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预算单位公务卡支持系统 操作手册 （文档编号：GWK-SS-HuLunBeiEr-0007-01） 内蒙古金财信息技术有限公司 二○○九年五月 第一部分：运行公务卡系统 双击桌面公务卡系统快捷方式。 第二部分：基本操作 1系统功能 进入公务卡系统主界面 连接数据库，如下图： 登录业务年度 图1－1业务年度选择 录入用户编码和密码（系统默认安装用户编码为：001,密码：1）。 录入完用户名和口令后,单击【确认】按钮进入系统管理功能画面。 图1－2用户登录 图1－3公务卡支付管理系统 下面几节分别介绍各个子菜单的具体操作。 重新登录 在〖系统功能〗主菜单中，单击〖重新登录〗。系统会返回登录界面，如下图所示。 图1－5重新登录 在〖系统功能〗的主菜单，单击〖修改密码〗。此项操作是修改登录用户的密码。系统会自动弹出修改密码对话框。如下图1-6所示： 图1－6修改密码 先输入旧的口令，后输入和确认新口令，按【确定】按钮后，系统提示修改密码成功，否则会出现相应的提示输入错误。 退出系统 在〖系统功能〗的主菜单中，单击〖退出〗。单击后退出公务卡系统。 第三部分：基础信息维护 公务卡信息维护 在〖基础设置〗的主菜单中，单击〖公务卡信息〗。 单击添加按钮，在下面的录入框中录入公务卡信息。 图1－1公务卡信息 功能说明 单位根据办卡信息，对公务卡卡信息进行维护。 卡基础信息还可由开卡行提供的EXCEL文件导入，也可根据需要手工维护。 停用的卡，在还款明细录入界面将不再出现。 对调离本单位的人员，应当将其公务卡停用。 对调入本单位的人员，应及时将其公务卡信息加入公务卡系统中。 下面描述一下如何将代理银行给定的预算单位公务卡信息（EXCEL格式文件）导入到公务卡系统： 首先，点击“基础设置”—“公务卡信息”。 然后点击“导入”按纽，选择代理银行给定的EXCEL文件，点击“打开”。 系统会提示“数据导入成功！” 预警提示设置 在〖基础设置〗的主菜单中，单击〖预警提示〗。 图1－4预警提示设置 功能说明 根据消费日期、报销日期、单位账单日、银行还款日运算免息最低期限：是否该还款明细报销日期迟于银行最后还款期限前5天，并予报警提示。 例：某次消费的报销日为9月22日，而其对应的银行最后还款期限为10月25日，（通过运算得到），不足5天，系统提示：报销日离最后还款期限不足5天。 系统设定：单位每月账单日；最后还款日；提醒日。 系统处理：根据消费日期得到账单日，通过账单日得到还款日，报销日和还款日比较给出提示。 例： 单位每月账单日设定为1日，最后还款日设定为下个月25日。 消费日A：8月31日，则9月25日之前必须还（免息期25天） 消费日B：9月1日，则还款日10月25日 消费日C：9月30日，则还款日10月25日 报销日超过还款日也报警提示（包含报销日＝还款日情况）。但记录颜色不同。 状态栏中有颜色含义。 当选中的记录为报警记录时，状态栏中显示报警提示内容。 报警提示只针对贷记卡。 第四部分：还款明细管理 下载还款明细 在〖还款明细〗的主菜单中，单击〖下载〗。 功能说明 会计人员依据小票信息从代理银行查询下载还款明细记录。 A．如果是公务卡是在银联的POS机上消费，则在“授权号”处输入小票上显示的“系统参考号”，共12位。 B．如果是公务卡是在工商银行的POS机上消费，则在“授权号”处输入小票上显示的“检索参考号”，共8位。 修改金额及补充要素 首先：在未确认报销状态下，找到下载到的消费记录，点击“修改”按钮。 然后在弹出的“还款明细导入维护”中，修改报销金额（报销金额只能小于等于消费金额）、用途、支出经济分类。 确认报销 单击工具栏中的〖确认报销〗按钮。 功能说明 选中还款明细，确认报销。 选择多条记录时，可以双击选中。或者按Ctrl＋单击多选。 生成凭证 单击导航栏‘还款明细’组的‘已确认报销’项。如下图： 选中还款明细记录，和对应的计划额度，单击工具栏中的生成凭证按钮。弹出凭证生成界面，如下图： 功能说明 选中还款明细记录，和对应的计划额度，单击工具栏中的生成凭证按钮。弹出凭证生成对话框。 在凭证生成对话框中选择相应的值，单击‘确认’，即生成凭证。 如果有多笔消费记录使用同一条计划并且这些消费记录的收款帐号和收款银行也一致，那么就可以一次性选择多笔消费记录，然后点击“生成凭证”，这样就可以多笔消费记录生成同一笔支付凭证。 追溯还款明细的支付凭证、计划、指标 单击导航栏‘还款明细’组的‘已生成凭证’项。如下图： 功能说明 选中还款明细，然后单击下面的标签：支付凭证、计划、指标，即可追溯相应信息。 第五部分：支付凭证管理 1打印凭证 单击导航栏‘支付凭证’标签。如下图： 选中要打印的支付凭证记录，单击工具栏上的打印凭证按钮，选择转