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民办高校档案信息化建设问题与对策 　　摘要：随着信息技术在民办高校档案管理工作中的应用，信息化建设已成为民办高校档案事业发展的方向。文章分析了目前民办高校档案信息化建设的现状和存在的问题及如何推进民办高校档案信息化建设进程的对策，探讨了民办高校档案管理信息化建设新的研究方向。 　　关键词：民办高校；档案管理；信息化建设 　　 　　我国民办高等教育历经20余年的发展，民办高校档案是其发展历程中最真实、最直接的记录，是学校教学、科研和学生管理等各项工作统计信息资料的直接来源。民办高校档案信息化建设已经成为高校信息化建设的重要组成部分，当务之急，民办高校档案事业必须要适应时代和社会的发展，因此，提高档案信息服务水平是发展新时期档案业务工作的必然选择。 　　一、民办高校档案信息化建设的现状和存在的问题 　　档案信息化建设本身就是一项管理多学科、多部门、多方面资料汇总的系统工程。同时档案信息化的快速发展也带动了民办高校档案工作的迅速发展，促进了档案管理现代化水平的全面提高。当前，民办高校档案信息化建设的重要性、必要性和紧迫性已得到充分认可并付诸于实际行动。经过近十年的发展，民办高校档案部门普遍使用计算机管理档案，逐步对档案信息进行数字化加工，不断探索电子文件管理的新模式，档案信息化建设成效显著。 　　与此同时，我们也应该清醒地看到，目前部分民办高校档案信息建设仍存在许多问题急需解决：一是档案管理基础设施工作不够标准和规范。档案信息化的前提是基础设施工作规范化、标准化。但现在不少民办高校的各类档案的著录细则相容性差，档案管理基础设施工作尚无统一标准。二是数字信息资源受到限制，对电子文件的归档意识不强。民办高校档案信息化建设偏向于传统载体档案数字化管理，注重扫描纸质档案，甚少考虑电子文件的归档和有效管理。三是档案管理的技术标准和组织工作程序标准完全没有从计算机信息处理技术特点和发展考虑，所建的数据库大多数为条目数据库，全文档案信息所占的比例很低，只能单一检索查询，无法满足用户的多种需求。四是??案专业人员的素质有待提高。实现档案信息化管理首先要有较高专业知识和先进技术水平的管理人员［2］。五是档案信息安全保障有待加强。令人担忧的是，目前由于档案专业人员和技术条件的限制，许多民办高校档案部门安全保密意识薄弱，安全防护性能较低。只能采取在服务器上安装杀毒软件、定期备份数据或设置访问权限的方式防止中毒，避免黑客攻击。而一旦系统瘫痪或数据丢失将会造成难以估量的损失。从民办高校目前状况看，档案管理部门缺乏档案专业人员，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，即便引进了现代化设备，也不能充分利用，使之发挥应有的作用。 　　二、推进民办高校档案信息化建设进程的对策 　　自从《2006-2020年国家信息化发展战略》正式发布以来，标志着信息化从国家战略的高度全面实施。当前，各领域各行业信息化建设非常普遍，大规模的信息网络和信息技术的运用已全面启动，这标志着我国信息化建设面临难得的战略发展机遇［3］。民办高校档案部门应该充分抓住机遇，努力探讨加快民办高校档案信息建设的对策，实现档案工作的跨越式发展。 　　1.加大民办高校投入力度，加强档案基础建设 　　民办高校档案信息化首先要从硬件方面配备到位，适应档案网络系统，提高各类档案室计算机和网络技术的应用程度。在此基础上建设和完善数字化综合应用平台，发挥网络的作用，使档案网络成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。要促进档案现行文件信息化的标准建设，提高档案管理应用软件的技术和水平，确保档案信息正常交换，为实现档案信息资源共享创造良好的条件。 　　2.加快民办高校档案数字化进程，加强电子文件管理 　　民办高校为了能够更好地实现档案信息的资源共享，学校档案部门首先要利用数据库技术，通过扫描录入、数码处理等方式有针对性地选择对纸质档案、声像档案、实物档案等馆藏各类档案数字化，扩大数字信息资源共享。另外借助于校园网络，接收各个部门形成的有保存价值的文本类、图像、数据库及相关程序等电子文件，为数字档案馆的建立奠定基础［4］。针对电子文件的收集根据学科特点和文件类型来统一进行，学校的各种重要机密文件、各部门管理系统的相关数据，形成时即可直接上传至档案管理系统数据库中，定期再集中和纸质文件一起整理归档到档案部门，这样就能更有效地保证了电子文件及时完整地归档。 　　3.建设高质量的民办高校档案信息数据库 　　目前，部分民办高校档案大都是以传统的方式进行保存，随着数字信息化的发展，需要将传统意义上的档案进行数字化处理。而档案信息数据库的建设就成为决定信息水平高低的决定因素，档案信息数据库的规模和内容决定着共享资料的能力和水平。建设高质量的档案信息数据库，是档案信息资源开发利用的重点，也是实施电子档案科