MVIP-SA-18对内对外沟通控制程序.docVIP

制订单位 行政部 制 订 审 核 批 准 版 次 印章 未经书面许可，严禁随意复制 修订页/ Revision page 版次 修订日期 修订内容描述 备注 1. 目的 为了规范公司对内对外信息沟通，确保体系的有效运行，特制定本程序。 2. 适用范围 本程序适用于公司所有对内和对外有关社会责任的信息沟通的活动。 3. 职责 3.1行政部负责与内部员工、当地政府、工会其他外部利益相关者的信息沟通。 3.2采购部负责与供应商和分包商的信息沟通。 3.3业务部负责与客户（买方）的信息沟通。 3.4管理者代表应提供指导和支持，必要时报总经理批准。 3.5其他部门和员工代表应支持和配合对内对外信息沟通。 4. 工作程序 4.1 总则 a 信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。 b 对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据。 c 一旦收到有关质疑、质询和投诉信息，应尽快核实质疑的投诉人的身份（包括姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉的原因。 d 应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时做出反应。重大问题应报总经理批准。 e 一旦发现有违反公司政策、法律法规或社会责任标准的事项，应及时采取补救和纠正行动。情况严重时，应及时报告总经理。 f 信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。 g 若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。 4.2 对内信息沟通 a 公司社会责任政策、管理体系运行情况，由行政部负责及时传达到公司各部门及员工。 b 社会责任管理体系运行中产生的信息资料，应根据政策和程序要求及时传达到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。 c 在工厂内设置意见箱，定时收集员工的意见，对员工意见进行处理并回复。 d 由工会或员工代表收集工人意见，及时给予处理并回复。 4.3 对外信息沟通 a 与供应商和分包商的信息沟通由采购部负责，与客户（买方）的信息沟通由业务部负责，与当地政府，工会和其他外部利益相关者的信息沟通由行政部负责，管理者代表应提供指导和支持，必要时报总经理批准。 b 公司任何人收到来自外部的文件、电话、传真或其他信息资料，应转交上述责任部门，由他们根据情况处理。 c 当地政府、工会或其他外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求，由行政部接待，并报管理者代表协助。 d 外部利益相关者提出的意见、建议、投诉或质疑，应由责任部门负责调查核实情况，妥善处理，及时回复，并报管理者代表备案。 e 管理者代表定期访问本地利益相关者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施社会责任标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。 f 如果有合同要求，管理者代表应对利益相关者提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合社会责任标准的要求。如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排和渠道。 5. 相关记录 5.1信息反馈处理单 5.2投诉/申诉报告 6. 相关文件 无 森泰纳米科技（深圳）有限公司 文件编号: MVIP-SA-18 对内对外沟通控制程序 生效日期：2016-07-01 页码：第1页 共4页