生物医学团管理部档案管理制度.docVIP

科技管理部档案管理制度 1 目的 为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。 2 范围 适用于生物医学集团及各下属子公司科技档案的归档、立卷、整理工作。 3 职责 3.1 科技档案管理员：负责对科技档案进行收集、整理、归档、保管等相关事宜。 3.2 科技管理部主管：对科技档案进行审核，对档案整理工作进行指导和监督，并对归档文件材料的完整性、准确性、系统性负责。 4 相关术语 4.1 案卷 由互有联系的若干文件组成并放入卷夹、卷皮或卷盒内的，装订或不装订的档案保管单位。 4.2 组卷 是将拟归档的文件材料按其内容或形式的联系组成保管单位的整理过程。 4.3 案卷编目 是指固定保管单位内文件材料排列的顺序和位置，揭示保管单位内文件材料的内容和成分的工作。 5 规程 5.1 归档范围 科技档案一般包括：科技项目管理性文件、基础建设文件、设备文件、科研文件等部门内所有有保存价值的文件资料、电子资料（包含照片、影片、录音、录像等）。 5.2 文件的形成与收集 5.2.1科技文件资料是在基建、生产、科研活动中形成的真实历史记录，科技档案管理员及档案形成部门应严格控制档案形成的全过程，保证科技文件资料的质量。 5.2.2各部门在各项职能活动中形成的科技文件资料（图纸、图表、计算材料、文字材料、声像材料等），均由各部门负责人指定专职或兼职资料员按时间、专业进行组卷，按归档时间要求向信息中心档案管理部移交。 5.3 档案分类方法 5.3.1 文件材料的鉴别 5.3.1.1 归档文件材料必须完整，能够反映某一活动的全部情况。 5.3.1.2 归档文件材料必须准确，能够反映某一活动的真实面貌。 5.3.1.3 鉴别文件材料是否有保存价值。 5.3.1.4 确定文件材料的保管期限。 5.3.2归档要求 5.3.2.1各部门资料管理人员应按本规定附表各专业档案分类标准，在科技文件资料运行过程中依据本规定的分类方法进行保管利用，以便于归档工作的及时进行，同时保证科技文件的完整性。 5.3.2.2文件归档前应进行整理、组卷，整理应本着“简化整理、深入检索”的原则，采用立卷和立件相结合方式科学整理归档文件，立卷应遵循文件的自然形成规律，确保文件的有机联系；立件应按照“一事一件、专事专件”的原则，确保文件的迅速检索。 5.3.2.3归档的文件资料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得随意更改。 5.3.2.4非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 5.2.3.5具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 5.2.3.6归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，有利于长期保存：禁用新闻纸书写和印制科技文件；禁用圆珠笔、铅笔、复写纸、红或纯蓝墨水书写或签署；字迹工整、线条、图形清晰，禁用草书体。 5.2.3.7归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 5.2.3.8两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。 5.2.3.9各级责任人必须按规定签署齐全。 5.3.3 组卷 5.3.3.1 组卷原则 遵循文件材料形成的规律与特点，保存文件材料的有机联系，便于保管和利用。 5.3.3.2 组卷要求 5.3.3.2.1 管理性文件 一般按照时间顺序或重要性组卷；跨年度的请示与批复按复文年度；跨年度的计划、规划归入第一年；跨年度的总结归入最后一年；法规性文件归入公布年或批准年。 5.3.3.2.2 基础建设类文件 一般按建设顺序分为立项（项目申报、地质勘探、征地、招投标、工程监理等）、设计（初步设计、技术设计等）、施工（施工准备、施工图、工程施工）、竣工（竣工验收）四个阶段分别组卷。 5.3.3.2.3 设备仪器文件 一般按文件材料形成环节（购置、开箱验收、安装调试、运行、维修、更新等）分别组卷。各个环节材料较少时，可以合并组卷；材料较多时，可以按照问题、专业、系统、工艺流程、装置等分别组卷。 5.3.3.2.4 科研文件 一般按科研课题研究阶段（立项准备、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励、推广应用等）分别组卷。材料较少时，文字和图样材料可混合组卷，一般文字在前图样在后。 5.3.3.2.5 注意事项 A）同一案卷内文件材料的保管期限应当基本相同。 B）建设、设备、科研过程中产生的管理性文件，归入各自文件材料组卷。 C）密不可分的文字材料依次排列，即批复在前，请示在后；证件在前，附件在后；初稿在前，定稿在后。 5.4 文件