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新时期高校声像档案管理与利用探究及实践 　　摘 要:声像档案具备直观性、形象性等鲜明特点,是高校档案中的一个重要组成部分。在新的历史时期里,高校声像档案形成方式与内容比以往更多、更复杂。作者根据目前高校声像档案管理工作现状,分析存在的问题,结合实际情况,提出了健全规章制度,强化归档意识,改善保管条件,合理开发利用等建议,以期提高高校声像档案的管理水平,发挥声像档案的宣传功能与教育功能。 　　声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录,亦称音像档案、视听档案。 　　高校声像档案生动地记录着高校的改革与发展历程。它通过静止和动态的画面,真实、生动、直接地再现活动的场面、实物和声音。它特定的凭证和依据作用,起到了文字记录材料所达不到的作用和效果,对历史研究具有重要的参考利用和历史珍藏价值。在新的历史时期里,如何加强高校声像档案的制度建设与管理,开发档案信息资源,更加卓有成效地推动档案工作沿着正常、健康的方向发展,是新时期档案管理研究的一个重要课题。 　　 　　1高校声像档案管理工作现状 　　1.1 归档率低 　　一个原因是声像档案形成的部门多而散。各主办部门举办活动,大多会自己摄录一些声像资料,造成产生声像档案的部门比较多,给声像档案的收集工作增加了难度。另一原因是声像档案不符合归档要求。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求,声像档案如果在立卷时未注明拍摄时间、地点、人物、内容、背景,因为不能准确及时地提供档案信息而影响利用者的需求。再者,声像档案的管理制度不完善、归档意识不强。学校各基层部门对声像档案管理工作缺乏必要的制约机制,使声像档案管理不规范,保管在个人手中的资料, 一旦人员变动或机构调整,声像档案常常失控或流失,存在“散、缺、损、丢”的现象。 　　1.2 保管条件差 　　声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。声像档案大都以感光材料、化学磁性材料为载体制成,很容易受光、热、潮等外部因素的影响而失去保存价值和利用价值。比如:照片档案的装具必须用照片档案册及底片册,录像带和光盘需配置防磁柜,恒温、恒湿存放设备。声像档案往往被存放在文书柜内与其它档案混存,使许多声像档案在保存和利用过程中出现照片变黄、褪色、底片粘连变质,造成图像模糊不清、效果差,失去了永久保存的价值。 　　1.3 开发利用少 　　技术落后影响声像档案开发利用。随着现代技术深入发展,声像档案数字化已是大势所趋。然而,目前一些高校档案馆由于扫描仪、刻录机、数码照相机、数码录像机、液晶投影仪、打印机、图像和声音编辑软件没有配置或没有完全配齐,阻碍了声像档案数字化进程,由于利用不便使得一些声像档案被束之高阁,造成资源浪费。从而形成较为严重的“重藏轻用”的管理现象。另外,许多部门的兼职档案员对声像档案收集意识不强,缺乏声像档案管理的业务知识。照片、录音带、录像带、光盘的文字说明往往填写不规范。随着计算机技术、网络技术、存储技术和压缩技术的发展,声像档案的数字化处理也成为限制声像档案利用的一个瓶颈。 　　 　　2解决方法的探究与实践 　　2.1 建全制度,有章可循 　　首先要加强制度建设。为此我校档案馆根据国家教委颁布的《高校档案实体分类法》制定了《辽东学院声像档案管理办法》,使声像档案的收集与管理制度化。在收集声像档案时我们的做法是:定期收集,每年在文书档案归档时要求基层各部门按要求移交声像档案。对学校大型活动、科研项目、报告会、学术会等重要活动,档案室与有关部门或个人联系,或由主办单位通知档案室派专人参与摄影、录像,并负责其他各类档案的收集归档工作,确保重大活动产生的声像档案能够得到及时、完整地归档。另外,随时掌握学校发生的活动信息跟踪收集,对一些有珍贵保存价值的则复制存档。如在筹备校庆活动中,档案室配合学校举办了征集历史实物、图片和老照片的活动,征集个人留存的我校不同历史时期的有一定价值的实物、图片和照片,展览后把有关声像档案全部立卷存档。 　　2.2 科学分类,改善保管 　　在声像档案整理方面我们根据我校历史发展和学校的实际情况,参照《高校档案实体分类法》采取科学分类和立卷。按内容划分为六大类考察类:学校党委、行政工作产生的党政活动类;学校进行教学评估、科研开发、成果推广、交流中产生教学类及科研类;涉外活动、外籍专家讲学、留学生与国外院校合作等活动中产生的外事活动类;以及学校的新老建筑、绿化、仪器设备等校园建设类,学生开学、毕业、先进人物评选、文体活动等活动中产生的综合类声像档案。为了改善声像档案保管条件,我校专门成立声像档案室。声像档案有专库专柜存放,并保持适宜的温度(14℃～24℃)和相