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国网深圳能源公司档案培训 一、什么是企业档案？ 企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。 1、形成主体； 2、企业档案是由文件转化而来的； 3、档案内容丰富多采； 4、载体形式多种多样； 5、原始记录。 二、企业档案的作用 1、凭证作用； 2、参考作用。 三、国际上对档案作用的认识 ISO15489.1 《档案管理通则》的要求 随着社会发展，人们对档案与档案工作的认识也在不断深化。2001年，国际标准ISO15489.1 《档案管理通则》中首先正式提出档案的资产属性概念。 企业档案虽然不像产品是用于交换，但企业中各类档案的完整、系统和真实、有效，正是提升管理成效不可或缺的基础，并直接影响到企业质量管理与认证，因而也影响到企业的竞争力。 2008年国际标准化组织发布第四版ISO9001。较为突出一点是，经过八年的实践，增加了多处对档案记录建立和管理维护的要求。说明在质量管理体系中档案记录的重要作用日益被重视。 整个ISO9001《质量管理体系要求》中：档案记录（records）一词出现28次，其中20次是重复提示、参照、引用，要求标准在实施中按照4.2.4条的要求建立档案。而ISO9001中这种对某一条款的引用、参见、提示的要求总共才有38处。除了4.2.4，被要求引用、参见、提示的18次，涉及11个条款，由此可见档案记录及其管理控制在质量管理体系中的地位和作用。 国际标准ISO9001《质量管理体系要求》4.2.4：“档案记录的控制”规定： “为证明符合质量管理体系要求和有效实施提供证据而建立的档案记录，必须要受控管理。 机构必须建立有书面文件记录的程序及执行过程（Documented Procedure），以明确对档案记录鉴别、存储、保护、检索和处置所必要的控制管理。档案记录必须保持易于辨认、快捷确证和可以检索。” 质量控制离不开档案记录，档案记录是ISO9001要求的文献工作的文件控制与档案记录控制这两大控制之一。 国际标准ISO15489.1《档案管理通则》 国际标准化组织颁布的国际标准ISO15489.1《档案管理通则》。规定了档案管理的顶层架构，提出了实现有效档案管理所能产生的作用，并明确规定了档案管理的法规环境、档案管理的政策与职责、档案管理、档案管理系统的设计与开发以及档案管理过程与控制等方面的要求。 该国际标准对档案管理所提出的各类要求，实际上是体现了对档案管理的总体需求。由于该标准在国际上得到普遍认可，因此，2006年，国际标准化组织（ISO）专门制定了国际标准《ISO/FDIS22310信息与文献－－标准制定中档案管理需求规定指南》，规定：在制定其他国际标准时，如涉及到档案管理需求的规定，必须与ISO15489.1中对档案管理要求规定相一致。  ISO15489.1《档案管理通则》是国际档案界对档案及档案工作价值认识的体现，其中主要包括： 1）、档案的价值及资产属性； 2）、领导的作用； 3）、系统管理；4）、过程控制。 这些理念和原则与我国档案工作实践，特别是企业档案工作实践吻合程度非常高。这两个知名度高、应用广泛的国际管理标准，分别代表着国际管理界和档案界的共识。 四|、《企业档案工作规范》对企业档案工作的要求 《企业档案工作规范》首次对社会这一大类单位——企业的档案管理提出全面、系统性的管理要求：不仅是具体的档案业务工作，而且包括档案工作的政策法规环境要求，包括文件形成中的领导与员工责任、规章制度和组织建设的要求，包括对企业档案信息化建设的基本管理要求。 《企业档案工作规范》的设计理念与基础是系统管理思想和档案资产的价值观念，符合并体现现代企业管理原则和管理创新发展要求： 1、档案资源——资产属性。档案是企业各项活动的记录，更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产，是人们在社会实践中对档案，特别是档案的认识深化。 2、组织制度——领导先行。任何一项系统性工作，其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于最高领导的意识、重视和决策。 3、全员责任——全员覆盖。同时，任何一项有全员参与的活动或工作，其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定。 5、战略方向——信息化管理。大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。在企业档案信息化建设中，信息化建设作为企业档案工作的发展的战略方向，已经成为国内、际企业界的共识。 6、系统管理——全程管理。系统是《企业档案工作规范》的根本指导思想。无论是从单项标准转向系统管理规范，还是从档案本身涉及方面广，都需要用系统的思想和观念来组织《企业档案工作规范》的实施。 4、过程方法——重视前端。档案工作的“产品”是服务。