 小时 １、今天我做了什么？为什么？ ２、今天我做错了什么？为什么？ ３、我是何时着手于最首要的任务的？为什么？能否开始得更早？ ４、我在工作时间表中发现了什么模式？ ５、一天中何时效率最高，何时最低？ ６、今天最耗费时间的三件事？ ７、哪件事需要花更多的时间，哪件事需要较少的时间？ ８、明天我会怎样更有