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麟翔源酒店档案管理办法 起草： 审核： 分管领导审核： 签发： 第一条 档案管理机构 酒店领导 （分管档案工作副总经理） 办公室 （档案管理员） 各部门兼职档案管理员 第二条 归 档 各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文材 料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷，交由档案室归档。归档文件必须经过公司总经理办公室主任审查后才可归档。 第三条 档案分类 一、公司经营、生产、技术等管理性文件，要按其文件内容和 具体区分为九个大类： 设备仪器类 基建类 客房餐饮技术类 公司行政类 经营管理类 党群工作类 声像档案类 离职人员档案类 会计档案类 二、分类方法 按组织机构分类。 按工程项目分类。 按专业性质分类。 按设备型号分类。 按时间分类。 按问题分类。 第四条 档案编目与编制检索工具 一、要编制档案总目录，档案分类目录，底图目录和保留单位 目录。科技档案编制总目录，分类目录和保管单位目录， 文书档案编制案卷文件目录，财务档案、声像档案、离职 人员档案，分别编分类目录。 二、要根据需要编制档案检索工具，并进行档案著作。著录方 法按国家标准CB3792 5—85《档案著录规则》执行， 为档案利用做好基础工作。 第五条 档案保管 接收档案必须认真验收，并办理接交手续。 存放档案必须有专用柜、架、排架方法要科学和便于查找。 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图时，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。 存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒。胶片页夹和影集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片和拷贝应分别存放。 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案因移交作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。 第六条 档案保密 注意做好保密工作，保存档案必须用专门的库房，房门窗要 坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。 第七条 档案鉴定 一、公司要根据国家和有关部门的规定，编制酒店档案保管期 限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。 对酒店有长远利用价值的档案应永久保存。 对酒店在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 鉴定工作要组织由酒店领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小组负责人填写。并且注明鉴定日期。 鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次。 档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，酒店应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。 销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册，提出销毁报告，经酒店领导审批，并报有关档案管理机关备案。销毁档案时，要严格执行保密规定。 第八条 档案统计 酒店档案管理要健全统计表工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。 档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。 第九条 档案管理现代化 企业综合档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。 酒店档案室要应用现代化管理方法，逐步应用电子计算机进行编目、检索和库存管理。 酒店要按照国家有关规定，向档案馆移交有关档案或复 制件。 第十一条 公司停业关闭后，除设备档案、基建档案等随实物移 交外，其余档案向有关档案馆移交。 LXY.701.G01.05 麟翔源酒店档案管理办法 3-2