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如何利用好电子档案及电子档案应用和管理 　　摘要：伴随着信息技术日新月异地发展,计算机被广泛应用到工程领域之中。档案信息化建设是不可阻挡的趋势，电子档案具有优于纸质档案的很多特征，由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象,尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程建设单位正常运营的重要环节。 　　关键词： 　　Abstract: With the development of information and technology, the computer has been widely applied to the engineering field. Archives information construction is an irresistible trend, electronic files has many characteristics better than paper files, thus the formation of a large number of electronic documents has become an important object of the file management, especially in the electronic document archiving, preservation, management, output and other work has become an important part of the normal operation of the construction units.Keywords: 　　 　　中图分类号：G271文献标识码：A文章编号： 　　 　　前言 　　随着信息技术迅猛发展,计算机被广泛应用到各个领域,包括工程建设领域。这样以来,工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程建设单位正常运营的重要环节。所以,全方位做好工程建设中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此,笔者主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨 　　一、电子档案 　　电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 　　二、电子档案使用的主要途径 　　电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率???纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。 　　1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。 　　2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 　　3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。 　　三、加强电子档案管理的重要意义 　　电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。 　　1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力 　　在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存