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关于高校二级学院行政秘书工作思考 　　随着现代经济的发展，行政秘书职业不断被赋予新的意义和价值。高校二级学院行政管理人员是二级学院的一支重要队伍，是学院各项工作得以正常运行的保证[1]。新时期，大多高校二级学院设置了行政秘书工作岗位，并选聘具备较高学历学位、较强服务意识和较高综合素质能力的人员担任。过去，行政秘书一直被认为是一种学历低、无专业技术的工作岗位；新时期，我们该如何更加正确深刻的认识高校二级学院行政秘书岗位的工作内容和特点，并在此基础上积极探索如何做好新时期行政秘书工作，如何得到进一步提升，已成为当前行政管理工作中值得探讨研究的重要课题。 　　一高校二级学院行政秘书工作的内容 　　行政秘书是一种专业职务和广泛的社会职业[2]，主要面对领导及与领导相关的各项工作，核心是“领导意图及决策”，其地位是辅助、协调、参谋，是领导进???各项事务处理、决策、执行的助手。新时期，高校二级学院行政秘书工作主要包括以下几方面： 　　1协调工作 　　高校二级学院行政秘书是二级学院与学校职能部门、学院师生之间的重要桥梁与枢纽，因此做好上情下达、下情上传的协调沟通工作是行政秘书的首要职责。正确领会领导意图，全面辅助领导完成各方面工作；对待同事真诚主动，虚心学习，积极沟通，学会换位思考，体谅他人，并能尽最大能力帮助他人完成工作，只有这样才能营造和谐的工作环境；对待师生要秉着全心全意为他们服务的宗旨，传达好领导的工作指示和会议精神，促进学院全面协调发展。 　　2办文工作 　　文书撰拟与处理也是高校二级学院行政秘书工作中的“重头戏”，它包括收文发文、网上公文管理、文档整理归档以及各种工作计划与总结、重要会议纪要以及各类通讯报道撰写等工作。学院公文与工作计划总结等材料的撰拟不仅仅是简单的“笔头功”，更是体现了秘书人员的人文素养、职业态度和专业思维，是秘书职业综合水平的集中反映，也是必须勤学苦练、扎实掌握的基本技能。 　　3人事工作 　　高校二级学院行政秘书要积极协助学院党政办公室管理学院人事工作，把好人才引进第一关，优化学院师资队伍结构；建立专门的教师信息库，便于学院对全体教师进行科学规范管理；进行教职工年度考核、工资发放、教职工专业技术资格评审等工作。 　　4日常工作 　　高校二级学院行政秘书除了要做好以上几项主要工作之外，还会涉及日常行政事务处理，譬如会务筹备和接待；扫描复印重要文件；会议通知；资产管理工作；管理办公设施、办公用品；函电文件处理；信息资料的收发、整理及利用；网站建设、安全稳定工作；处理突发、紧急事件并及时向院系行政管理层请示报告等。 　　二高校二级学院行政秘书工作的特点 　　高校二级学院行政秘书工作主要围绕教学、科研和学生管理等学院的中心工作而展开，是院系管理层的参谋和助手，因此其主要特点有： 　　1服务性 　　高校二级学院行政秘书应当树立良好的服务意识，服务于领导、服务于教师、服务于学生、服务于其他部门以及服务于来宾[3]。服务于领导，即要深刻领会领导工作意图，分清工作的“轻、重、缓、急”，井然有序地完成各项工作；服务于师生，即要坚持以人为本，尽最大能力为师生提供便利，并做到态度真诚，充分发挥服务育人的职能。 　　2参谋性 　　参谋是指出谋划策，为院系行政管理层提出工作建议和设想，提供决策的参考依据和方案，充当学院领导的顾问和智囊，及时解决领导遇到的难题和疑惑[4]。高校二级学院行政秘书是连接院系领导和各部门以及师生的桥梁，他们熟悉与教师教学、学生管理、科研工作相关的各项政策和要求，应当与学院科研秘书、教学秘书、教务主管以及学生主管保持通畅的联系，时刻把握好学院各方面的进展与动态，为领导修改和重新决策提供依据，从而推动院系工作的顺利进行。充当好领导工作的助手，协调领导处理党、政务，教学、管理矛盾，使领导可以集中精力开辟创新性活动和决策，适时地为领导提出建设性方案，做好参谋工作。 　　3事务性与专业性的统一 　　一方面，行政秘书工作头绪多、事务杂、范围广。小至接听电话、收发传真、扫描复印，大至撰写学院计划总结，为领导出谋划策，从与科研秘书、教学秘书、学生政治辅导员的配合，到与本院院长、书记、各系主任以及与校办、人事处、组织部、宣传部、保卫处、工会等职能部门之间的协调联络。另一方面，行政秘书工作又有很强的专业性，比如公文写作会涉及多种文体，人事管理带有严格的政策法律，学院网站管理需要一定的网络技术能力。如果缺乏专门训练，没有一定的业务素质或态度马虎，就很容易出纰漏或犯错误或无法胜任工作，以致给学院工作带来损失[5]。 　　4被动性与主动性的统一 　　行政秘书工作是一个被动与主动的矛盾体，既要贯彻好领导的决策和意图，按照领导意图办事，不能自行其是，又必须要主动去做，要在授权范围内积极主动地