第5章 处理表格与图表的技巧.doc

第5章 处理表格和图表的技巧 表格是一种简明、概要的表意方式。其结构严谨，效果直观，往往一张表格可以代替许多说明文字。因此，在编辑排版过程中，就常常要处理到表格。 文档表格还可以当作数据库，对它们执行简单的数据库功能，例如，数据的添加、检索、分类、排序等，这些功能给用户管理文档表格提供了很大的方便，简化了对表格的处理工作。如果用户能够熟练地运用文档的数据库功能，可以提高对表格的处理能力，从而提高工作效率。用户可以将文档中的数据以图表的形式直观地表达出来，这时就可以通过使用插入Word 2002中的Graph 2002 Chart对象来实现。 5.1 表格处理技巧 Word具有功能强大的表格制作功能。其所见即所得的工作方式使表格制作更加方便、快捷，安全可以满足制作中式复杂表格的要求，并且能对表格中的进行较为复杂的计算。 Word中的表格在文字处理操作中有着举足轻重的作用，利用表格排版对于文本排版来说，两者有许多相似之处，也各有其独特之处，表格排版功能能够处理复杂的、有规则的文本排版，大大简化了排版操作。 因为表格可以看作是由不同行列的单元格组成，用户不但可以在单元格中填写文字和插入图片。还可以用表格按列对齐数字，而且还可以对数字进行排序和计算；可见用表格创建引人入胜的页面版式以及排列文本和图形等。 5.1.1 使用多种方法创建表格 在使用Word排版或者编辑文档的过程中，不但要修改表格，有时候，如要对一些文本有规则地排版，也可以使用插入表格的方法对文本进行格式化处理。 可以使用下面的5种方法创建普通或复杂表格。 1．使用【插入表格】按钮创建表格 使用【常用】工具栏上的插入表格按钮，可以快速创建一般的表格，操作步骤如下： （1）将光标定位在插入表格的位置。 （2）单击常用工具栏上的插入表格按钮上。 （3）按住鼠标并拖动到所需的表格行和列格数。如图5.1所示。 图5.1 使用【插入表格】按钮创建表格 （4）松开鼠标，这时就会在文档中出现一个满页宽满版的表格。 2．使用菜单命令创建表格 使用菜单命令方法可以快速创建普通的或者可以套用内置格式的表格，操作步骤如下： （1）将光标定位在文档中要插入表格的位置。 （2）单击【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入表格】对话框。 （3）在【列数】和【行数】输入框中输入表格的行和列的数量，如图5.2所示。行数可以创建无限行，但列数的数量介于1~63之间。 图5.2 【插入表格】对话框 （4）单击【确定】按钮，就可以按照填写的数量来创建简单的表格了。 对于新建的表格，可以将表格中的每一个单元格看作是独立的文档来录入文字，因此在单元格内录入文本时，和普通文档一样，可以在此单元格中按【Enter】键另起一段，但光标仍在这一单元格中。 3．使用工具创建表格 使用【绘制表格】工具可以创建不规则的复杂的表格，可以使用鼠标灵活地绘制不同高度或每行包含不同列数的表格，其方法是： （1）将插入点放到要创建表格的位置。 （2）单击常用工具栏上的绘图工具按钮，即可打开如图5.3所示的【表格与边框】工具栏。如果屏幕上没有【表格和边框】工具栏，可以单击【视图】|【工具栏】|【表格与边框】来启动该对话框。 图5.3 【表格与边框】工具栏 （3）单击工具栏上的【绘制表格】按钮，鼠标将变成笔形指针，将指针移到文本区中，从要创建的表格的一角拖动至其对角，可以确定表格的外围边框。 （4）在创建的外框或已有表格中，可以利用笔形指针绘制横线，竖线，斜线，绘制表格的单元格。 4．手动添加表格 用户可以在不使用鼠标的情况下，利用键盘来手动添加表格，也就是利用+键和-键，自动套用格式来插入表格，它不使用表格的菜单或者命令按钮，这可是别出心裁的一种办法。也足见Word在字处理方面具有的权威性。 使用此项功能前，应确认具有【自动套用格式】中的【表格】功能。方法是单击【工具】|【自动更正选项】命令，切换到【键入时自动套用格式】选项卡，在【键入时自动应用】选项组中，在【表格】复选框前打上“√”，如图5.4所示。 图5.4 选中【表格】复选框 在确认上述的操作后，再按下面的方法进行： （1）在要插入表格的位置输入表示表格单元格左端的正号（+），再连续输入负号（-），如下所示： +--------------+-----------+-------------------+-----------------+ 正号、负号使用全角和半角均可。这有些类似用正号和负号设置制表位。其实，负号并不是必需的，可以简化到只用正号，也就是在+号中间只用空格代替即可，如输入： + + + + + + + （2）直至到达所需的单元格宽度，然后可以照此继续输入+号，直到输入所需的列数，最后输