企业印章管理规范.docVIP

企业印章档案管理规范 1 范围 1.1 本规范明确了企业印章档案管理的任务与职责，规定了企业印章档案的归档范围、整理、保管和提供利用等。 1.2 本标准适应于山东省企业各级档案馆（室）的印章档案管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 《中华人民共和国档案法实施办法》 《中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语》 DA/T40——2008《印章档案整理规则》 DA/T22-2000《归档文件整理规则》 DA/T 18—1999《 档案著录规则》 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 印章 将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上，形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺术品。一般包括印面、印文、边款、印纽（执柄）和印材五个构成要素。作为在社会交往中象征和证明身份、权力与地位.起凭证信物作用的印章又称作实用印章或印信；作为以欣赏和表现篆刻艺术为目的的印章又称作艺术印章或文人印章。 本规范以下有关印章的表述，未作特殊说明的，均指实用印章。 3.2 印章档案 企业在各项活动中形成和使用过的失去现行效用的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。 3.4 印模 采用反扣法将印章钤盖或压盖（俗称盖章）在纸张或其它物体的空白处，留下的印章印面图样。其中，专门用于鉴别真伪印章的存底印模又称作印鉴。印模不同于印刷厂使用的印章模具。 3.5 印纽 印章顶端用于穿线和执握的部位，通常被雕刻成动物等各种形状。现代机构法人使用的印章已较少制作印纽，其印纽部位已逐渐被执柄所取代。 4 企业印章档案管理的基本任务和内容 4.1 基本任务 按照本规范的要求，对企业印章档案从归档到销毁的全过程实行规范管理，延长企业印章档案寿命，安全、及时地为企业和社会发展提供有效服务。 4.2 内容及责任 4.2.1 企业印章档案应该由档案部门实行集中统一管理，任何个人和单位不得据为己有。印章使用单位应根据本单位具体情况，设立专人管理，并列入部门和岗位责任制。 4.2.2 建立健全印章档案管理制度，负责对本企业印章归档整理及进馆移交工作的监督和指导，做好印章档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供服务利用工作。 5 企业印章的归档 5.1 归档范围 5.1.1 由上级制发的企业公章（行政名称印章）、法定代表人签字章。 5.1.2 内设机构、分支机构等机构印章。 5.1.3 企业专用的财务专用章、合同专用章、公司名称扁条章（签发支票用）。 5.1.4 人名章（会计、出纳等专门业务需要的）。 5.1.5 企业根据自身需要经审批，刻制的具有保存价值的其他印章。 5.1.6 艺术印章（反映企业文化活动及艺术交流的印章）。 5.2 归档要求 5.2.1 上级制发的企业公章（行政章）和法定代表人签字章，由制发部门（或接替其职能的主管部门）统一收缴，移交档案部门归档。印章使用单位在新印章启用时应及时上交旧印章。 5.2.2 内设机构、分支机构等机构印章，在新印章启用时，旧印章移交所属单位档案部门归档。 5.2.3 企业被出售、清算注销、破产等发生产权变动，公章被政府工商部门收缴的，应该在移交印章之前，制作印模交企业档案部门存档，印模制作数量以满足企业要求为原则。 5.2.4 企业专用的财务专用章、合同专用章、公司名称扁条章（签发支票用），在作废时由使用部门向所属单位档案部门移交归档。 5.2.5 企业根据自身需要经审批，刻制的具有保存价值的其他印章，由使用部门向所属单位档案部门移交归档。企业可视保管条件确定收集实物或印模。 5.2.6 艺术印章，由活动组织部门或捐赠者直接向档案部门移交。 5.3 归档时间 5.3.1 印章档案归档移交可按照企业档案年度归档的时间要求归档。当企业机构或经营业务活动发生重大变化时，应采取事件办理完毕及时归档的方式收集归档，避免印章档案流失。 5.3.2 企业专用的财务专用章、合同专用章、公司名称扁条章（签发支票用）等，在业务延续新旧印章使用过渡期间，应及时制作印模归档备案，待旧印章的业务完成后及时将实物归档。 6 印章档案的整理 6.1 整理原则 印章档案整理应按照保持印章档案的历史原貌和有机联系，遵循形成规律，区分保管价值，集中整理分类，有利于保管，便于提供利用的原则进行。 6.2 整理要求 6.2.1 印章档案整理应使用符合长久保管要求的材料。 6.2.2 企业印章档案应单独设类，统一整理，集中保管