我国档案信息化的发展与问题对策.docVIP

我国档案信息化的发展与问题对策 编者按：《我国档案信息化的发展与问题对策》一文，刊登在《档案学研究》2005年第一期上。这篇文章对档案信息化建设的基础和背景、特别是当前面临的关键问题和应采取的对策进行了讨论。今转摘此文，以企对档案工作者具有启发指导作用。? ? 一、档案信息化的基础和背景（略）? ? 二、几个主要方面问题的分析对策? ? 1、档案信息资源的充实及其与国家基础信息资源数据库的整合。? ? 国家档案局“十一五”期间将启动国家数字档案建没与服务工程项目。我们已经认识到，档案信息是国家基础信息的重要组成部分，这也是党和国家重视档案信息资源建设，给予较大支持的主要原因。我们必须把这个认识变成上下的共识，尽快转变相对封闭的管理模式，做到把档案信息的管理和利用置于全社会的大背景之中，才能获得主动。? ? 为此，一是要求进一步转变观念，切实把档案信息作为国家基础信息的一部分。除了必须保密的部分外，尽量拓展档案信息的服务领域，这样可以把原来认为是档案部门或机关内部的事，纳入国家和地方的信息化建设规划，在资金、人力和服务规模上都可以争得主动。 ? 二是加大档案信息化的管理和指导力度。在经济发达地区，将电子文件和电子档案的管理指导扩展到乡镇，使档案信息化的建设与电子政务的发展同步。三是进一步落实档案有关的法规，在保证档案信息安全的同时也要保证档案信息的合法利用。? ? 近期，档案信息化的主要建设项目是国家数字档案建设与服务]工程，这个项目的主要内容就是档案信息资源建设。? ? 具体任务包括如下方面：? ? 一是现有数据库的充实与完善。以国家级档案信息库的建立为基础，进一步整合扩展为国家档案信息中心数据库。将这些资源库按照中国数字档案馆应用系统的要求进行组织加工，通过网络为用户提供高效服务。? ? 二是现有馆藏档案的数字化工作。在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，有计划地把纸质档案、胶片、照片、录音、录像档案数字化，并实现信息资源的联网。? ? 三是对电子文件的产生和归档等全过程的管理。随着计算机及网络技术的发展和普及，越来越多的社会活动和科技生产过程的记录将产生于电子工作环境，解决电子文件的管理问题。? ? 2、加快从文件生成开始的电子文件和电子档案的相关立法和规范化管理体系的建立。? ? 根据一些较发达国家的经验，以立法的方式确定对文件的管理，可以更直接、更有效地解决电子文件和电子档案的法律地位问题。我国的法制建设已经取得了很大进展，政府职能的转变也创造了一定条件。但是从档案工作者的角度看，相关立法工作的步伐还是偏慢。国际上常见的做法是对文件的生成过程在法律框架中进行规范，使得文件从生成乃至生成之前就开始对其依法进行规范的管理，同时按照法定的流程监控文件的整个生命周期。这样一来，可以从文件管理的大系统着眼，以批量或较完整的集合处理方式确保电子文件的真实性、完整性和可利用性。从而避免了仅对单份电子文件采取管理措施及进行真实性、合法性鉴定和甄别引起的漏洞和不便。一些国际标准也体现了这种理念和方法，如ISO—18894等文件管理规范等。我国正在积极参与这些国际标准的制定和相关科研课题的研究，以促进我国的相关法规体系的建设。? ? 现在的问题是，我国与法制建设较发达的国家相比在管理体制上差距较大，立法工作又相对滞后，直接采用相关标准很困难。这就需要方面采取措施，尽量使档案信息化的标准向国际标准靠拢。原则是面向计算机和网络的技术的标准直接采用国际标准或国家标准；一般性的信息处理标准优先采用国家标准，档案属性较为明显的信息技术要求制定行业标准，总之要尽量减少档案自定标准的数量，可以加快标准体系的形成和提高标准化程度。这样利于与国家信息系统兼容，防止形成档案信息孤岛。? ? 3、参与电子政务的建设，研究和落实电子政务与档案信息化的相互要求，形成一体化的管理模式。? ? 国家电子政务的建设发展很快，档案信息化如不加快步伐，会造成灾难性后果。为减少或避免这种情况出现，需要提前解决电子文件的监控和归档保存、信息化利用等问题。在这方面需要应对的问题集中在以下几个方面：? ? 一是使电子政务的建设者认识到电子文件的管理必须按照档案管理的要求去进行，并且在电子政务建设过程中主动接受档案部门的相关指导。现在中央、国家一级的电子政务建设领导小组已经注意到这个问题，在其决策和顾问机构中吸收了档案部门的人员参加，使档案部门的要求在相关工作中有所体现。但各地、各部门对此仍有忽视，致使很多电子政务系统的建设中存在缺陷，不符合电子文件和电子档案管理的要求。? ? 二是使档案工作者具有相关的知识，懂得如何指导电子政务设计和使用部门对电子文件进行管理。解决这个问题需要克服的困难很多，因为档案工作者面临的是新问题，而产