也谈高校实施《归档文件整理规则》适用范围.docVIP

也谈高校实施《归档文件整理规则》适用范围 　　摘 要：高校把《归档文件整理规则》的运用扩展到非文书档案中，对高校的科技档案、专门档案按“件”归档，是对高校档案整理工作的改革与创新。文章从高校以“件”归档适用范围扩大合理性的依据、以“件”为原则的整理方法适合科技档案的特点、其他类别档案“件”的确立标准、减少非文书档案的整理工作量以及按件整理对统计和检索的意义等5个方面，论证《归档文件整理规则》适用于高校所有类别的纸质档案。 　　关键词：高校档案；文书档案；科技档案；归档文件；档案整理 　　浙江师范大学档案馆易涛同志发表在《档案管理》2013年第1期的《〈归档文件整理规则〉在高校的适用范围研究——兼与卞咸杰同志商榷》（以下简称《易文》），对本人发表在《档案管理》2010年第1期的《高校各类档案以件归档的实践——以盐城师范学院为例》中关于《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）（以下简称《规则》）适用于高校各个类别档案的观点进行质疑，认为“从《规则》本身以及档案自身特点等方面考量，《规则》不适用于高校非文书类档案”。[1]对此，本人非常钦佩易涛同志对真理的探索求实精神，对档案理论研究的认真钻研态度，但对其关于《规则》不适用于高校非文书类档案的观点不敢苟同，特撰此文就以下几个方面求教于易涛同志及各位同行。 　　1 高校以“件”归档适用范围扩大的合理性缺乏足够的解释和论证吗？ 　　《易文》对高校以“件”归档范围的扩大进行了否定，本人不同意这个观点。《规则》作为档案行业的推荐标准，是档案行业科学、技术和实践经验的总结，各地、各单位实现形式有5种，一是直接采用《规则》标准；二是压缩选用《规则》标准；三是对《规则》标准内容作补充后实施；四是制定并实施配套办法、细则；五是制定并实施严于《规则》标准的标准。《规则》制定时因条件所限，主要针对文书档案，而科技档案和专门档案未能制定与文书档案配套的实施标准，各地、各单位根据《规则》已有的标准内容，自行制定与其配套的标准，以便更全面有效地实施标准。目前，全国内地31个省、自治区和直辖市??，除河北省、吉林省、安徽省、山东省和西藏自治区外，有26个制定了实施办法、细则等。尽管各地的办法、细则仍然集中在文书档案，但这并不妨碍《规则》在高校扩展到其他类别的运用。 　　《规则》对适用的归档文件种类进行了限定，明确为纸质文书材料，旨在对文书档案立卷工作进行改革，暂未涉及科技、会计等专门档案以及声电子等特殊载体档案的整理工作，但“与《规则》精神能兼容的，将在适当的时机，在国家档案行政管理部门与有关部门协商后进行修订，逐步向《规则》靠拢”。[2]许多高校在文件整理的工作中，已经把《规则》延伸到其他类别，如，合肥工业大学、海南大学、兰州大学、扬州大学、山西大同大学、盐城师范学院、盐城工学院等许多高校都把“归档文件”定义为“本校在各项职能和业务活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料”。不仅如此，有些高校还把《规则》扩展到非纸质载体，如内蒙古农业大学《归档文件整理规则》实施办法第二条指出：“本实施办法适用我校在教学、科研、行政管理等活动中形成的，已办理完毕、作为档案保存的各种纸质文件材料及软盘材料的整理。” 　　任何改革都是对不合时宜的事物进行变革和创新，按照《易文》的观点，《规则》规定外的就不能改革，那么，新中国成立以来，文书档案一直是按立卷的形式进行整理的，就不能以“件”归档了吗？要看到几十年来，立卷的方式有一定可取之处，只是随着现代技术尤其是计算机技术的发展与运用，不适应形势发展需要。事实上，《规则》从酝酿到颁布经历了4年的时间，同时，在实施《规则》之前，广东、福建等省和深圳市以及中国工商银行总行、国家外汇管理局等机关进行试点，并在试点地区和机关进行调研及综合各方面的意见修改基础上，最终被批准实施的。《规则》的制定和实施并没有否定传统的做法，也不是照搬国外的模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统的做法和其他国家的经验进行综合和扬弃。同样，高校对《规则》的灵活运用并非标新立异，而是对《规则》的完善与发展。 　　2 以“件”为原则的整理方法违背了科技档案成套性特点吗？ 　　科技档案是高校档案中的一大门类，与其他档案相比，它无论是在内容构成与形成规律上，还是在管理与作用特征上，均有自己的特点。其中，成套性是科技档案最显著的特点。《易文》以科技档案的成套性为理由，认为以“件”为原则的整理方法违背了科技档案的成套性特点。事实果真如此吗？科技档案的成套性反映了科技档案的形成和内容构成的整体特征。高校的科技档案中主要包括三个方面：科研类、基本建设类和仪器设备类。其中，科研档案的成套特征表现在按课题成套，即围绕一项课题研究活动中所形成的具有保存价值的文件构成一套科研档案。