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办 公 室 岗 位 职 责 档案流程 1、档案归档 ①收到工程图纸与合同后，要将合同与图纸登记在工程档案发放台帐上，标明工程名称、图纸份数与收到日期。 档案管理 ①合同与图纸分别复印三份，其中两份复印件转交给总工办，剩下的原件与复印件编列序号留存归档，分别放入合同档案柜与图纸档案柜，会引目录与卷内目录要清晰、准确一致。 ②合同档案柜与图纸档案柜，需要编写纸质与电子版的合同明细表与图纸档案明细表，纸质的明细表放在档案柜里方便查阅工作的进行，电子版的明细表要长久保存以利于统计工作。（合同明细表上需写明工程名称、签订合同的甲乙双方、签订金额以及签订日期；图纸档案明细表上需写明图纸的工程名称、图号、图名与张数）。 ③由总工办审核原始图纸后下发的图纸与材料单办公室人员要将其与原始图纸共同存放并保管（材料单与图纸存放在一起）。 ④与工程有关的全部资料（一次图、二次图、现场变更通知单等）需要全部留底保存。 ⑤档案管理要分类准确，归档明确会引目录与卷内目录匹配一致。 借阅档案 ①建立档案借阅登记表，借阅人、借阅时间、归还时间记录到位，未经批准档案资料不能借阅并带出档案室。 ②当借阅人返还档案时，要写明借阅人返还档案的具体时间及归还内容，若借阅人并未完全返还借阅的档案，办公室人员要及时提醒借阅人对档案归还工作的进行，保存档案的完整，避免文件的流失。 ③借阅人要对借阅的档案文件妥善保管，不得私自对档案进行涂改、抽换、仿造、遭窃、隐匿和擅自销毁。若由于借阅人保管不善造成档案的丢失，借阅人可向办公室档案管理处借阅原件自行复印；若借阅人的个人原因造成借阅文件的损坏，造成的后果由借阅人负全责。 会议流程 会前 ①通知与会人员会议召开的时间、地点。 ②印发会议通知 ③准备会议材料 ④提前打扫好会场的卫生、布置好会场的桌椅排列。 会中 ①与会人员到场时，需要在会议明细表上签到。 ②负责会场上的秩序和后勤服务 ③认真做好会议记录，确保会议记录的完整与正确性。 3、会后 ①会后要及时形成会议纪要，与会人员在会议纪要上签字确认会议内容。会议纪要复印4份，下发给各部部长，原件保存留档。 ②会议结束后，及时清理会场，维持会场的整洁。 ③单位决定外出举办全厂会议时，全厂职工要全部出席，若有特殊紧急情况不能参加集体会议，要提前一小时通知部门领导不出席会议的事宜。若没有和部门领导请假就私自不出席会议，则按旷工处理。 办公用品流程 1、办公用品的采购 ①各部门所需的办公用品以及劳保用品（手套、工作服等）若无库存，需提前三天申请，领导批复签字确认后，由办公室统一采购，验收入库后，采购用品登记建立台帐。 2、高值办公耗材的使用与维护 ①电脑、复印机、传真机在使用中时，要注意日常的维护、保养与清洁，延长使用寿命。 ②复印机、传真机的用纸与消耗品，由办公室人员同意进行购买。 ③下班后要管关掉电脑、传真机、复印机、饮水机的电源。 ④出现问题需要维修时，要及时通知领导，领导确认签字后，外来技术人员方可入厂进行维修。 ⑤除了特殊要求外，各种文字材料用纸统一用A4纸，纸张尽量双面使用，减少资源的浪费。 办公室日常流程 卫生管理 ①值日人员要做好值日工作，保持办公室地面、墙面、门窗的干净与清洁，盆景要每天浇水。 ②办公人员的桌面整洁，物品摆放规矩整齐。 2、纪律管理 ①上班时间严禁串岗，打闹。 ②下班后，要关闭电脑、电灯等公用设施，关好门窗。 考勤流程 考勤范围 ①所有在职员工、外来人员。 考勤方式 ①全场职工上班与下班时需要到门卫处进行签到工作,在签到表上记录自己的上班与下班时间。签到表每天8点30分会收到办公室，下午4点时会送至门卫处，门卫处原考勤制度不变。在签到表收回办公室之前，若有员工实际已出勤却忘记签到，则按为出勤记录。不允许到办公室补计签到表。办公室负责用二次纸制作全场职工的签到表与考勤表，考勤表在每月的9号送达各部及门卫处。 ②门卫需在每月11号将考勤记录送到办公室处，由办公室人员审核考勤表的记录，进行综合登记，作为员工工资结算和年度综合考评的依据。 ③外来人员需要在门卫处进行登记，经领导同意后，方可进入厂内。 ④考勤结果分为满勤、出差、事假、迟到、早退、旷工6种情况。 满勤：一个月的工作日内（除休息日外）无迟到、早退，无事假按照公司的作息时间全部出勤，则为满勤。 出差：因处理公务或参加培训离开工作所在地一日以上视为出差，出差人员如需使用公务车，需填写《出差申请单》写明用车事由，总经理批复同意后方可使用。在出差期限内处患病及事故阻滞外，不得任意延期。因公需要延期者，应事先请示总经理，总经理同意后方可延期。 事假：工厂部门员工因私事需要亲自处理或因病无法上班的，需提前一天（事情突然紧急的提前一小时）向各部领导汇报，各部领导需通知办公室。员工每月事假不得超过两天，超过两天以上的需向