内业资料管理制度_secret.docVIP

第八章 内业资料管理制度 一、一般规定 1、有关工程的公文（包含电报、传真），是指挥部在工程管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法进行工程管理活动的重要工具。 2、工程文件与资料管理是指文件、资料的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 3、文件处理应当坚持实事求是、简洁、高效的原则，做到及时、准确、安全。 4、文件处理必须执行国家法律、法规和其他有关规定中的保密条款，不泄漏所监理的工程项目需要保密的事项。 5、各部门应指定专人负责文件、资料的管理工作。 二、工程文件、资料的种类 1、工程文件包括：决定、公告、通告、通知、通报、报告、批复、意见、函、会议纪要等，具体按指挥部的有关公文管理办法执行。 2、资料的种类：①工程设计文件、图纸和资料；②工程计量和支付资料；③工程变更设计文件和资料；④工程索赔与赔偿文件和资料；⑤征地拆迁文件和资料。 三、文件格式与行文规则 1、文件格式 ①文件一般由紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。 ②文件各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》执行。其用纸一般为A4型左侧装订。 2、行文规则 ①行文应当确有必要，注重效用。 ②部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向外行文。 四、收、发文办理 1、发文办理 ①发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。 ②公文送负责人签发前，应由办公室进行审核。看是否确需行文，方式是否妥当，是否符合行文规定和拟制公文的有关要求，格式是否符合本办法的规定等。 2、收文办理 ①收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办等过程。 ②承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推托。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时说明。 五、文件、资料的归档 1、文件办理完毕后，应参照《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档。 2、归档的公文，应根据其相互关联、特征和保存价值等整理，保证其齐全、完整、便于保管和利用。 3、拟制、修改和签批公文必须符合存档要求， 4、文件由专职人员统一收发、审核、归档。 5、收到有关部门的工程计量和支付文件、资料，工程变更设计文件、资料，工程索赔与赔偿文件等，必须分类登记，并填写文件处理签报部门负责人。 6、经批复、处理的文件资料，应进行登记和签收。 第20页 第19页